(1) 1Zur Personalakte gehören auch die in Dateien gespeicherten Personalaktendaten. 2Andere als die Personalaktendaten im Sinne von § 50 Satz 2 des Beamtenstatusgesetzes dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. 3Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. 4Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.

 

(2) 1Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. 2Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. 3Nebenakten, welche Personalaktendaten enthalten, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind. 4In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten sowie ein vollständiges Verzeichnis der Personaldateien aufzunehmen, in denen Personalaktendaten elektronisch verarbeitet werden.

 

(3) 1Die Personalakte kann vollständig oder teilweise elektronisch geführt werden, soweit die technischen Voraussetzungen für die Personalaktenführung nach diesem Gesetz gegeben sind. 2Im Übrigen bleibt das Sächsische E-Government-Gesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 8. November 2019 (SächsGVBl. S. 718), das durch Artikel 3 der Verordnung vom 12. April 2021 (SächsGVBl. S. 517) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, unberührt. 3Wird die Personalakte nicht vollständig elektronisch geführt, legt die personalverwaltende Stelle schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden. 4Soweit die Personalakte elektronisch geführt wird, dürfen eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen in Papierform, die zu ihrer Ersetzung in ein elektronisches Dokument übertragen wurden, aufbewahrt werden, wenn dies zu Beweiszwecken erforderlich ist. 5Für die Unterlagen nach Satz 4 gelten die personalaktenrechtlichen Vorschriften entsprechend. 6Soweit die Personalakte nicht elektronisch geführt wird, können Personalaktendaten in Dateien verarbeitet werden.

 

(4) 1Personalakten sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. 2Zugang zur Personalakte haben Bedienstete der personalverwaltenden Stellen (Personalreferate) und deren Vorgesetzte innerhalb der personalverwaltenden Behörde, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. 3Satz 2 gilt für andere Vorgesetzte entsprechend, soweit sie im Einzelfall an einer Personalmaßnahme der Personalreferate mitwirken. 4Zugang haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Bediensteten, soweit sie zur Korruptionsbekämpfung tätig sind und die erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. 5Jede Einsichtnahme nach Satz 4 ist aktenkundig zu machen.

 

(5) 1Besoldungsakten und Versorgungsakten werden in den Fällen des Absatzes 2 Satz 2 als Teilakten Besoldung und Versorgung geführt. 2Zugang haben nur Bedienstete der für Besoldung und Versorgung zuständigen Stellen dieser Behörden und deren Vorgesetzte, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

 

(6) 1Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie ehemalige Beamtinnen und Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. 2Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die zuständige oberste Dienstbehörde.

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