15.08.2013 | Top-Thema SEPA - Dringender Handlungsbedarf in der öffentlichen Verwaltung

IBAN und BIC in der Korrespondenz und Umstellung der Bürgerdaten

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

In diesem Teil unseres Top-Themas werden die nötigen Anpassungen bei der Korrespondenz und bei den Bürger- und Kundendaten erläutert.

Korrespondenzdaten
Für die eigenen Bankkonten dürften die IBAN und BIC bekannt sein. Die meisten Kreditinstitute geben die BIC inzwischen auf ihren Kontoauszügen an und auch im internen Bereich des Online-Zugangs der meisten Konten sind sowohl BIC als auch die IBAN als internationale Kontonummer ausgewiesen. Zur Generierung von IBAN und zur BIC-Suche bieten die Kreditinstitute Online-Tools an, die unter Angabe des Landes, der Bankleitzahl und der Kontonummer die dazugehörige IBAN berechnen bzw. die dazugehörige BIC ermitteln.

Die eigenen Bescheide, Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich der eigenen neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar 2014.

Wie ist die internationale Kontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC) aufgebaut?
Die nationale Kontonummer wird durch die IBAN (International Bank Account Number) und die Bankleitzahl durch die BIC (Business Identifier Code) abgelöst.

Der Aufbau der IBAN in Deutschland (22-stellig) sieht folgendermaßen aus:

DE

09

36050105

0000560003

Länderkennzeichen

Prüfziffer

Bankleitzahl

Kontonummer des Kunden

Der BIC hat 8 oder 11 Stellen und steht für eine international standardisierte Bankleitzahl (auch SWIFT-Code, SWIFT-Adresse). Die Angabe des BIC kann für nationale Zahlungen ab dem 01.02.2014 und für internationale Zahlungen ab dem 1.2.2016 entfallen.

Der Aufbau des BIC

Stellen 1 – 4

Name des Kreditinstituts

Stellen 5 – 6

Land (Sitz des Kreditinstituts)

Stellen 7 – 8

Ort (Sitz des Kreditinstituts)

Stellen 9 – 11

Filiale oder angeschlossenes Kreditinstitut

Der BIC kann nach den o. g. Stichtagen in den Zahlungssystemen beibehalten werden, um eine bessere Nachvollziehbarkeit der Zahlungen zu unterstützen (auch die Filialen der Kreditinstitute bekommen einen eigenen BIC).

Umstellung der Bürger-/Kunden-/Personenkonten auf IBAN und BIC
Für die Umstellung der Bankdaten der Bürger/Kunden/Gebührenzahler/Lieferanten können folgende Instrumente eingesetzt werden:

  • IBAN-Konvertierungsprogramme der Deutschen Kreditwirtschaft, die z. T. kostenlos angeboten werden und eine zuverlässige Konvertier-Lösung darstellen,
  • Konvertierungshilfen der Sparkassen und Landesbanken (z. B. SEPA Account Converter),
  • Umrechnungstools der eigenen Buchhaltungssoftware i. V. m. einer Bankleitzahlendatei, die die SEPA-fähigen Banken enthält.

Die IBAN wird aus der vorhandenen Kontonummer und der Bankleitzahl des Kreditinstituts konvertiert. Der zugehörige BIC wird aus dem Bankleitzahlenverzeichnis ermittelt.

Achtung: Sorgfältige Prüfung erforderlich
Das Ergebnis der Konvertierung bzw. Umrechnung auf IBAN und BIC sollte sorgfältig geprüft werden, weil die Banken gemäß Zahlungsdienstrichtlinie vom 31.10.2009 keine Authentizitätsprüfung mehr durchführen und somit kein Abgleich mehr zwischen der Bankverbindung und dem Kontoinhaber stattfindet. Auch übernehmen die Anbieter von Konvertierungsprogrammen i. d. R. keine Gewähr für die Richtigkeit der Konvertierung.

Vordrucke und Korrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen
Die vorhandenen allgemeinen Briefköpfe sind um die Angaben: Gläubiger-ID, BIC und IBAN der Behörde zu ergänzen bzw. anzupassen. Das Gleiche gilt für die in allen Fachverfahren verwendeten Formulare, die eine Zahlung auslösen können. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass eindeutige Fälligkeiten und Beträge in den Vordrucken vorgesehen werden. Das Gleiche gilt für individuell verfasste Schriftstücke, die eine Zahlung auslösen sollen.

Die Überweisungsträger und Mandatsvordrucke sollten vor der SEPA-Umstellung entworfen sein und zur Verfügung stehen. Die EDV-Schablonen sind so zu gestalten, dass in vorgefertigte Überweisungsträger – z.B. für Veranlagungen der Steuern – die für die folgenden Zahlungen geltenden Informationen eingedruckt werden können und die Datenfelder der Überweisung entsprechend belegt werden. Eine Mandatsreferenz sollte so in den Vordrucken vorgesehen sein, dass sowohl durch die Vergabe eines Rahmenmandats oder Einzelmandats eine eindeutige Zuordnung zum Personenkonto erfolgen kann.

Neben den papierhaften Bescheiden, Vordrucken etc. sind auch die automatisiert hinterlegten Korrespondenzdaten und elektronischen Vordrucke anzupassen.

Schlagworte zum Thema:  SEPA, IBAN, Finanzen, Bürger, BIC, Verwaltung, Öffentliche Verwaltung, Vorbereitung, Zahlungsverkehr

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