24.10.2013 | Top-Thema Controlling und Business Intelligence in der Verwaltung

Steuerungs- und Planungssysteme - Die Ausgangslage

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

Wie ist die Ausgangslage von Steuerungs- und Planungssystemen in der öffentlichen Verwaltung? Und was sind die Unterschiede zu Unternehmen?

Es zeigt sich folgendes Bild:

  • Inhalte: Die entscheidungsrelevanten Informationen sind teilweise gar nicht definiert, werden für Entscheider zu spät veröffentlicht oder sind uneinheitlich und widersprüchlich.
  • Organisation: Die für die Bereitstellung von Informationen verantwortlichen Organisationen (z. B. Zentrale Steuerung, Controlling) sind zum überwiegenden Teil mit Datenbeschaffung und -aufbereitung beschäftigt statt mit wertschöpfenden Tätigkeiten wie Analyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen.
  • Systeme: Anwenderfreundliche Berichtsportale und ein zentraler Datenpool stehen oft gar nicht zur Verfügung. Stattdessen bedarf der Zugriff auf die entscheidungsrelevanten Informationen vielerorts Expertenwissen für eine Vielzahl von Buchhaltungs- und Fachsystemen.

Logische Konsequenz dieses Mangels an entscheidungsrelevanten Informationen ist, dass finanzielle und fachliche Potenziale nicht ausgeschöpft werden. Dabei ist die Ausgangslage zwischen Verwaltungen und privatwirtschaftlichen Unternehmen gar nicht so unterschiedlich, sofern bis dato keine bewährten Business-Intelligence-Methoden umgesetzt wurden.

Ursachen für mangelndes Planungs- und Berichtswesen

Vielerorts sind die Ursachen für die unzureichende Verfügbarkeit von Planungs- und Berichtswesen geprägt durch:

  • unzureichende Unterstützung der obersten Führungsebene bei der Durchsetzung von Berichtswesen- und Planungsprozessen,

  • das Fehlen einer fachbereichsübergreifenden Organisationseinheit und personeller Kapazität (wie Controlling, Business Intelligence [BI]) mit Verantwortung für Berichtswesen und Planung,

  • unvollständig oder unzureichend definierte Kennzahlen, die zur Steuerung herangezogen werden sollen,

  • das Fehlen eines zentralen Datenpools (Data Warehouse), der alle entscheidungsrelevanten Daten aus den operativen Fachbereichssystemen automatisch lädt und für das Berichtswesen bereitstellt,

  • das Fehlen eines BI-Systems (auch als Management-Informationssystem bezeichnet) für nutzerfreundliches Berichtswesen und effiziente Planungs- und Prognoseprozesse.

Wie bei der Ausgangslage unterscheiden sich öffentliche Verwaltungsorganisationen auch bei den Ursachen wenig von privatwirtschaftlichen Unternehmen.

Verwaltungen besitzen eher sogar Vorteile gegenüber den privatwirtschaftlichen Unternehmen, insbesondere bei der Einheitlichkeit von buchhalterischen Standards und Stammdaten wie Kontenplänen und Positionsplänen, die bundeslandspezifisch für Verwaltungen definiert werden und verbindlich sind. Diese wichtige Einheitlichkeit von Standards im Gesamtunternehmen liegt in privatwirtschaftlichen Unternehmen teils nur unvollständig vor und ist dort eine weitere Ursache für ineffizientes oder mangelndes Berichtswesen.

Was ist eigentlich Business Intelligence?

Der Begriff Business Intelligence – deutsch etwa Geschäftsanalytik – wurde Anfang bis Mitte der 1990er Jahre populär und bezeichnet Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse. Systematische Analyse umfasst in diesem Zusammenhang die Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten in elektronischer Form. Ziel ist die Gewinnung von Erkenntnissen, die in Hinsicht auf die Verwaltungs- und Unternehmensziele bessere operative oder strategische Entscheidungen ermöglichen. Dies geschieht mithilfe analytischer Konzepte und IT-Systeme, die Daten über die eigene öffentliche Verwaltung, das eigene Unternehmen oder die Marktentwicklung im Hinblick auf den gewünschten Erkenntnisgewinn auswerten.

Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Verwaltungen und Unternehmen gleichermaßen ihre Geschäftsabläufe erfolgreicher machen, Kosten senken, Risiken minimieren und die Wertschöpfung vergrößern. Der Begriff wird dem Fachgebiet der Wirtschaftsinformatik zugerechnet.

Schlagworte zum Thema:  Steuerung, Planung, Verwaltung, Business Intelligence, Unternehmen, Berichtswesen, Controlling, Öffentliche Verwaltung

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