§ 68 BPersVG (und entspr. L... / V. Personalakten, Abs. 2 S. 3

Der Umgang mit den Personalakten bestimmt sich wegen des Gleichbehandlungsgrundsatzes für alle Beschäftigten nach den Grundsätzen des Beamtenrechts und hier der §§ 90 – 90 g BBG.

1. Begriff

Personalakten dürfen nur mit Zustimmung des Betroffenen von dem von ihm zu bestimmenden Mitgliedern des Personalrats insgesamt oder in einzelnen Teilen eingesehen werden. Der Begriff der Personalakte entspricht dem im Beamtenrecht.

Art und Form der Datenregistrierung oder Aufbewahrung sind für die Frage, ob eine Personalakte bzw. ein Bestandteil einer solchen im Sinne der Vorschrift vorlieg,t unerheblich. Allein der materielle Inhalt bestimmt, ob ein Schriftstück Teil der Personalakte ist. Nach § 90 Abs. 1 S. 2 BBG umfasst der Begriff der Personalakte alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beschäftigten betreffen, wenn sie mit seinem Dienstverhältnis in konkretem Zusammenhang stehen. Unterlagen, die nicht in einem solchen Zusammenhang stehen, dürfen der Personalakte nicht beigefügt werden. Unterlagen über Beihilfen sind entsprechend § 90 a BBG stets als Teilakte neben der Personalakte zu führen und von dieser getrennt aufzubewahren. Nicht Bestandteil der Personalakte sind die anderen als dem Dienstzweck dienenden Unterlagen wie Kindergeld oder Prüfungsakten.

Zu den Personalakten sind zu nehmen und gehören exemplarisch folgende Unterlagen: Bewerbungsschreiben, Personenstandsurkunden, Prüfungszeugnisse, Gesundheitszeugnisse, Disziplinarvorgänge nach deren Abschluss, Dienstzeugnisse und dienstliche Beurteilungen, Auszüge aus dem Bundeszentralregister.

Bis zur Einstellung eines Bewerbers in das Dienstverhältnis hat die Bewerbung noch keinen Personalaktencharakter und ist demnach auch nicht als solche zu behandeln. Auch Vorschläge einer Auswahlkommission, in denen Vorstellungsgespräche ausgewertet werden, gehören zu den Personalakten. Diese sind Sachakten. Diese beinhalten alle Abläufe, welche nicht die dienstlichen Verhältnisse der Betroffenen als Bezugnahmepunkt haben (z.B. Stellenplanungen, Personalbedarfsrechnungen).

Auch nach Ausscheiden des Beschäftigten sind die Personalakten als solche weiter zu behandeln. Sie verlieren ihren Charakter hierdurch nicht.

2. Einsichtnahme

§ 90 Abs. 1 S. 1 BBG bestimmt, dass die zu führende Personalakte stets vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen ist. Ergänzt wird diese Aussage durch § 90 Abs. 1 S. 3 BBG. Dieser führt weiter aus, dass Personalakten nur zum Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden dürfen. Weiterführende Ausnahmen sind nur mit Einwilligung des Betroffenen möglich. Zugang zur Personalakte dürfen nach § 90 Abs. 3 BBG nur Beschäftigte haben, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit Personalverwaltungsaufgaben oder Personalangelegenheiten betraut sind. Auch diese dürfen jedoch nur Zugriff ausüben, soweit dies für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Personalvertretung gehört nicht zu diesem Personenkreis. Auch die Ausnahmeregelung des § 90 d Abs. 1 BBG ermöglicht dem Personalrat keine Zugriffsmöglichkeit auf die Personalakte eines Beschäftigten.

Der Beamte selbst hat entsprechend § 90 c Abs. 1 BBG ein höchstpersönliches Recht, seine Personalakte jederzeit und in ihrer Gesamtheit einzusehen. Für die übrigen Beschäftigten ist dieses Recht in § 3 Abs. 5 S. 1 TVöD bzw. § 3 Abs. VI TV-L geregelt. Hieraus haben die Beschäftigten auch ein Recht, Auszüge oder Kopien zu erhalten. Außerdem ist das Recht zur Einsichtnahme im Wege der schriftlichen Bevollmächtigung übertragbar.

Der Personalrat hat im Rahmen des § 68 Abs. 2 S. 3 BPersVG nur dann ein Einsichtsrecht, wenn die Einwilligung des Beschäftigten vorliegt. Diese Einschränkung des Informationsrechts stellt klar, dass die Informationsrechte des Personalrats in dieser Hinsicht nicht der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft gleichstehen. Das Interesse an der Geheimhaltung der persönlichen Daten des Beschäftigten gehen den Belangen der Personalvertretung vor.

Die Einsichtnahme darf nur durch die vom Betroffenen bestimmten Mitglieder vorgenommen werden. Die Wahl der Mitglieder unterliegt ebenso der freien Entscheidung des Beschäftigten wie die Anzahl. Denkbar ist auch die Gestattung für alle Personalratsmitglieder. Eine Beschränkung des Zugriffs auf einzelne Teile der Personalakte ist wohl schon praktisch schwierig und nicht zuletzt deshalb unzulässig. Zudem besteht dabei die Gefahr, dass der Personalrat einer Fehlinformation unterliegt. Wird eine solche dennoch ausgesprochen, gilt sie als insgesamt verweigert. Ausnahme von diesem Grundsatz ist die mögliche Beschränkung der Einsichtnahmeerlaubnis auf dienstliche Beurteilungen in der Personalakte.

Die Zustimmung zur Einsichtnahme ist außerdem stets nur auf einen konkreten Anlass bezogen und ausdrücklich auszusprechen. Ein generelles Zugriffsrecht kann ebenso wenig ausgesprochen werden, wie eine Einwilligung konkludent erfolgen kann. Auch eine Dienstvereinbarung mit dem Inhalt eines generellen Zugriffsrechts wäre nichtig. ...

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