IV. Laufendes Beschäftigungsverhältnis Finanzierung, Ste ... / 9 Was ist nach Ablauf eines Kalenderjahres zu beachten?

Nach Ablauf eines Kalenderjahres hat der Arbeitgeber der Zusatzversorgungskasse für jeden pflichtversicherten Beschäftigten eine Jahresmeldung zu übersenden. Die Jahresmeldung ist in allen Angaben nach Versicherungsabschnitten zu gliedern (§ 13 Abs. 5 MS, AB IV Abs. 2 Buchst. b VBL-S). Die Jahresmeldungen müssen den aktuellen Richtlinien für das Melde- und Abrechnungsverfahren (RIMA) bzw. den Allgemeinen Richtlinien der Zusatzversorgungseinrichtungen des öffentlichen und kirchlichen Dienstes für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV – ZVE) erstellt werden, damit sie von den Zusatzversorgungseinrichtungen auch verarbeitet werden können. Fehlerhafte Meldungen werden nicht verarbeitet. Die Information, ob Jahresmeldungen fehlerfrei verarbeitet werden konnten, können nur die Zusatzversorgungseinrichtungen verbindlich geben. Etwaige Bestätigungen von Datenträgeraustauschstellen (Dienstleister, Rechenzentren) der Arbeitgeber bedeuten dagegen nicht unbedingt, dass die Meldungen tatsächlich alle korrekt verarbeitet werden konnten.

§ 5 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung enthält Mitteilungspflichten (zur Versteuerung der Beiträge) der Arbeitgeber gegenüber seiner Versorgungseinrichtung (Zusatzversorgungskasse). Diese Pflichten werden durch die Jahresmeldung an die Zusatzversorgungseinrichtung erfüllt, da darin auch Informationen über die Versteuerung der Aufwendungen enthalten sind.

9.1 Manuelle Jahresmeldung

In aller Regel erfolgen die Meldungen im Wege eines elektronischen Meldeverfahrens. Bei Arbeitgebern, die die Jahresmeldung im manuellen Verfahren durchführen, ist für jeden im Kalenderjahr angemeldeten versicherten Beschäftigten eine Jahresmeldung mit Vordruck zu erstellen.

9.2 Jahresmeldung im Datenträgeraustausch

Meldungen durch den Arbeitgeber an die Zusatzversorgungseinrichtungen sind im Wege des elektronischen Datenaustauschs zu erstellen. Soweit der Arbeitgeber sich bei seinen Meldungen eines Rechenzentrums bedient, werden die Daten von den Rechenzentren auch dem Arbeitgeber mitgeteilt. In diesem Fall sollten die Arbeitgeber im Interesse einer korrekten Jahresmeldung die gemeldeten Daten mit den Lohn- und Gehaltsunterlagen vergleichen und evtl. erforderliche Änderungen umgehend der Kasse mitteilen.

Der Arbeitgeber ist für die Richtigkeit der übermittelten Jahresmeldungen sowie für deren rechtzeitige Vorlage verantwortlich und zwar auch dann, wenn die Jahresmeldung vom Rechenzentrum an die Zusatzversorgungskasse übermittelt wird.

Soweit Arbeitgeber, die am automatisierten Datenübermittlungsverfahren teilnehmen, die Jahresdaten für einzelne Versicherte nicht auf Datenträger melden können, ist für diese Versicherten – wie im manuellen Abrechnungsverfahren – ein Vordruck "Jahresmeldung" zu erstellen.

9.3 Berichtigung und Nachmeldung

Eine Namens- bzw. Adressänderung kann über eine berichtigte An- oder Abmeldung erfolgen. Innerhalb der Jahresmeldung kann nur die Adresse geändert werden, jedoch nicht der Name.

9.3.1 Berichtigungsmeldung

Die Jahresmeldung ist insbesondere dann zu berichtigen, wenn bereits abgerechnete Versicherungsabschnitte für Vorjahre berichtigt werden müssen, z. B. bei Berichtigung

• des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts,
• der zusätzlichen Umlage,
• des Zeitraums des jeweiligen Buchungsschlüssels.

Zu melden sind jeweils nur die neuen berichtigten Daten bzw. Versicherungsabschnitte.

Hinweis

Im Rahmen des steuerlichen Zuflussprinzips ist eine Berichtigung des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts des Vorjahres nur dann möglich, wenn das Entgelt dem Beschäftigten auch im Vorjahr zugeflossen ist.

Fließt das Entgelt (für das Vorjahr) erst in diesem Jahr zu, ist keine Berichtigungsmeldung zu veranlassen; das Entgelt ist vielmehr mit dem Entgelt des laufenden Jahres zu melden.

9.3.2 Nachmeldung

Eine Nachmeldung fällt an, wenn bei einem Versicherten für bereits abgerechnete Geschäftsjahre zusatzversorgungspflichtige Entgelte nachzumelden sind. Dies ist z. B. der Fall, wenn das Mitglied die Anmeldung nicht rechtzeitig vorgenommen hat und deshalb zusatzversorgungspflichtige Entgelte gemeldet werden müssen, die dem Beschäftigten bereits im Vorjahr zugeflossen sind, oder wenn die Meldung zusatzversorgungspflichtiger Entgelte bisher unterlassen wurde. Ist ein Jahr noch nicht abgerechnet, so ist eine Nachmeldung nicht möglich.

9.4 Jahresabrechnung

Nach Ablauf eines Jahres hat der Arbeitgeber eine Jahresmeldung für jeden Versicherten, für den im abgelaufenen Jahr eine Pflichtversicherung bestand, für die Umlagen und Beitragsabrechnung zu übersenden. Die Jahresmeldung ist in Versicherungsabschnitten zu gliedern, die die Berechnung der Anwartschaften erlaubt.

Die Zusatzversorgungskassen geben teilweise zur Vorbereitung der Jahresmeldung und Jahresabrechnung verschiedene Informationen an die Arbeitgeber. So werden beispielsweise Zahlungsübersichten zu einem bestimmten Stichtag, getrennt nach Umlage bzw. Beiträgen, zur Überprüfung auf Vollständigkeit an die Arbeitgeber verschickt oder in einem Mitglieder-Portal zur Verfügung gestellt. Es werden nach der Jahresmeldung auch Übersichten erstellt, in denen zu einem bestimmten Stichtag noch fehlende Jahre...