Advertorial Mitarbeitergespräche effizient gestalten

Mitarbeitergespräche helfen, eine Richtung für die weitere Zusammenarbeit und die gemeinsame berufliche Zukunft zu justieren. Werden Entwicklungs- oder Zielvereinbarungsgespräche effektiv und nachhaltig im digitalen HR-Prozess integriert, ist auch die Personalentwicklung langfristig erfolgreich.

Gute Kommunikation überwindet Distanz, indem sie Brücken zum Gegenüber baut. Der persönliche Austausch zwischen zwei Menschen bietet die Grundlage für jegliche Beziehungspflege. Auch in der Arbeitsumgebung ist eine regelmäßige Interaktion wichtig, um die Zusammenarbeit positiv zu gestalten. Deshalb gilt das Mitarbeitergespräch auch als die wertvollste Führungsgrundlage. Umso wichtiger ist es, sich dem Thema genauer anzunehmen.

Beim Mitarbeitergespräch können die Gesprächspartner zwei Perspektiven einnehmen: die Retrospektive, welche eine gemeinsame Reflexion der Vergangenheit zum Ziel hat oder die Prospektive, die darauf abzielt, eine gemeinsame Vision der Zukunft zu kreieren. Zudem unterscheidet man bei einem Mitarbeitergespräch zwischen zwei übergeordneten Arten: anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte können ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch initiieren. Wie der Name verrät, geht es hierbei um ein konkretes Ereignis, zum Beispiel: eine Veränderung der Arbeitsgrundlage, Konflikte der Mitarbeiter untereinander, Arbeitsunfälle, längerfristiger Ausfall eines Mitarbeiters usw. Ebenfalls einen starken Anlassbezug hat das Kritik- oder Feedbackgespräch. Es dient dem Zweck, unerwünschte Verhaltensweisen transparent zu machen oder erwünschte Verhaltensweisen zu verstärken. Dies gilt vice versa: für den Mitarbeiter, aber auch für die Führungskraft. Wichtig ist, dass der Kritikempfänger keine „Verurteilung“ erhält, sondern vielmehr die Gelegenheit, sein Verhalten zu reflektieren und ein gemeinsames Verständnis dafür zu entwickeln.

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche finden in einem regelmäßigen Turnus statt. Es geht in der Regel um die Betrachtung eines zurückliegenden Zeitraums (z. B. ein halbes Jahr, ein Geschäftsjahr oder die Probezeit). Da sie meist aufgrund einer betrieblichen Regelung stattfinden, empfiehlt sich die Nutzung eines einheitlichen Leitfadens. Inhalt dieser regelmäßigen Mitarbeitergespräche sind unter anderem: Personalentwicklungsmaßnahmen, Karrierechancen und -planung und Leistungseinschätzung. Letztere dient meist als Grundlage für die Entgeltfindung oder Gehaltserhöhung, aber auch für etwaige Beförderungen. Als solche sind sie oftmals auch Gegenstand von Tarifverträgen, bzw. Betriebsvereinbarungen. Da es sich bei solchen Gesprächen um hochsensible, personenbezogene Daten handelt, empfiehlt sich eine Software, die diese Daten schützt. Zudem bietet sie den Vorteil, dass die Vorbereitung, Durchführung und das Nachhalten von Mitarbeitergesprächen systematisch und einheitlich im Unternehmen erfolgt und zu jederzeit nachvollziehbar ist.

Starke Führungsinstrumente: Förder- und Zielvereinbarungsgespräche

Das Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung. Es wird mit den Mitarbeitern geführt, die Entwicklungspotenzial aufweisen. Beim Fördergespräch geht es darum, den Mitarbeiter in seiner künftigen Entwicklung zu unterstützen und entsprechende Möglichkeiten aufzuzeigen. Behandelt werden Stärken und Schwächen des Mitarbeiters, woraus sich passende Qualifizierungsmaßnahmen ableiten. Außerdem soll die längerfristige Perspektive, die Karrierelaufbahn des Mitarbeiters fokussiert und ein entsprechender Entwicklungsplan aufgestellt werden. Heutzutage geschieht auch dies meist digital: die jährlich wiederkehrenden Gespräche werden in einer Software dokumentiert und direkt mit geeigneten Weiterbildungsmaßnahme verknüpft. Dies verschafft einen Überblick der Entwicklung und bildet das Fundament für ein reibungsloses Performance Management.

Das Zielvereinbarungsgespräch hebt sich durch einen anderen Fokus vom Fördergespräch ab: Im Zentrum stehen nicht die Eigenschaften und/oder Verhaltensweisen des Mitarbeiters, sondern die erzielten und künftig zu erzielenden Arbeitsergebnisse. In der Literatur finden sich viele Studien die belegen: es sind es vor allem die anspruchsvollen Ziele, die eine hohe Motivationswirkung entfalten, da sie dem Mitarbeiter Vertrauen und Wertschätzung signalisieren. Neben dieser Anreizwirkung haben Ziele aber auch eine Kontrollwirkung, denn Zielvereinbarungsgespräche legen Verhaltens- und Beurteilungsmaßstäbe fest. Die Ziele werden gemeinsam dokumentiert und Abweichungen müssen ergründet werden.

Download-Tipp: Wenn Sie tiefer in die Thematik einsteigen wollen, empfehlen wir Ihnen das Whitepaper: „Mitarbeitergespräche in Unternehmen - Was Personaler darüber wissen sollten“. Auf 19 Seiten erfahren Sie, wie es Ihnen gelingt Mitarbeitergespräche zu optimieren, Führungskräfte in Ihrem Unternehmen dabei zu unterstützen und zu schulen.

Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht

Das Mitarbeitergespräch ist ein wertvolles Führungsinstrument, das für Vertrauen zwischen Führungskraft und Teammitglied sorgt - wenn es gut gemacht wird. Ein strukturiertes Vorgehen hilft der Führungskraft dabei, das Gespräch souverän und zielorientiert zu leiten. Eine Talent Software z. B. ermöglicht es, Mitarbeiter so früh wie möglich in die Gesprächsplanung miteinzubeziehen und somit für einen agilen Ablauf zu sorgen. Terminvereinbarung, Bestimmung der Art und des Gesprächsinhaltes, Hilfsmittel - alles kann digital an einem „Ort“ eingesehen werden. Das schafft maximale Transparenz für alle Beteiligten, denn auch HR kann sich jederzeit einen Blick auf den Status Quo verschaffen.

Die beste Vorbereitung nützt jedoch nichts, wenn die besprochenen Inhalte nicht systematisch protokolliert und nachgehalten werden. Die gemeinsam definierten Ziele und Entwicklungsmaßnahmen bilden die Grundlage für spätere Gespräche, da man diese im nächsten Schritt gemeinsam evaluieren möchte. Eine reibungslose Dokumentation des Employee Lifecycle ist unabdingbar, vor allem je größer das Unternehmen ist. Im besten Fall bildet eine Softwaresuite alle Stationen des Lebenszyklus digital ab und zeigt auf, welche Meilensteine der Entwicklung bereits erreicht wurden. Der individuelle Ausbau benötigter Kompetenzen durch passgenaue Weiterentwicklung ist somit gleich mit gesichert.