Schriftform im Arbeitsrecht: Fehler und Konsequenzen

Müssen Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsabreden schriftlich abgefasst sein? Fehler bei Formalien können Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. In welchen Fällen das Arbeitsrecht die Schriftform vorschreibt und welche Auswirkungen es hat, wenn sie nicht eingehalten wird. 

Auch wenn es im digitalen Zeitalter fast überholt, scheint: In arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sind Arbeitgeber noch immer auf der sicheren Seite, wenn sie diese schriftlich auf Papier erledigen. Per WhatsApp zu kündigen oder bei der Befristung von Arbeitsverträgen auf digitale Scans der Unterschrift zurückzugreifen, ist bequem, aber rechtlich unzulässig. Dies kann für Arbeitgeber unangenehme Folgen haben, wie zwei kürzlich ergangene Entscheidungen der Landesarbeitsgerichte Berlin und München zeigen. Wann aber wird arbeitsrechtlich überhaupt ein schriftliches Dokument gefordert und was sind die Konsequenzen, wenn hier Fehler gemacht werden? 

Schriftform bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Die Schriftform muss zwingend bei allen Rechtsgeschäften eingehalten werden, die auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen, also

Fehler bei der Schriftform: Was sind die Konsequenzen?

Bei Fehlern geht es hier ans Eingemachte. Nicht nur auf das "Ob", sondern auch auf das "Wie" der Schriftform muss daher sorgfältig geachtet werden. Die Schriftform, so bestimmt es hier das BGB in § 126, ist nur bei einer "eigenhändigen Unterzeichnung" gewahrt.

Für Kündigungsschreiben bedeutet das: Der Zugang der Kündigung wird nur durch die Übergabe der Originalfassung bewirkt. Die Unterschriften unter einem Aufhebungsvertrag müssen auf derselben Urkunde erscheinen. Diese Anforderung ist jedoch auch gewahrt, wenn der Aufhebungsvertrag in mehreren "gleichlautenden Exemplaren ausgefertigt wird und jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet" (Was Arbeitgeber beim Aufhebungsvertrag noch beachten müssen, lesen Sie hier).

Elektronische Signatur: Schriftform im Internet-Zeitalter?

Das "Papier-Zeitalter" ist eigentlich vorbei. Vorschriften über die zwingende Verwendung von Papier und Füller scheinen im digitalen Zeitalter oft nicht mehr ganz zeitgemäß. Daher hat der Gesetzgeber schon seit geraumer Zeit die grundsätzliche Möglichkeit geschaffen, die Schriftform papierlos und durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Auch für Gerichtsverfahren wurde das elektronische Verfahren eingeführt, bei dem mittlerweile auch rechtsverbindliche Erklärungen per elektronischer Signatur abgegeben werden können.

Schriftform digital: Wann genügt die elektronische Fassung?

Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist eine solche Digitalisierung jedoch ausdrücklich ausgeschlossen. Insbesondere im Hinblick auf fristwahrende Kündigungserklärungen, deren Zugang nur in der "körperlichen" Originalfassung und weder als Fax noch als Scan wirken kann, ist dies eine Einschränkung, die genau zu beachten ist. In anderen Fällen kann dagegen die elektronische Fassung wirksam sein. So beispielsweise bei der Befristungsabrede, die zwar schriftlich abgeschlossen werden muss, bei der aber ein Ausschluss einer elektronischen Signatur im Gesetz nicht vorgesehen ist. Wichtig ist: Es muss sich um eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a BGB handeln, um die gesetzlich vorgesehene Schriftform zu ersetzen. Die nach Art. 26 eIDAS-VO erforderliche Zertifizierung muss also eingehalten werden. 

Schriftlich einwilligen: Wann reicht die Textform? 

Des Weiteren gibt es eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Vorschriften, in denen auf unterschiedliche Weise von "schriftlich" die Rede ist. In einigen Fällen wird auch die Textform explizit genannt: Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz muss der Arbeitgeber Beschäftigten, die einen Teilzeitwunsch äußern, spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Verringerung eine Entscheidung "in Textform mitteilen". Diese müssen nach § 8 Abs. 2 TzBfG die Verringerung ihrer Arbeitszeit spätestens drei Monate vor deren Beginn in Textform geltend machen.

Wenn also nicht per Gesetz ausdrücklich Schriftform gefordert wird oder vertraglich vereinbart wird oder elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist, genügt in der Regel die einfache Textform.

Im Zweifel schriftlich

Um die Textform einzuhalten, genügt es gemäß § 126b BGB, dass die lesbare Erklärung auf einem Datenträger abgegeben wird und sich erkennen lässt, wer die Erklärung verfasst hat. Grundsätzlich reicht damit eine E-Mail oder ein Fax aus, um die Form zu wahren. Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform kann sie nicht ersetzen. Das Problem: Es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, ob der Gesetzgeber, wenn er eine "schriftliche Erklärung" fordert, damit die Schriftformerfordernis von § 126 BGB im Sinn hatte. Manchmal kann daher erst eine arbeitsgerichtliche Auslegung nach dem Sinn und Zweck der Formvorschrift Aufschluss über die Konsequenz eines Schriftformfehlers ergeben. Zudem ist zu bedenken, dass eine E-Mail allein kein ausreichender Beweis für den Zugang der Erklärung ist. (Mehr dazu lesen Sie in unserer News: Arbeitgeber muss den Zugang einer E-Mail beweisen). Damit gilt weiterhin, dass Arbeitgeber im Zweifel alles richtig machen, wenn sie die gesetzliche Schriftform wahren. 


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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Signatur