Zusammenfassung

 
Überblick

Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft.

Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine weitgehende Mitwirkungspflicht, die neben der Vorlage der Lohnunterlagen auch die Erteilung von Auskünften umfasst. Gleichzeitig gesteht der Gesetzgeber im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung dem Arbeitgeber bestimmte Rechte zu. Im Folgenden sind in der zeitlichen Reihenfolge des Ablaufs einer Lohnsteuer-Außenprüfung alle wichtigen Maßnahmen dargestellt, die auf Seiten des Arbeitgebers für eine erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung der Prüfung erforderlich sind.

Für punktuelle und zeitnahe Prüfungen besteht die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Nachschau. Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist gesetzlich in § 42f EStG geregelt und folgt besonderen Verfahrensregeln. Für Lohnsteuer-Außenprüfungen sind außerdem die allgemein für Außenprüfungen in der Abgabenordnung festgelegten Verfahrensvorschriften zu beachten (§§ 193-207 AO). Ergänzende Verwaltungshinweise finden sich in R 42f LStR und H 42f LStH. Die gesetzliche Grundlage der Lohnsteuer-Nachschau ergibt sich aus § 42g EStG. Die Besonderheiten der Durchführung des Prüfungsverfahrens erläutert das BMF-Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 - S 2386/09/10002 :001, BStBl 2014 I S. 1408. Die Möglichkeit und Beachtung einer Anrufungsauskunft im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung erläutert das BMF-Schreiben v. 12.12.2017, IV C 5 - S 2388/14/10001, BStBl 2017 I S. 1656. Hinweise zur Einführung der digitalen Lohnschnittstelle ab 2018 enthält das BMF-Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001, BStBl 2017 I S. 789.

Lohnsteuer

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung[1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche oder elektronische Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung dem Arbeitgeber ankündigen. Die Prüfungsanordnung gibt Auskunft über den

  • Prüfungsort,
  • Prüfungszeitpunkt,
  • Lohnsteuer-Außenprüfer,
  • Prüfungszeitraum und
  • Prüfungsumfang.

Die Prüfungsanordnung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig zugehen, damit sich dieser entsprechend darauf einrichten kann. Die Bekanntgabe soll deshalb mindestens 14 Tage[3] vor Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen.

 
Hinweis

Anforderung von Prüfungsunterlagen hemmt Festsetzungsverjährung

Eine Steuerfestsetzung sowie deren Aufhebung oder Änderung sind nicht mehr zulässig, wenn die Festsetzungsfrist abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Jahre.[4] Der Ablauf der Festsetzungsfrist wird durch den Beginn einer Prüfung gehemmt.[5] Bereits die Anforderung von Unterlagen durch das Finanzamt stellt eine erkennbare Prüfungshandlung dar, welche die Festsetzungsverjährung hemmt. Dabei handelt es sich um keine bloße Vorbereitungshandlung.[6]

1.1 Prüfungsvorbereitung

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes organisatorische Vorgehen:

  • Information des steuerlichen Beraters.
  • Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht.
  • Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden.
  • Kann die Prüfung an dem angegebenen Ort durchgeführt werden?

1.2 Prüfungsort

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.[1] Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen.

 
Hinweis

Prüfung beim Steuerberater nur in Ausnahmefällen

Die Prüfung an einem anderen Prüfungsort (z. B. im Büro des Steuerberaters) kommt nur ausnahmsweise in Betracht.[2]

1.3 Umfang des Prüfungszeitraums

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Begrenzung des Prüfungszeitraums ergibt sich aus den Vorschriften über die Verjährung von Steueransprüchen. Die Verjährungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Kalenderjahre. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem di...

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