Einer der wichtigsten sachlich gerechtfertigten Gründe ist die Vertretung für einen festangestellten, vorübergehend jedoch nicht oder noch nicht zur Verfügung stehenden Mitarbeiter (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG).[1] Der Vertretungsbedarf kann sich ergeben aus
- der Erkrankung eines Mitarbeiters[2],
- der Beurlaubung von Beschäftigten[3],
- dem Mutterschutz bzw. der Elternzeit einer/eines Beschäftigten[4],
- der Pflegezeit bzw. Familienpflegezeit einer/eines Beschäftigten,
- der beabsichtigten Übernahme eines Auszubildenden nach bestandener Prüfung[5]
- und ähnlichen Tatbeständen.
5.2.4.1 Grundsätzliches
Soweit in diesen Vertretungsfällen das Enddatum des Vertretungszwecks bereits bei Vertragsschluss feststeht, sollte dieses Enddatum von vornherein in den befristeten Vertrag aufgenommen werden (Zeitbefristung). In einigen Fällen, so bei der Erkrankung eines Arbeitnehmers, steht jedoch nicht fest, wann der Vertretungsbedarf entfällt. Hier sind Zweckbefristungen angemessen (vgl. hierzu Punkt 2.2).
Wird eine Einzelperson vertreten, so sollte im Arbeitsvertrag grundsätzlich festgehalten werden, welche Person vertreten wird. Die Zeitarbeitskraft muss die Umstände kennen, die zur Befristung ihres Arbeitsverhältnisses geführt haben.[1] Zumindest für den Schulbereich wurde allerdings vom BAG die Festlegung des Vertretungsbedarfs allein auf Ebene des Schulverwaltungsbezirks für ausreichend gehalten.[2]
Anerkannt ist auch, dass der zur Vertretung befristet eingestellte Arbeitnehmer nicht zur Verrichtung exakt der Aufgaben eingestellt werden muss, die der verhinderte Mitarbeiter ausgeübt hat. Es genügt, dass ein vorübergehender Beschäftigungsbedarf entstanden ist und die befristete Einstellung eben wegen dieses vorübergehenden Bedarfs erfolgt ist. Diesen ursächlichen Zusammenhang allerdings muss der Arbeitgeber im Einzelnen darlegen[3], sog. "mittelbare Vertretung".
Werden dem befristet eingestellten Arbeitnehmer ohne tatsächliche Umverteilung der Arbeitsaufgaben Tätigkeiten übertragen, die der vertretene Mitarbeiter bislang nicht ausgeübt hat, ist der erforderliche Ursachenzusammenhang zwischen der vorübergehenden Abwesenheit und der Befristung nur gegeben, wenn der Arbeitgeber rechtlich und tatsächlich in der Lage wäre, dem Vertretenen die Aufgaben des Vertreters zuzuweisen.[4]
Der Arbeitgeber muss bei Vertragsschluss mit dem Vertreter dessen Aufgaben einem oder mehreren vorübergehend abwesenden Beschäftigten – z. B. durch eine entsprechende Angabe im Arbeitsvertrag – erkennbar zugeordnet haben. Die Zuordnung der Aufgaben setzt voraus, dass die Stammkraft tatsächlich an der Stelle des Vertreters arbeiten könnte. Eine für die Stammkraft erforderliche Einarbeitungszeit steht dem nicht entgegen.
Der ursächliche Zusammenhang besteht nicht, wenn der Arbeitgeber den vorübergehenden Ausfall eines Mitarbeiters zum Anlass nimmt, die dadurch zeitweilig frei werdenden Mittel dafür zu verwenden, andere Aufgaben durch die Aushilfskraft erledigen zu lassen, ohne dass diese in einer mittelbaren Beziehung zu den Aufgaben des zeitlich ausgefallenen Mitarbeiters stehen.[5]
Erforderlichkeit des Nachweises einer Vertretungskette bei mittelbarer Stellvertretung
Zulässig ist es, den befristet eingestellten Arbeitnehmer auf dem Arbeitsplatz eines festangestellten Mitarbeiters zu beschäftigen, der wiederum die Vertretung des zeitweilig verhinderten Arbeitnehmers übernimmt[6], sog. mittelbare Vertretung.[7]
Die Leiterin eines Schreibbüros erkrankt längerfristig. Eine fest angestellte Schreibkraft übernimmt vorübergehend die Leitung. Für diese Schreibkraft wird eine Aushilfe eingestellt für die Zeit der Abwesenheit der Leiterin.
Wird die Tätigkeit des zeitweise ausgefallenen Arbeitnehmers nicht von dem Vertreter, sondern einem anderen Arbeitnehmer oder mehreren anderen Arbeitnehmern ausgeübt (mittelbare Vertretung), hat der Arbeitgeber zum Nachweis des Kausalzusammenhangs grundsätzlich die Vertretungskette zwischen dem Vertretenen und dem Vertreter darzulegen.[8] Die entsprechende Planung muss bereits bei Abschluss des befristeten Vertrags vorgelegen haben.[9] Die Erforderlichkeit des Nachweises einer Vertretungskette wird vom BAG in neueren Entscheidungen bestätigt.[10] Eine lediglich gedankliche Zuordnung – etwa zu einer freien Stelle im Stellenplan – reicht im Regelfall nicht aus.
Die zur Vertretung eingestellte Aushilfe darf im Übrigen[11] auch mit anderen Aufgaben betraut werden, die der ausfallende Mitarbeiter unter Umständen nach seinem Arbeitsvertrag nicht zu leisten hatte. Wie der Arbeitgeber die Arbeit intern verteilte, bleibe ihm überlassen. Entscheidend sei nur, dass durch den zeitweiligen Ausfall eines Mitarbeiters ein vorübergehender Beschäftigungsbedarf entsteh...
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