Warum Recruiting und Onboarding Hand in Hand gehen müssen

Talente digital umwerben und für attraktive Außenwirkung sorgen

Jede öffentliche Organisation will die besten Talente einstellen, aber wie? Es ist nicht damit getan, eine vakante Position auszuschreiben und abzuwarten, bis sich vielversprechende Kandidat:innen bewerben. Dieser sogenannte „Post and Pray“-Ansatz ist mittlerweile veraltet und wird zunehmend durch aktivere Formen des Talent Sourcings abgelöst: Parallel zur klassischen Stellenausschreibung und Stellenvermarktung sollten öffentliche Arbeitgeber nachhaltige Beziehungen zu potenziellen Talenten aufbauen und Talentpools bilden. Deshalb wird viel in ein modernes, auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtetes Recruiting investiert und unterschiedlichste Recruitingkanäle werden bespielt. Viele Arbeitgeber führen eine Bewerbermanagement-Software ein, die den gesamten Bewerbungsprozess unterstützt und professionalisiert.

Wer als öffentlicher Arbeitgeber möglichst viele geeignete Kandidat:innen erreichen und zu einer Bewerbung motivieren will, muss sich von anderen Wettbewerbern abheben und sich über Alleinstellungsmerkmale differenzieren. Es ist wichtig, eine positive und aber auch authentische Arbeitgebermarke zu entwickeln und zu pflegen. Damit wird die Organisation sowohl für Bewerber:innen, als auch für die aktuellen Mitarbeiter:innen attraktiv. Aber Achtung! Die beste Candidate Experience ist dahin, wenn die Erwartungen aus dem Recruiting danach nicht erfüllt werden. Warum?

Dafür lohnt es sich, einen Blick auf den employee life cycle zu werfen. Wie man in der Abbildung sehen kann, schließt sich das Onboarding direkt an das Recruiting an. Oft sind HR-Abteilungen nach Expert:innen aufgeteilt, die für einen bestimmten Bereich zuständig sind. Aber selbst wenn jede:r Einzelne einen exzellenten Job macht, z.B. beim Recruiting, heißt das noch lange nicht, dass alle Rädchen danach perfekt ineinandergreifen. So muss das Employer Branding mit dem Recruiting und dem Onboarding Hand in Hand gehen. Das wiederum bildet idealerweise einen fließenden Übergang ins Engagement. Bei dem heutigen Wettbewerbsdruck auf Seiten der Arbeitgeber:in ist es unerlässlich, den gesamten Mitarbeiter-Life-Cycle und seine Übergänge zu optimieren. Gibt es zwischendrin eine Lücke, kann es sein, dass die:der Mitarbeiter:in im wahrsten Sinne des Wortes rausfällt. Die Folge sind unerwünschte Frühfluktuation bis hin zur mangelnden Performance der neu rektrutierten Mitarbeiter:in.

Digitalisierung schafft optimale Verknüpfung von Recruiting und Onboarding

Der meist digital durchgeführte Bewerbungsprozess ist abgeschlossen, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, und jetzt? In vielen Organisationen passiert nun erstmal nichts. Für HR ist die vakante Position besetzt, für die Fachabteilung ist der Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin noch zu weit weg, wenn diese:r erst in einigen Monaten die neue Stelle antritt. Die Kommunikation reißt dann leider viel zu oft komplett ab - niemand fühlt sich jetzt so richtig zuständig. Zumindest wenn es kein organisiertes und strukturiertes Onboarding-Konzept gibt. Bei immer noch 30% der Unternehmen kommt es vor, dass teuer rekrutierte Kandidat:innen dann noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen (siehe Abbildung).

Es genügt eben als Onboarding-Maßnahme nicht, neue Kolleg:innen am ersten Arbeitstag mit einem Strauß Blumen am Empfang zu erwarten. Entscheidend sind Onboarding-Instrumente, die direkt an die Recruiting-Maßnahmen anknüpfen. Personaler:innen und Führungskräfte unterschätzen diese Zeitspanne, die sogenannte Preboarding-Phase (Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag), und wie wichtig der Eindruck ist, den neue Mitarbeiter:innen von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf, sowie der Organisations- und Willkommenskultur bekommen. Hier kommt es darauf an, mit geeigneten Onboarding-Instrumenten, am besten digital, interessant aufbereitete Informations-Häppchen, Team-Videos, spielerische Umfragen zur Wissensvertiefung, Coffee-Meet-Ups, etc. anzustoßen, noch bevor der neue Mitarbeiter überhaupt seinen ersten Arbeitstag hatte. Daran anschließend fördert insbesondere ein digitaler EInarbeitungsplan eine begeisternde soziale und fachliche Integration. Dem neuen Mitarbeiter wird so von Anfang an gezeigt, dass er willkommen ist.

Diese Aspekte führen zu einer hervorragenden Onboarding-Experience

• Die hohe Erwartungshaltung aus Employer Branding und Recruiting erfüllen: Das beinhaltet, geleistete Versprechen aus dem Recruiting-Prozess (z. B. regelmäßige Informationen bis zum Arbeitseintritt oder Schulungen vor dem ersten Arbeitstag) einzuhalten.
• Eine wertschätzende Preboarding-Phase gestalten: Onboardees sollten spüren, dass man an sie denkt und sich alle im Team auf den Arbeitsantritt freuen.
• Alle administrativen Vorbereitungen treffen: Das umfasst nicht nur die Bestellung von Hardware und die Gestaltung des Arbeitsplatzes, sondern auch die Einrichtung von Zugängen, einer Mailadresse und die Aufnahme in entsprechende Verteiler / Terminserien, sowie die Vorstellung des Neuzugangs im Intranet.
• Den ersten Arbeitstag zu einem Erlebnis machen: Vergleichen Sie diesen Tag mit dem ersten Schultag – der, bzw. die Neue ist aufgeregt und bekommt von allen Seiten Input. Reduzieren Sie deshalb auf das wirklich Wichtige, bauen Sie »Erholungsphasen« ein und führen Sie ein abschließendes Gespräch am Ende des ersten Tages.
• Die fachliche Einarbeitung organisieren: Liefern Sie alle nötigen Informationen, damit die:der Onboardee erste Arbeitsaufträge einordnen und bearbeiten kann.
• Die soziale / kulturelle Integration fördern: Welche informellen Spielregeln gibt es in der Organisation? Wie sind die Regeln der Ansprache (Du / Sie / Wer bietet wie an)? Wen und was muss man zwangsläufig kennen, um »mitreden« zu können, etc.

Fazit: Um die im Recruiting-Prozess geschürten Erwartungen - z.B. durch Hervorheben einer besonders lockeren und hierarchiearmen Unternehmenskultur - auch weiterhin aufrechtzuerhalten, braucht es einen nahtlosen Übergang zwischen beiden Phasen. Den zuvor gemachten Versprechungen müssen direkt Taten folgen. Und nicht erst wenn die:der Mitarbeiter:in frustrierende erste Tage im Unternehmen verbracht hat, in denen sich keiner um sie:ihn gekümmert hat. Dann ist es oft schon zu spät. Ein digitaler Onboarding-Prozess , z.B. via App unterstreicht eine vorher angekündigte lockere, positive Arbeitsatmosphäre, indem sich das zukünftige Team schon mal dem Neuen vorstellt oder sie:ihn in seine eigenen sozialen Netzwerke mit aufnimmt. Hier gibt es viele kreative Möglichkeiten mit dem Neuzugang Kontakt aufzunehmen. Das schafft Vertrauen und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl schon vor dem ersten Arbeitstag. Der Gedanke an vorzeitige Abwanderung rückt in weite Ferne.

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