Urlaubsverfall: Wann Urlaubsanspruch verfällt

Bis zum Jahresende müssen Arbeitnehmer ihren Urlaub nehmen, sonst droht laut Bundesurlaubsgesetz der Urlaubsverfall. Arbeitgeber haben nach neuerer Rechtsprechung hierbei Mitwirkungspflichten. Was gilt nun für den Urlaubsverfall und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Urlaubsübertragung?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist eindeutig: Der Jahresurlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) - ansonsten verfällt er. In europakonformer Auslegung heißt das jedoch: Der Urlaub verfällt nicht mehr automatisch. Arbeitgeber müssen auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mittlerweile in einem Grundsatzurteil entschieden. Eine Übertragung von am Jahresende nicht genommenen Urlaubstagen in das Folgejahr kommt weiterhin nur unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht (mehr zum entsprechenden BAG-Urteil lesen Sie hier).

Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe sind beispielsweise 

  • Arbeitsunfähigkeit, 
  • Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss 
  • oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte. 

Dringende betriebliche Gründe können sein: 

  • termin- oder saisongebundene Aufträge,
  • technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr: mit Grund kein Antrag nötig

Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.

Urlaubsübertragung auf neuen Arbeitgeber

Wechseln Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres den Job, können sie bei ihrem neuen Arbeitgeber grundsätzlich den noch verbliebenen Urlaub aus der alten Beschäftigung beanspruchen. Um zu vermeiden, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub doppelt beansprucht, ist der bisherige Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, eine Bescheinigung darüber auszustellen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Urlaubsverfall zum Jahresende oder zum 31. März

Wenn der Urlaub bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, verfällt er nach dem BUrlG grundsätzlich ersatzlos. Dies gilt nur noch eingeschränkt. In unionskonformer Auslegung kann der (Mindest-) Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. 

Ausnahmen zum Urlaubsverfall betreffen beispielsweise Arbeitnehmer im Mutterschutz oder in Elternzeit: Der vor Mutterschutz und Elternzeit bestehende Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.

Hinweispflicht des Arbeitgebers für Urlaubsverfall

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Hier musste das BAG seine bisherige Rechtsprechung zum Urlaubsverfall an EU-Recht anpassen. Der EuGH hatte zuvor entschieden, dass es unionsrechtswidrig ist, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch verliert, bloß weil er keinen Urlaubsantrag eingereicht hat. Diese Entscheidung hat das BAG mit seinem Urteil vom 19.02.2019, (Az: 9 AZR 541/15) umgesetzt.

Urlaubsverfall und Verjährung: Offene Fragen

Die Hinweispflicht des Arbeitgebers umfasst auch Urlaub aus vergangenen Jahren. Ob es unionsrechtskonform ist, dass in solchen Fällen der Urlaubsanspruch der gesetzlichen Verjährung unterliegt, soll der EuGH klären. Das BAG hat dem europäischen Gerichtshof diese Frage vorgelegt.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Probleme hinsichtlich der Übertragung von Urlaub und dem Urlaubsverfall ergeben sich insbesondere immer dann, wenn ein Arbeitnehmer dauerhaft erkrankt. Grundsätzlich gilt: Kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraumes nicht nehmen, bleibt der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten (mehr zum Urlaubsverfall bei Krankheit lesen Sie hier).

Urlaubsverfall nach 15 Monaten bei Langzeiterkrankung?

Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. Danach ist es zulässig und nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. Dies gilt auch, wenn die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers über diesen Zeitraum hinaus ununterbrochen andauert (BAG v. 18.09.2012, 9 AZR 623/10). Für Fälle der Scheinselbstständigkeit eines Arbeitnehmers gilt nach Auffassung des EuGH diese Grenze von 15 Monaten nicht.

Noch ungeklärt ist, ob die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers gilt. Das BAG hat dem EuGH diese Fragen zur Vorabentscheidung vorgelegt.

Übertragung und Verfall von Urlaub: Tarifvertraglich großer Spielraum

Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden. 


Alle relevanten HR-Themen zum Jahreswechsel 2020-2021 finden Sie in dieser Übersicht.


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