24.10.2013 | Top-Thema Controlling und Business Intelligence in der Verwaltung

Die Einführung eines Steuerungs- und Planungssystems

Kapitel
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Der Weg zum Ziel, einem hochwertigen und effizienten Planungs- und Berichtswesen, muss nicht erst noch erfunden werden. Die Zielerreichung mit bewährten Controlling- und BI-Methoden und -Systemen ist greifbar nah. Im 2. Teil unseres Top-Themas stellen wir wesentliche Realisierungsschritte vor.

Für die Zielerreichung empfiehlt sich die Anwendung eines integrierten Controlling-Methodensets. Zur Implementierung eines neuen Planungs- und Berichtswesens gilt es, vier wesentliche Realisierungsschritte erfolgreich umzusetzen:

1. Schritt: Aufbau und Management einer fachbereichsübergreifenden Controlling-Organisation

Für den Aufbau oder die Erweiterung einer fachbereichsübergreifenden Organisation ist die Unterstützung der obersten Führungsebene zu gewinnen und langfristig unabdingbar. Darüber hinaus ist für diese Organisation eine erfahrene und kommunikativ starke Führungskraft erforderlich, die die zahlreichen Anspruchsgruppen aus Leitung, Politik, Fachbereichen, Fachdiensten, IT etc. koordinieren kann.

2. Schritt: Festlegung der Berichts- und Planungsziele und -inhalte

Vor Implementierung des neuen Berichtswesens sind die erforderlichen Kennzahlen und Inhalte gemeinsam mit der obersten Führungsebene auszuwählen. Hierbei empfiehlt es sich, aus den Strategien und Zielen der öffentlichen Verwaltung die fachbereichsübergreifenden Kennzahlen zu identifizieren. Erst nach Festlegung der fachbereichsübergreifenden Kennzahlen sollte das Kennzahlenkonzept für fachbereichsspezifische Kennzahlen weiterentwickelt werden.

An dieser Stelle sei betont, dass die Umsetzung des neuen Berichtswesens in Bausteinen zu empfehlen ist, um nach ein paar Wochen die ersten Erfolge vorweisen zu können. In einem ersten Baustein ließe sich z. B. beginnen mit der Auswahl von Haushalts- und Personalkennzahlen, die übergreifend für alle Fachbereiche Gültigkeit bekommen. In einer zweiten Phase könnten dann z. B. fachbereichsspezifische Kennzahlen aus dem Bereich Soziales oder Jugend folgen.

3. Schritt: Grundlagen (Standards, Prozesse) für einheitliches Berichtswesen schaffen und integrieren

Um ein konsistentes Berichtswesen zu etablieren, sind die relevanten Fachstandards und Berichts- und Planungsprozesse verwaltungsintern zu vereinheitlichen, sofern noch nicht geschehen. Zwei Beispiele für diesen Realisierungsschritt aus dem Rechnungswesen sind die einheitliche Implementierung und Bebuchung des Kontenplans und die einheitliche Verwendung des Berichtspositionsplans der Finanzrechnung.

Darüber hinaus gilt es, die in Realisierungsschritt 2 definierten Kennzahlen in monatlichen und jährlichen Berichtswesen-, Planungs- und Prognoseprozessen zu verankern. Es empfiehlt sich, mit dem Berichtswesen für die oberste Leitungsebene zu beginnen. Sobald die oberste Leitungsebene mit den neuen Kennzahlen und dem neuen Berichtswesen arbeitet und mit diesen in Mitarbeitergespräche geht, beginnt ein kultureller Wandel, der auch die Bereitschaft zur Umstellung der fachbereichsspezifischen Berichte und Analysen nach sich zieht.

4. Schritt: Business-Intelligence-Systemlandschaft implementieren

Ein weiterer wichtiger Realisierungsschritt zum effizienten und effektiven Planungs- und Berichtswesen ist die Auswahl einer aktuellen BI-Software und der Aufbau einer BI-best-practice-Systemlandschaft. Die Integration der BI-Software erfolgt "oberhalb" der operativen Fachanwendungen und hat nicht zum Ziel, Fachanwendungen zu ersetzen. Stattdessen holt eine BI-Software aus den Fachanwendungen automatisiert und standardisiert die entscheidungsrelevanten Daten, speichert diese im zentralen Datenpool und stellt diese in nutzerfreundlichen Berichtsportalen und Analysewerkzeugen den Berichtsempfängern bereit.

Schlagworte zum Thema:  Berichtswesen, Controlling, Business Intelligence, Verwaltung, System, Öffentliche Verwaltung

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