Da wollen wir hin. In vielen Projekten ist die Richtung nicht klar. Deshalb scheitern sie. Bild: Corbis

Wann haben Sie zum letzten Mal ein Projekt erfolgreich abgeschlossen? Innerhalb des Zeitrahmens, ohne Kostenüberschreitung und so, dass der Kunde am Ende mit der Leistung zufrieden war? Eben. Viel zu selten. Unser Gastautor Benedict Gross gibt Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement im Marketing.

Projektmanagement macht heute jeder von uns unweigerlich. Es ist keine Aufgabe, die nur Spezialisten vorbehalten bleibt. Egal ob beruflich oder privat denken und arbeiten wir in Projekten. Ein Projekt, das ist ein einmaliges und neuartiges Vorhaben mit einem klaren Ergebnis zum Ziel, während es in seinem Zeitrahmen und Budget beschränkt ist. Oder einfach jede Aufgabe, die Sie als Projekt bezeichnen. 

Warum scheitern so viele Projekte?

Einen guten Ruf haben Projekte allerdings nicht: Es gibt zu viele davon, sie bedeuten Druck und Ärger, selten werden sie rechtzeitig oder innerhalb der geplanten Kosten fertig. Bis der Kunde schließlich zufrieden ist, hat er nicht selten eine komplett andere Lösung erhalten, als ursprünglich beauftragt war. 

Aber warum scheitern so viele Projekte? In der Praxis zeichnen sich regelmäßig drei Bereiche ab, in denen die Gründe liegen, wenn wir vor den Scherben einer guten Projektidee stehen: 

1) Kommunikation und soziale Konflikte: Die Projektpartner, Kunde und Lieferant, oder die Mitarbeiter im Projektteam haben sich nicht „verstanden“. Viel Zeit und Energie sind in Streit, Vorwürfe und Reibereien geflossen. Einigkeit bestand irgendwann nur noch darin, dass man sich uneins ist und darauf wurden dann die Kräfte fokussiert. Die Umsetzung des eigentlichen Projektauftrags wurde irgendwann zur Nebensache, wird vielleicht noch erledigt, aber weit entfernt von der Schönheit, die möglich gewesen wäre, hätte man nur zusammengearbeitet. 

2) Methodisch: Viel seltener als man denkt sind es wirklich Planungsfehler, die Projekte ins Straucheln bringen. Alle Planungsmethoden des Projektmanagements lassen sich heute googeln und Templates und Vorlagen gibt es zuhauf und frei verfügbar. Wenn es die Methoden sind, die ein Projekt zu Fall bringen, dann ist die Ursache eher grundlegender Natur und begann schon bei der Methodenauswahl: Etwa wenn mit großer Anstrengung versucht wird, Dinge zu einem Zeitpunkt zu planen, an dem sie sich noch gar nicht präzise planen lassen. Ein Beispiel: Wie soll ein detailliertes Leistungsverzeichnis erstellt werden, wenn die Anforderungen des Kunden noch gar nicht klar sind und auch erst während der Projektlaufzeit weiter spezifiziert werden können? Ein hoffnungsloses Unterfangen, akzeptiert man nicht schon in der Planung die groben Unschärfen der Spezifikation anstatt sie zu ignorieren oder zu überbügeln. 

3) In der Definition: Manchmal beginnt es schon damit, was überhaupt als „Projekt“ bezeichnet wird. Die gefühlte Flut von Projekten kann dadurch eingedämmt werden, dass wir uns klar überlegen, was wir als Projekt bezeichnen und in der Folge auch mit den entsprechenden Methoden angehen. Eine Aufgabe, die sich mit fünf Tätigkeiten auf einer To-Do Liste erledigen lässt, ist kein Projekt.

Kreativität UND Methodik 

Ein erfahrener Vorstand eines großen Konzerns hat mir einmal eine sehr treffende Metapher mitgegeben: Erfolg hat zwei Beine. Es braucht Kreativität und Fachkenntnis auf der einen Seite, genauso wie die methodische Fähigkeit zur Realisierung auf der anderen Seite. Nur wenn beide Beine gleich gut ausgeprägt sind, kann ein Projekt zum Erfolg werden. Ist eine Seite zu kurz, hinkt es von Anfang an. 

Was ist also das Geheimnis von Projektmanagement? Was macht die Kompetenz aus, eine gute Idee auch Realität werden zu lassen? Wahrscheinlich gibt es so viele Erfolgsgeheimnisse, wie es erfolgreiche Projekte gibt. Projektmanagement ist etwas sehr Individuelles, es muss immer angepasst werden, auf die spezifische Herausforderung und die eigenen Fähigkeiten und auf die jeweiligen Rahmenbedingungen. Es gibt aber ein Muster, das erfolgreiche Projektleiter auszeichnet: Sie denken vom Groben ins Detail. 

