§ 68 BPersVG (und entspr. L... / IV. Vorlage von Unterlagen, Abs. 2 Satz 2

1. Anspruch auf unaufgeforderte Vorlage/Gegenstand der Pflicht zur Vorlage

Die selbstständige Bedeutung des Abs. 2 S. 2 gegenüber Abs. 2 S. 1 ergibt sich aus der Klarstellung, dass die Unterrichtungspflicht der Dienststellenleitung auch die Überlassung von Unterlagen zur Entscheidungsfindung beinhaltet. Unter dem Gesichtspunkt des identischen Informationsstands von Dienststelle und Personalvertretung gehören hierzu wieder sämtliche Unterlagen, die der Leiter der Dienststelle für seine Entscheidungsfindung herangezogen hat. Dies gilt unabhängig von der Gestalt, Art, des Rechtscharakters oder des Ursprungs der Unterlage. Demnach gehören neben die Angelegenheiten betreffende Akten auch Fachliteratur, Rechtsvorschriften oder Verwaltungsanordnungen.

Die Pflicht zur Vorlage bezieht sich auf alle Aufgabengebiete des Personalrats und nicht lediglich auf die allgemeinen Aufgaben aus § 68.

Wiederum darf der Informationsanspruch und damit der Anspruch auf Vorlage der Unterlagen lediglich auf die Aufgabenwahrnehmung und -erfüllung begründet werden. Auch hier soll keine umfassende Kontrolle der Geschäftsführung der Dienststelle und der internen Abläufe frei von Bezug zum Aufgabengebiet des Personalrats geschaffen werden.

2. Umfang und Ausgestaltung der Vorlagepflicht

  1. Umfang und Ausgestaltung der Pflicht zur Vorlage richten sich erneut nach dem Maßstab der Erforderlichkeit. Dies gilt sowohl für das Informationsrecht bezogen auf beteiligungspflichtige Maßnahmen nach den §§ 75 ff., das Initiativrecht nach § 70 Abs. 2, die Aufgaben nach § 68 Abs. 1 Nr. 1, 3-7 und den gemäß § 67 Abs. 1 S. 1, § 68 Abs. 1 Nr. 2 über Einzelinformationen aufgrund beteiligungspflichtiger Vorgänge hinaus benötigten Überblick über alle, die Wahrung der gemeinsamen rechtlichen und sozialen Belange alle Beschäftigten berührende Fakten und Vorhaben. Der Personalrat benötigt bei der Erfüllung seiner allgemeinen Überwachungsaufgaben aus den §§ 67 Abs. 1 S. 1 und 68 Abs. 1 Nr. 2 umfassendere Kenntnis über die Vorhaben und Absichten der Dienststellenleitung, um so bereits präventiv tätig werden zu können. Bei mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten hängt der Umfang der Vorlagepflicht vom einzelnen Beteiligungstatbestand ab.

    Erforderlichkeit der Vorlage von Unterlagen ist nur dann anzunehmen, wenn aus diesen Informationen hervorgehen, die in untrennbarem Zusammenhang mit der Aufgaben der Personalvertretung und deren Wahrnehmung stehen. Durch den in Abs. 2 S. 2 geregelten Informationsfluss soll der Vertretungsauftrag des Personalrats gesichert und unterstützt werden.

  2. Vorlegen bedeutet, dem Personalrat die benötigten Unterlagen zugängig zu machen. Das bedeutet nicht, dass sie ihm in jedem Fall auszuhändigen oder dauerhaft zu überlassen sind. Es kann also abhängig vom Einzelfall auch der Pflicht genügen, dem Personalrat die Einsicht in gewisse Unterlagen zu gewähren und ihm die Möglichkeit zu eröffnen, Notizen zu fertigen. Dies kommt insbesondere in den Fällen in Betracht, in denen datenschutzrechtliche Vorschriften zu wahren sind. Soll der Personalrat zu intimen Informationen des Betroffenen (z.B. Bruttolohn- und Gehaltslisten) Zugang erhalten, ist diesem lediglich Einsichtnahme in der Dienststelle zu gewähren. Eine Überlassung der Originalunterlagen hat zu unterbleiben. Auch ein vollständiges Abschreiben oder Kopien sind hier unzulässig.

    Bei der Bewertung ist allerdings auch in Betracht zu ziehen, wie häufig der Personalrat Zugang zu den Informationen braucht. Gegebenfalls kann dies ausschlaggebend für eine für den Zeitraum bis zur Entscheidung der Angelegenheit dauernde Überlassung der Originalunterlagen gegenüber der bloßen Einsichtnahme sein.

    In der Regel genügt jedoch die Dienststellenleitung ihrer Pflicht zur Vorlage, wenn sie Zugang zu Unterlagen ermöglicht. Kopien sind in den meisten Fällen ausreichend und vorrangig vor den Originalunterlagen zu überlassen. Diese dürfen grundsätzlich bis zum Abschluss der Äußerungsfrist in der betreffenden Angelegenheiten in Besitz des Personalrats verbleiben.

    Etwaiger Termindruck durch Fristen, ablauforganisatorische Schwierigkeiten oder erhöhter Verwaltungsaufwand sind keine Gründe für die Ablehnung der Vorlage von Unterlagen. Schließlich sind dies dem System der Beteiligung innewohnende Folgen. Die Unterlagen müssen aber grundsätzlich verfügbar oder erstellbar sein. Von der Dienststelle kann deshalb nicht verlangt werden, zuerst technische Vorrichtungen zu installieren.

    Beispiele:

    Pflicht zur Vorlage der Unterlagen besteht bei

    • Bruttolohn- und Gehaltslisten; der Personalrat muss die Grundsätze nachvollziehen können, nach welchen über- oder außertariflichen Gehaltsanteile berechnet werden; auch die Anwendung dieser Grundsätze auf die Belegschaft muss nachvollzogen werden können. Zahlungen, die sich aus den Listen ergeben, sind Grundlage für die Überprüfung der korrekten Durchführung des Tarifrechts. Eine konkrete Besorgnis zur Rechtsverletzung muss hier für die (allein zulässige) Einsichtnahme nicht vorgetragen werden.
    • Listen über Empfänger von Leistungszulagen einschließlich der Höhe und Bezugsdauer der Zulagen und geplanten Änderungen in die...

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