15.08.2013 | Top-Thema SEPA - Dringender Handlungsbedarf in der öffentlichen Verwaltung

Organisation der Mandatsverwaltung

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

SEPA stellt neue Anforderungen an die Mandatsverwaltung und bedeutet insbesondere für Verwaltungen mit einem hohen Aufkommen an Einzugsermächtigungen eine große Herausforderung.

Die vorhandenen Einzugsermächtigungen können zwar weiterhin bestehen bleiben, müssen aber künftig um SEPA-spezifische Informationen erweitert werden. Für neue Mandate müssen Vorlagen vorbereitet werden, sowohl als Papierversion als auch für elektronische Mandate, die dann direkt versandt werden können. Die Originalmandate müssen aufbewahrt und Mandatsänderungen lückenlos dokumentiert werden. Dies sollte mit der Mandatsverwaltung revisionssicher möglich sein.

Beim Aufbau der Mandatsverwaltung und Migration der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-konforme Mandatsverwaltung ist darüber zu entscheiden:

  • Wie soll die Mandatsverwaltung organisiert werden: zentral, dezentral oder als Mischvariante?
  • Prüfung bestehender Mandate auf Gültigkeit unter SEPA
  • Definition eines Prozesses für Migration und ggf. Vervollständigung von Mandaten
  • Festlegung künftiger Verfahren zur Einholung neuer Mandate
  • Auswahl und Einführung einer systemgestützten Mandatsverwaltung und Einbindung in die bestehenden Zahlungsprozesse

Die Regelungen zur Mandatsverwaltung sind in eine bestehende Dienstanweisung mit den Regelungen für den Zahlungsverkehr aufzunehmen.

Mandatsgestaltung
Der Inhalt des in Deutschland zu verwendenden SEPA-Mandats ist von der Deutschen Kreditwirtschaft vorgegeben und in den "Bedingungen für den Lastschrifteinzug" festgelegt. Muster sind auf den Internetseiten www.bundesbank.de verfügbar.

Das Mandat muss die eindeutige Überschrift "SEPA-Lastschriftmandat" tragen und der Erläuterungstext in der Landessprache angegeben sein.

Die verschiedenen Mandatsarten

  • Einzelmandat
    Ein Einzelmandat wird für eine einmalige Zahlung oder bestimmte Forderungsart erteilt. Änderungen, Sperrungen etc. haben Auswirkungen nur auf den einzelnen Zahlungsvorgang oder die einzelne Forderungsart.
  • Rahmenmandat
    Alle bestehenden und künftigen Forderungen können über ein einziges Mandat des Zahlers abgewickelt werden. Bei Rahmenmandaten müssen die Mandatsverwaltung und die Zahlungsabwicklung technisch und organisatorisch das Verfahren unterstützen.
  • Kombimandat
    Dieses Mandat ist eine Kombination einer Lastschrifteneinzugsermächtigung und eines SEPA-Mandats für den Übergangszeitraum. Durch die Möglichkeit, die bestehenden gültigen Lastschrifteneinzugserklärungen in SEPA-Mandate zu überführen, sind die Kombimandate in der Verwaltungspraxis kaum relevant.

Pflichtige Datenfelder des SEPA-Lastschriftenmandates

Pflichtfelder

Optionale Angabe

Eindeutige Mandatsreferenznummer

(Selbstvergabe durch Zahlungsempfänger)

Identifikation des Zahlungspflichtigen, z. B. Geschäftspartnernummer

Name des Zahlungspflichtigen

Name des Kunden, falls abweichend vom Zahlungspflichtigen

Adresse des Zahlungspflichtigen (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Land)

Identifikationscode für den abweichenden Zahlungspflichtigen

IBAN des Zahlungspflichtigen

Identifikation und Bezeichnung für den Verwendungszweck, z. B. Vertragsnummer

BIC der Bank des Zahlungspflichtigen

Name des Zahlungsempfängers, falls abweichend vom Kreditor

Name des Zahlungsempfängers

Identifikationscode für den abweichenden Zahlungsempfänger

Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers

 

Adresse des Zahlungsempfängers (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)

 

Art der Transaktion (einmalig, wiederkehrend, erstmalig, letztmalig)

 

Unterschriftsort und -datum

 

Unterschrift des Zahlungspflichtigen

 

SEPA-Lastschriftmandate sind grundsätzlich unbefristet gültig. Sofern 36 Monate seit dem ersten bzw. letzten Lastschrifteinzug vergangen sind und kein erneuter Lastschrifteinzug erfolgt ist, verfällt das SEPA-Lastschriftmandat.

Soweit nichts anderes vereinbart wurde, muss der Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit angekündigt werden.

Wenn bereits Kombimandate genutzt werden, muss nur noch über den Zeitpunkt des Wechsels informiert werden.

  • Archivierung
    Das neue SEPA-Mandat muss, analog zur Einzugsermächtigung, als ein papierhaftes Dokument erteilt werden und die Anforderungen der §§ 126 und 126b BGB erfüllen. Es muss vom Zahler handschriftlich unterschrieben sein. Zahler kann entweder der Bürger oder Gebührenzahler, ein von ihm Bevollmächtigter oder ein Dritter sein, der Zahlungen zugunsten des Abgabepflichtigen an die Verwaltung leisten will. Die Mandate müssen im Original aufbewahrt werden. Zusätzlich können die Mandate in digitalisierter Form gem. den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" archiviert werden.

Festlegung des Aufbaus/Formats der Mandatsreferenznummern
Die Mandatsreferenznummer dient zusammen mit der Gläubiger-Identifikationsnummer der eindeutigen Identifizierung des Mandates im gesamten SEPA-Zahlungsraum. Daher darf sie nur einmal vergeben werden. Sie ist vom Zahlungsempfänger frei gestaltbar, wird häufig in den Vorverfahren bzw. HKR-Verfahren generiert, z. B. Kassenzeichen, und für die automatisierte Zahlungszuordnung genutzt. Die Länge ist auf maximal 35 alphanumerische Zeichen beschränkt.

Sofern die Mandatsreferenznummer bei der Unterzeichnung des Mandats fehlte, muss sie nachträglich dem Zahler bekannt gegeben werden, z. B. mit Bescheid, Rechnung oder separater Vorabankündigung (Pre-Notification).

 

Schlagworte zum Thema:  Verwaltung, Finanzen, SEPA, Vorbereitung, Zahlungsverkehr

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