Absageschreiben an nicht geeignete Bewerber sollten kurz und knapp gefasst werden. Um zu vermeiden, dass unmittelbare oder mittelbare Anknüpfungspunkte an eines oder mehrere durch das AGG geschützte Merkmale gegeben werden, sollte das Schreiben neutral und inhaltsleer gestaltet sein. Soweit keine Unterrichtungs- oder Begründungspflichten aus anderen Vorschriften (z. B. § 154 Abs. 1 Satz 9 SGB IX) beachtet werden müssen, sollten keine Begründungen, wie z. B. der Hinweis auf Nichtübereinstimmung mit dem Anforderungsprofil, genannt werden. Ausreichend ist es, kurz sein Bedauern mitzuteilen, dass man sich trotz der Qualifikation des Bewerbers für einen anderen entschieden habe.
Telefonische bzw. weitergehende mündliche Auskünfte gegenüber abgelehnten Bewerbern sollten ebenfalls unterlassen werden. Hiervon sind alle zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung in Kenntnis zu setzen.
Wegen der in § 15 Abs. 4 AGG normierten Ausschlussfrist für die Geltendmachung etwaiger Schadensersatz- bzw. Entschädigungsansprüche, sollte die Aufgabe des Absageschreibens zur Post intern dokumentiert bzw. Zugangsnachweise aufbewahrt werden.
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