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Auch Social-Media-Daten müssen verwaltet werden

Was für Papier gilt, gilt auch für Daten in elektronischer Form.
Bild: Michael Bamberger

Mehr als ein Viertel der Unternehmen schafft es nicht, Social-Media-Inhalte zu verwalten. Gleiches gilt für Inhalte von Instant-Messaging-Diensten und der Cloud. Zu diesem Ergebnis kommt eine internationale Studie von Aiim und Iron Mountain.

In 28 Prozent der Unternehmen gibt es demnach niemanden, der für die Verwaltung von Inhalten aus den Social Media verantwortlich ist. Und dies gilt für Unternehmen weltweit. Bei Inhalten von Instant-Messaging-Diensten sind es sogar 38, bei Inhalten, die in der Cloud geteilt werden, 33 Prozent. Jedem zehnten Unternehmen gelingt es nicht einmal, etablierte Services wie E-Mails, Kundendaten oder Webseiten-Inhalte verantwortungsvoll zu managen.

Betrachtet man die rechtliche Seite, bewegen sich diese Unternehmen auf dünnem Eis, denn textbasierte Nachrichten wie beispielsweise Social-Media-Postings, unterliegen den gleichen Auflagen bezüglich Datenschutz, Compliance und Aufbewahrungspflichten wie Papierakten oder elektronische Geschäftsdokumente.

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Die Studiendaten geben Hinweise auf das Volumen und die Vielfalt an Informationen, die nun durch diese neuen Kanäle fließen. Im Schnitt verwenden europäische Unternehmen 37 verschiedene File-Sharing-Dienste und 125 Groupware-Applikationen. Zahlen des Marktforschungsunternehmens Radicati belegen ferner, dass allein Google Dropbox weltweit von vier Millionen Unternehmen verwendet wird. Hinzu kommt, dass sich Unternehmen selbst mit älteren Kommunikationskanälen wie der E-Mail noch schwer tun. Im vergangenen Jahr wurden weltweit in Summe durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag von Mitarbeitern gesendet oder empfangen.

Das Verwalten von Content in den digitalen Kanälen ist nicht ganz einfach, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer des Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain. Im Einzelfall müsse beurteilt werden, ob eine Social-Media-Nachricht als Dokument einzuordnen ist, für das die entsprechende Aufbewahrungspflicht gilt oder auch nicht. Dies sei jedoch, angesichts der steigenden Informationsflut aus verschiedenen Formaten, nicht ganz einfach. Das entstehende unkalkulierbare Risiko dürfe trotzdem nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

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Schlagworte zum Thema:  CRM, Digitalisierung, Datenschutz, Social Media, Big Data

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