§ 68 BPersVG (und entspr. L... / 2. Einsichtnahme

§ 90 Abs. 1 S. 1 BBG bestimmt, dass die zu führende Personalakte stets vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen ist. Ergänzt wird diese Aussage durch § 90 Abs. 1 S. 3 BBG. Dieser führt weiter aus, dass Personalakten nur zum Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden dürfen. Weiterführende Ausnahmen sind nur mit Einwilligung des Betroffenen möglich. Zugang zur Personalakte dürfen nach § 90 Abs. 3 BBG nur Beschäftigte haben, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit Personalverwaltungsaufgaben oder Personalangelegenheiten betraut sind. Auch diese dürfen jedoch nur Zugriff ausüben, soweit dies für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Personalvertretung gehört nicht zu diesem Personenkreis. Auch die Ausnahmeregelung des § 90 d Abs. 1 BBG ermöglicht dem Personalrat keine Zugriffsmöglichkeit auf die Personalakte eines Beschäftigten.

Der Beamte selbst hat entsprechend § 90 c Abs. 1 BBG ein höchstpersönliches Recht, seine Personalakte jederzeit und in ihrer Gesamtheit einzusehen. Für die übrigen Beschäftigten ist dieses Recht in § 3 Abs. 5 S. 1 TVöD bzw. § 3 Abs. VI TV-L geregelt. Hieraus haben die Beschäftigten auch ein Recht, Auszüge oder Kopien zu erhalten. Außerdem ist das Recht zur Einsichtnahme im Wege der schriftlichen Bevollmächtigung übertragbar.

Der Personalrat hat im Rahmen des § 68 Abs. 2 S. 3 BPersVG nur dann ein Einsichtsrecht, wenn die Einwilligung des Beschäftigten vorliegt. Diese Einschränkung des Informationsrechts stellt klar, dass die Informationsrechte des Personalrats in dieser Hinsicht nicht der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft gleichstehen. Das Interesse an der Geheimhaltung der persönlichen Daten des Beschäftigten gehen den Belangen der Personalvertretung vor.

Die Einsichtnahme darf nur durch die vom Betroffenen bestimmten Mitglieder vorgenommen werden. Die Wahl der Mitglieder unterliegt ebenso der freien Entscheidung des Beschäftigten wie die Anzahl. Denkbar ist auch die Gestattung für alle Personalratsmitglieder. Eine Beschränkung des Zugriffs auf einzelne Teile der Personalakte ist wohl schon praktisch schwierig und nicht zuletzt deshalb unzulässig. Zudem besteht dabei die Gefahr, dass der Personalrat einer Fehlinformation unterliegt. Wird eine solche dennoch ausgesprochen, gilt sie als insgesamt verweigert. Ausnahme von diesem Grundsatz ist die mögliche Beschränkung der Einsichtnahmeerlaubnis auf dienstliche Beurteilungen in der Personalakte.

Die Zustimmung zur Einsichtnahme ist außerdem stets nur auf einen konkreten Anlass bezogen und ausdrücklich auszusprechen. Ein generelles Zugriffsrecht kann ebenso wenig ausgesprochen werden, wie eine Einwilligung konkludent erfolgen kann. Auch eine Dienstvereinbarung mit dem Inhalt eines generellen Zugriffsrechts wäre nichtig. Beides käme einer faktischen Umgehung des Schutzzwecks des § 68 Abs. 3 S. 3 gleich. Die erforderliche Zustimmung des Beschäftigten muss vor Einsichtnahme vorliegen. Nachträgliche Genehmigungen sind unzulässig. Auf den betroffenen Beschäftigten darf zu keiner Zeit von keiner Seite Druck zur Erteilung der Einwilligung ausgeübt werden.

Die Erteilung der Zustimmung muss gegenüber dem Leiter der Dienststelle erklärt werden. Einer besonderen Form bedarf es hierfür nicht. Ebenso wenig bedarf es für die Bevollmächtigung der ausgesuchten Personalratsmitglieder, die Einsichtnahme vornehmen, einer schriftlichen Bevollmächtigung. Dies erscheint aus Beweisgründen aber sinnvoll.

Da die Überlassung der Personalakte an die Personalvertretung unzulässig ist (auch Kopien), stellt sich die Frage, wo die Einsichtnahme stattfinden kann. Nach § 90 c Abs. 3 S. 2 BBG bestimmt dies die Dienststelle.

Eine Weitergabe der aus der Akte gewonnenen Informationen an die übrigen nicht durch den Betroffenen bevollmächtigten Personalratsmitglieder darf nur erfolgen, wenn dies für die Aufgabenwahrnehmung des Gremiums erforderlich ist.

Verweigert ein Beschäftigter die Zustimmung zur Einsichtnahme, ist diese jedoch zur Wahrnehmung von Personalratsaufgaben im Einzelfall erforderlich, darf der Dienststellenleiter mündlich die benötigten Mindestinformationen weitergeben. Dies verstößt auch nicht gegen § 90 d Abs. 2 S. 1 BBG, weil der Personalrat wiederum nicht Dritter im Sinne der Vorschrift ist. Allerdings sind bei diesem Vorgehen sehr enge Grenzen zu ziehen. Eine Herausgabe von Einzelinformationen ohne die Einwilligung des Betroffenen kann nur nach sorgfältigster Abwägung zwischen Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten und dem Informationsbedürfnis des Personalrats erfolgen.

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