Eine Entsendung liegt auch vor, wenn Ärzte zu einem Kongress ins Ausland reisen - ein im öffentlichen Dienst häufiger Sachverhalt. Bild: Haufe Online Redaktion

Auslandsentsendungen und Dienstreisen ins Ausland bergen 2018 neue Herausforderungen: Viele Staaten innerhalb der EU und des EWR haben ihre Meldepflichten für Expats verschärft. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder.  

Entsendungen innerhalb Europas, aber auch in speziellen Fällen Dienstreisen über eine bestimmte Dauer hinaus, sind in den meisten Ländern meldepflichtig. Im Laufe des vergangenenen Jahres sind diese Meldepflichten nun in vielen Ländern verschärft worden – bei Nichtbeachtung drohen teilweise erhebliche Bußgelder.

Meldepflichten auch bei Dienstreisen ins Ausland  

Wie schnell ein Unternehmen gegen Meldepflichten verstoßen kann, zeigt der folgende Fall, von dem die BDAE Gruppe, Spezialist für Auslandsentsendungen und -versicherungen, berichtet: Ein deutsches Unternehmen hatte einen Vertriebsmitarbeiter für einen Tag in die Schweiz geschickt. Als dieser in Anzug und Krawatte in seinem Dienstwagen die Schweizer Grenze passierte, schoss der Zoll direkt ein Foto seines Autos und erfasste auch den Zeitpunkt. Gut 12 Stunden später machten die Beamten erneut ein Foto des Pendlers und zogen ihn kurz darauf aus dem Verkehr. Er musste sich einer Kontrolle unterziehen, in der er unter anderem um die Vorlage einer Meldebescheinigung gebeten wurde. Letztendlich hatte sein Unternehmen gegen die Schweizer Arbeitsschutzbestimmungen verstoßen und steht nun auf der schwarzen Liste der mit der Schweiz gewerbetreibenden Unternehmen. Weiteres Fehlverhalten könnte den Ausschluss vom Markt nach sich ziehen.

EU-Entsenderichtlinie verschärft Meldepflichten für Auslandsaufenthalte

Ein Grund für die Verschärfung der Meldepflichten, erklärt Anne-Katrin Schulz, Leiterin Unternehmenskommunikation bei der BDAE Gruppe,  ist die geplante Reform der EU-Entsenderichtlinie in diesem Jahr. Deren Vorschriften legen fest, dass sich in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Arbeitnehmer auf eine Reihe von zentralen Rechten, aber auch Pflichten, berufen können, die im Aufnahmemitgliedsstaat gelten – obwohl sie nach wie vor Beschäftigte des entsendenden Unternehmens sind und somit das Recht dessen Mitgliedstaats maßgebend für sie ist.

Die Reform sieht die Meldepflicht nicht explizit nicht vor. Mit ihr sollen künftig für entsandte Arbeitnehmer aus EU-Ländern die gleichen Vergütungsvorschriften wie im Aufnahmemitgliedstaat gelten, so wie sie in Rechtsvorschriften oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind, erklärt Schulz: „Die allgemeine Vertragsfreiheit bleibt davon unberührt. Um dies prüfen zu können, führen die Mitgliedsstaaten die Meldepflicht ein. Nicht alle Länder haben bislang diese Meldepflicht umgesetzt, die Mehrheit allerdings durchaus.“

Meldeverfahren variieren von Staat zu Staat

Die einzelnen Meldeverfahren variieren von Staat zu Staat genauso wie die zuständigen Behörden. Oftmals, erklärt die Entsendespezialistin,  gibt es Ausnahmen für spezielle Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer vor Ort ausüben soll. Sehr häufig gelten zudem besondere Vorschriften für das Transportgewerbe. In der Regel müsse ein bestimmter Vertreter im Tätigkeitsstaat gemeldet werden, der während des Entsendezeitraums spezielle Pflichten zu erfüllen hat.

Die Meldepflicht ist überdies fast immer mit Dokumentationsvorschriften verbunden. Schulz: „Egal in welchem Land ein Mitarbeiter tätig wird und gemeldet werden muss - das bürokratische Verfahren ist in jedem Land anders, stets komplex sowie voller Ausnahmen und Besonderheiten. Zwar stellen viele nationale Behörden Informationsblätter in englischer Sprache zur Verfügung, der oftmals online-basierte Meldeprozess selbst findet allerdings in der Regel in der jeweiligen Landessprache statt.“ Wer also einen Mitarbeiter nach Frankreich oder gar Finnland schickt, stehe somit vor schier unüberwindbaren Hürden. Hinzu komme, dass sich manchmal monatlich Änderungen ergeben, die unmöglich permanent nachgehalten werden können.

Bußgelder bei Verstoß gegen Meldepflichten im Ausland   

„Wer jedoch gegen die teils neuen Meldepflichten verstößt, riskiert hohe Strafen, die sogar bis zum Wettbewerbsverbot führen können – für manche Unternehmen könnte dies das wirtschaftliche Aus bedeuten“, erläutert Global-Mobility-Profi Omer Dotou, BDAE Gruppe.  Österreich verhängt beispielsweise Sanktionen von bis zu 20.000 Euro pro Mitarbeiter und verweigert sogar schlimmstenfalls den Zutritt des betroffenen Entsandten zu den Betriebsräumen. Frankreich, das erst kürzlich das erst kürzlich mit dem „Macron“-Gesetz die Meldepflichten verschärft hat, straft Unternehmen bei Pflichtverletzungen mit bis zu einer halbe Million Euro ab.

Überblick: Bußgelder für Verstoß gegen Meldepflichten bei Entsendungen

In den folgenden, exemplarisch dargestellten Ländern drohen Bußgelder bei Verstoß gegen die Meldepflichten:

  • Deutschland: Bußgeld bis zu 20.000 Euro
  • Schweiz: Bußgeld bis zu 2000 Franken
  • Finnland: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
  • Österreich: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
  • Luxemburg: Bußgelder in Höhe von 1.000 bis 5.000 Euro

Auslandsaufenthalte präzise vorbereiten, Meldepflichten prüfen   

Für Personalabteilungen bedeutet dies, dass Dienstreisen wie Entsendungen im Jahr 2018 noch frühzeitiger und präziser vorbereitet werden müssen als bisher. Der BDAE rät nachdrücklich, sich mit den arbeitsvertraglichen Vorschriften des Beschäftigungsstaates, den lokalen Mindestlöhnen (und einer gegebenenfalls notwendigen Anpassung) sowie einer ausführlichen Prüfung der geplanten Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters auseinandersetzen. Unter Umständen sollten Personaler zudem vorzeitig mit einer Kontaktperson im Tätigkeitsstaat interagieren, um diese etwa als Vertreter zu benennen. Außerdem kann es nicht schaden, eine Risikoplanung hinsichtlich zu erwartender Sanktionen durchzuführen, sollte vorab klar sein, dass Fristen und Vorschriften nicht einhaltbar sind.

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