15.08.2013 | Top-Thema SEPA - Dringender Handlungsbedarf in der öffentlichen Verwaltung

SEPA-Migration in der öffentlichen Verwaltung – erste Schritte

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

Die hohe Quote der im Lastschrifteinzugsverfahren realisierten öffentlich-rechtlichen Forderungen sowie die Vielzahl von zahlungsrelevanten Fachverfahren in den öffentlichen Verwaltungen machen eine eingehende Analyse der bestehenden Abläufe erforderlich.

Betroffene Bereiche
Von der SEPA-Umstellung sind alle zahlungsrelevanten Prozesse und Geschäftsvorfälle betroffen. Daher tangiert die SEPA-Umstellung den Finanzbereich und hier insbesondere die für die Zahlungsabwicklung zuständige Stelle. Daneben sind auch die Dienststellen betroffen, die im weiteren Sinne ihren Zahlungsverkehr selbst vorbereiten oder ausführen oder durch Vor- bzw. Fachverfahren zahlungsrelevante Daten generieren und über Schnittstellen in das Buchhaltungs- bzw. Kassenverfahren übertragen. Zur Umsetzung der technischen Anforderungen und Anpassungsbedarfe in den IT-Systemen ist die für die IT-Systembetreuung/-Steuerung zuständige Stelle zu beteiligen.

Bei der Umsetzung der erforderlichen Schritte des Projektes ist eine enge Zusammenarbeit mit der Hausbank und den Softwareanbietern erforderlich.

Schritt 1: Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen
Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer können ausschließlich elektronisch bei der Bundesbank gestellt werden. Das Formular zur Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer ist unter "Downloads" auf der Internetseite der Bundesbank zu finden

Die Ausgabe der Gläubiger-Identifikationsnummer erfolgt per E-Mail. Für jeden Lastschriftgläubiger wird nur eine Gläubiger-Identifikationsnummer vergeben. Sofern mehrere Anträge gestellt werden, wird nur der zuerst gestellte Antrag beachtet. Über die Geschäftsbereichskennung hat der Lastschriftgläubiger jedoch die Möglichkeit, verschiedene Stellen in seinem Hause, die Forderungen mittels Lastschriften einziehen, zu kennzeichnen.

Mit der Zuteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer ist keine Zulassung zum Einzug von Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren verbunden. Diese kann nur durch das kontoführende Kreditinstitut des Antragstellers erfolgen.

Für das Verfahren zur Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer gilt die "Verfahrensbeschreibung Gläubiger-Identifikationsnummer". Sie ist im Rahmen der Antragstellung ausdrücklich anzuerkennen.

Die aktuelle "Verfahrensbeschreibung Gläubiger-Identifikationsnummer" ist seit dem 21.5.2012 in Kraft. Die vergebene Gläubiger-Identifikationsnummer ist anschließend in die Stammdaten der im Einsatz befindlichen Software einzupflegen.

Schritt 2: Analyse der vorhandenen IT-Systeme
Im Rahmen der Analyse der vorhandenen IT-Systeme ist die

  • SEPA-Fähigkeit des Buchhaltungsprogramms,
  • SEPA-Fähigkeit der Banking-Software sowie
  • SEPA-Fähigkeit aller Anwendungen, die buchungs- und zahlungsrelevante Informationen vorhalten und verarbeiten,

festzustellen. Es ist zu prüfen, in welchen Systemen und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind. Eine Umstellung auf die SEPA-Datenelemente ist erforderlich für den direkten Austausch von Zahlungsverkehrsdateien mit dem Kreditinstitut (Senden und Empfangen) und bei indirekter Verarbeitung über die Buchhaltungssoftware (Schnittstellenverarbeitung) sowie bei Übernahme aus der Buchhaltungssoftware.

Bei der SEPA-Fähigkeit der Buchhaltungssoftware und der eingesetzten Fachanwendungen ist zu prüfen, ob die jeweilige Software in der Lage ist, die SEPA-Datenelemente aufzunehmen und das ISO-20022-XML-Format zu lesen und zu verarbeiten.

Die technische Umsetzung ist der für die Systemsteuerung/-betreuung zuständigen Stelle zu übertragen. Dabei ist die Mitwirkung der Buchhaltung/des Zahlungsverkehrs bei den Fachtests der Funktionalitäten erforderlich. Nachfolgend eine Auswahl der technischen Maßnahmen:

 

Maßnahme

Erläuterung

Migration aller Stammdaten nach IBAN/BIC

 

Implementierung der SEPA Zahlungsträgerformate

Einstellen der SEPA-konformen Zahlwege, Payment Medium Workbench, DMEE

Anpassung der Verwendungszweckinterpretation

 

Anpassung des elektronischen Kontoauszugs

Einstellungen für neue Geschäftsvorfallcodes (GVC) nach SEPA

Technische Umsetzung der Mandatsverwaltung

Auswahl und Implementierung einer systemgestützten Mandatsverwaltung und Einbindung in die bestehenden Zahlungsprozesse

Auf- oder Umbau der Geschäftsprozesse

Pre-Notification

Rückläuferverarbeitung

Umstellung der Kartenlesegeräte

Umstellung auf die neuen Bankverbindungen der Verwaltung

 

Schlagworte zum Thema:  IT, SEPA, Finanzen, Verwaltung, Vorbereitung, Zahlungsverkehr

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