Der Beschäftigte, der die Entgeltumwandlung durchführen möchte, muss seinen Anspruch gem. § 5 Abs. 1 TV-EUmw/VKA schriftlich geltend machen, und zwar unter Angabe des monatlichen bzw. einmaligen Betrags, der umgewandelt werden soll, sowie unter Angabe, von welchem Entgeltbestandteil die Entgeltumwandlung erfolgen soll (z. B. monatlich vom Gehalt oder jährlich von der Jahressonderzahlung). In der Praxis wird sich der Beschäftigte zuerst mit einem Berater des Anbieters in Verbindung setzen und mit diesem bereits eine Entgeltumwandlungsvereinbarung vorbereiten, die der Arbeitgeber nach Überprüfung nur noch unterzeichnen muss.

Möchte der Beschäftigte monatliches Entgelt und/oder "sonstige" Bestandteile i. S. v. § 4 Satz 2 lit. d oder e TV-EUmw/VKA umwandeln, kann der Arbeitgeber grundsätzlich für 1 Jahr gleichbleibende monatliche Beträge verlangen. Ausnahmen sind aber möglich, etwa dann, wenn der Beschäftigte in eine unvorhergesehene finanzielle Zwangslage gerät.

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