Die Steuerfreiheit der Umlage kann im Rahmen der Lohnabrechnung sowohl im Wege eines Verteilmodells als auch als sog. Aufzehrmodels berücksichtigt werden.
a) Beim Verteilmodell wird der steuerfreie Betrag in gleichen Monatsraten auf die zur Verfügung stehenden Monate verteilt. Damit sind jeden Monat grundsätzlich die ersten (2.556 : 12 =) 213 EUR (Wert für 2021) der Umlage steuerfrei. Die darüber liegende Umlage ist pauschal bzw. individuell zu versteuern.
b) Beim Aufzehrmodell werden dagegen die tatsächlichen Umlagen in den ersten Monaten solange in voller Höhe steuerfrei gestellt, bis der Freibetrag von 2.556 EUR (Wert für 2021) aufgezehrt ist. Das bedeutet, dass die Umlage in vollem Umfang solange steuerfrei ist, solange der Freibetrag nicht ausgeschöpft ist. Erst nach dem Ausschöpfen des Freibetrages erfolgt die volle Versteuerung der monatlichen Umlage (pauschal und individuell) – in der Regel mit Rückrechnungen in den Vormonaten.
Das Aufzehrmodell kann zu unterschiedlichen Nettogehältern im Laufe eines Jahres führen, da sich die Nettolöhne der Beschäftigten nach dem Ausschöpfen des Freibetrages vermindern können. Im Januar des Folgejahres erhöhen sie sich jeweils wieder, um sich bald darauf wieder zu vermindern. Dies kann zu Rückfragen der Beschäftigten führen. Im Verteilmodell tritt dieses Problem aufgrund der gleichmäßigen Verteilung des steuerfreien Betrages nicht auf.
Im Verteilmodell werden demgegenüber tendenziell mehr Rückrechnungen erforderlich sein, wenn z. B. das Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres unvorhersehbar endet oder eine Entgeltumwandlung beginnt. Rückrechnungen sind aber auch im Aufzehrmodell nicht zu vermeiden.
Sofern das Aufzehrmodell angewendet wird, muss die kalenderbezogene Betrachtung aber sowohl hinsichtlich der steuerfreien Beiträge nach § 3 Nr. 56 EStG (Umlagen) als auch nach § 3 Nr. 63 EStG (Zusatzbeitrag) durchgeführt werden. Stellt der Arbeitgeber vor Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt fest, dass die ursprüngliche Betrachtung nicht mehr zutreffend ist (z. B. wegen einer erst im Laufe des Kalenderjahres vereinbarten nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Entgeltumwandlung aus einer Sonderzuwendung), hat er eine Korrektur vorzunehmen.
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