Die Organisationsstrukturen von Kommunalverwaltungen werden in Dezernatsverteilungsplänen, Aufgabengliederungsplänen und Geschäftsverteilungsplänen dokumentiert. Die Organisation der Ämter und die Verknüpfung der einzelnen Stellen ergeben sich aus den Geschäftsverteilungsplänen. Während Geschäftsverteilungspläne Aufgaben lediglich umfassend beschreiben, lassen sich aus den auf dieser Grundlage erstellten Arbeitsplatzbeschreibungen die konkreten auszuübenden Tätigkeiten des Beschäftigten bestimmen.
Der Geschäftsverteilungsplan in Verbindung mit der Arbeitsplatzbeschreibung benennt die auszuübenden Tätigkeiten und grenzt damit Tätigkeiten aus, die sich der Beschäftigte "selbst an Land zieht".
Da die Arbeitsplatzbeschreibung im Regelfall Grundlage für die Bewertung von Beschäftigtenarbeitsplätzen ist, sollte ihrer Erstellung die erforderliche Aufmerksamkeit gewidmet werden. Sie sollte folgende Informationen enthalten:
- Organisatorische Einordnung des Arbeitsplatzes, d. h. Zuordnung zum Amt, Sachgebiet, Abteilung sowie die Funktion des Beschäftigten. Sofern der Stelleninhaber eine herausgehobene Funktion innehat, sollte darauf eingegangen werden, bei welchen Einzeltätigkeiten es sich um evtl. besonders verantwortliche Tätigkeiten handelt oder welche Tätigkeiten sich als solche von besonderer Schwierigkeit und Bedeutung darstellen.
- Systematische Darstellung aller Aufgaben, die dem Arbeitsplatzinhaber nicht nur vorübergehend übertragen bzw. zugeordnet werden.
Vertretungstätigkeiten, die nicht auf Dauer übertragen werden, fließen in die Bewertung nicht ein. Vertretungstätigkeiten sind also nur dann anzugeben und werden in die tarifliche Bewertung für die Eingruppierung einbezogen, wenn sie dem Beschäftigten auf Dauer, z. B. durch Festhalten im Geschäftsverteilungsplan, übertragen sind.
- Auflistung aller wesentlichen Tätigkeiten einschließlich der Zusammenhangstätigkeiten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind, sowie die Angabe der Arbeitsergebnisse.[1] Ganz wichtig ist hierbei, dass die Einzeltätigkeiten unter Angabe der entsprechenden Zeitanteile angeführt werden. Hilfsweise besteht die Möglichkeit, die Häufigkeit des Anfallens der einzelnen Tätigkeiten zu nennen.
- Auflistung der zu beachtenden und anzuwendenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften.
- Darstellung der Unterstellungsverhältnisse, soweit erforderlich.
- Entscheidungs-, Bewirtschaftungs-, Anordnungsbefugnisse.
- Besondere Anforderungen des Arbeitsplatzes.
Arbeitsplatzbeschreibung**
** Dieses Beispiel einer Arbeitsplatzbeschreibung wird u. a. vom KAV Rheinland-Pfalz empfohlen. Das BMI hat mit Rdschr. v. 9.8.1985 (D III 1 – 220 218/1c) einen Vordruck "Tätigkeitsdarstellung und -bewertung" empfohlen. Das Bundesverwaltungsamt in Köln bietet auch verschiedene Publikationen zu Inhalt, Aufbau und Ausfüllhilfen von Arbeitsplatzbeschreibungen zum Download an.
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