24.10.2013 | Top-Thema Controlling und Business Intelligence in der Verwaltung

Rahmenbedingungen und Nutzen

Kapitel
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Was sind die Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches BI-Einführungsprojekt und welchen Nutzen stiftet das für eine Verwaltung? Der Erfolg eines BI-Einführungsprojekts hängt von einer Vielzahl von Rahmenbedingungen ab.

Führung

  • Sicherung der Unterstützung durch die oberste Leitungsebene

  • Involvierung eines erfahrenen Controlling-/BI-Projektmanagers für die ersten Bausteine (ggf. bietet sich hier auch ein externer Projektmanager an)

Kommunikation

  • Erstellung eines Kommunikationsplans und Durchführung einer Vielzahl von Kommunikationsmaßnahmen, um Berichtsempfänger auf das neue Berichtswesen vorzubereiten und Unterstützung während der Projektlaufzeit zu sichern

Organisation

  • Übergabe der Verantwortung für das neue Planungs- und Berichtswesen in eine fachbereichsübergreifende Organisationseinheit (z. B. Zentral-Controlling)

  • Benennung von mindestens zwei internen Mitarbeitern,[5] die bereits während des Einführungsprojekts im Projektteam arbeiten und nach Projektabschluss Betrieb und Weiterentwicklung der BI-Systemlandschaft übernehmen

Projekt-/Risikomanagement

  • Aufbau des neuen Planungs- und Berichtswesens in Bausteinen, um Projektlaufzeit zu ersten Ergebnissen und Erfolgen auf z. B. drei Monate zu beschränken und um Projektkomplexität zu minimieren

Übergeordneter Mehrwert von BI ist die Gewinnung von Erkenntnissen, die in Hinsicht auf die Verwaltungs- und Unternehmensziele bessere operative und strategische Entscheidungen ermöglichen.

1. Mehr Transparenz

  • Entscheidungsrelevante Kennzahlen, z. B. Finanz-, Personal-, Fachkennzahlen, sind online verfügbar und in zentralem Datenpool gespeichert.

  • Der Zugang zu den Berichten und Daten bedarf keiner Programmierkenntnisse mehr; Berichtsempfänger erhalten im nutzerfreundlichen Berichtsportal Zugang zu den eigenen Kennzahlen.

  • Heutige heterogene Datenverfügbarkeit zwischen Politik und Verwaltung kann beseitigt werden durch gleichartige Berichtsportal-Zugriffsberechtigungen.

2. Schnellere Verfügbarkeit

  • Die wichtigsten Steuerungskennzahlen sind z. B. täglich verfügbar.

  • Monatsberichte/Halbjahresberichte können schneller erstellt und bereitgestellt werden.

3. Qualitätssteigerung

  • Validierungsfunktionen und Freigabeschritte sorgen für eine geringere Fehleranfälligkeit bei den Daten (im Vergleich z. B. zu Excel).

  • Die Standardisierung und Stammdatenvereinheitlichung in den operativen Fachanwendungen verbessern die Summierungen und die Vergleichbarkeit von Auswertungen.

4. Effizienzsteigerung des Controllings

  • Es ist eine Reduzierung des Arbeitsanteils für Datenbeschaffung und -aufbereitung um bis zu 50 % möglich.

  • Die Möglichkeit der Selbstbedienung im Berichtsportal reduziert das Anfragevolumen von Leitungskräften an Controller um bis zu 30%.

 Den vertiefenden Beitrag mit einem ausführlichen Beispiel der Kreisverwaltung Pinneberg finden Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Erfolg, Business Intelligence, Verwaltung, Öffentliche Verwaltung, Controlling

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