Projektmanagement: Keine Faustregeln, aber Muster

Jedes Projekt bewegt sich innerhalb von drei Dimensionen: Zeit, Kosten und dem Leistungsumfang. Die Zeit ist begrenzt durch eine Frist oder einen Abgabetermin und die Kosten müssen innerhalb eines bestimmten Budgets bleiben. Der Leistungsumfang steht mehr oder minder fest, er ist der Grund, warum ein Projekt überhaupt beauftragt wird. Es ist die Aufgabe von Projektleitern, diese drei Vorgaben einzuhalten und punktgenau zu liefern: Die beauftragte Leistung, innerhalb des geplanten Budgets und zum vereinbarten Zeitpunkt.

Erfolgreiche Projektleiter knacken dieses Dreieck mit System. Zuerst definieren sie mit ihrem Auftraggeber Ziele für das Projekt. Was ist das Motiv und der Sinn hinter dem Ergebnis, das vom Projekt geliefert werden soll? Woran kann überprüft und gemessen werden, wie erfolgreich es ist? Was darf es maximal kosten und wann muss es abgeschlossen sein? Erst wenn die Ziele und Kriterien für Ihre Messung geklärt sind, beginnt die eigentliche Planung, wiederum vom Groben ins Detail. Der Leistungsumfang wird aus dem Zielen abgeleitet und immer weiter detailliert, soweit es geht. Daraus ergeben sich die notwendigen Ressourcen, was also an Personal, Material und Geld vorhanden sein muss. Zuletzt kommt die Zeitplanung als dritte Achse der Projektplanung: Wer muss was wann machen.

Menschen entscheiden über Erfolg oder Scheitern

In der Theorie klingt das simpel, in der Praxis ist es selten so einfach. An irgendeiner Stelle gibt es immer Schwierigkeiten in der Planung. So will der Kunde vielleicht eine präzise Kostenkalkulation, weiß aber selbst noch nicht genau, was er am Ende eigentlich an Leistung haben möchte. Oder die Zeitplanung stellt sich als kritisch dar, weil mehrere Vorgänge exakt ineinandergreifen müssen und keinen Puffer zulassen. Für diese und noch viele weitere Herausforderungen gibt es Methoden, an denen sich der Profi zeigt. Ein ganzer Kanon an Methoden und Planungstechniken für Projekte ist heute verfügbar und laufend kommen neue hinzu.

Die große Kunst des Projektmanagements liegt allerdings noch an einer anderen Stelle. Über Erfolg oder Misserfolg entscheiden fast immer die Menschen in und um ein Projekt. Stakeholder werden solche Personen genannt, die ein Interesse an einem Projekt haben, etwa weil sie davon betroffen sind oder es Teil ihrer Agenda ist. Ihr Einfluss kann jedes Projekt zu Fall bringen, oder hinterher zu einem großen Erfolg werden lassen. Genauso wichtig sind das Projektteam und die Mitarbeiter, die an der Realisierung arbeiten. In kreativen Projekten sind Maschinen und Technik oft zweitrangig und austauschbar. Die entscheidende Komponente sind die smarten Köpfe, die mit guten Ideen und besonderen Fähigkeiten Dinge erschaffen, die so kein anderer umsetzen könnte.

Es geht um Führung

Ein Projektleiter muss deshalb nicht nur Planungsmethoden beherrschen, sondern vor allem mit Stakeholdern und Teams umgehen können. Er ist Führungskraft auf Zeit und unter Leistungsdruck. Auch dafür gibt es hilfreiche Ansätze und einiges Hintergrundwissen, das zum Rüstzeug eines Projektleiters gehört und sein Leben erleichtern kann. Während jeder Mitarbeiter und jeder Stakeholder für sich genommen individuell sind, so gibt es doch erwartbare Phänomene, die immer wieder auftreten, wenn Menschen zusammen arbeiten. Das sind zum Beispiel die Phasen, die jedes neue Team durchläuft, bis es sich geformt hat, oder Grundbedürfnisse von Menschen in sozialen Gruppen, oder auch die klassischen Schritte der Eskalation eines Konfliktes. Wer mit diesem Wissen gerüstet ist und mit einem wachen Blick auch für psycho-soziale Aspekte in Projekte geht, kann viele Fallstricke früh erkennen und teure Pleiten vermeiden.

Die gute Idee für ein kreatives Projekt kann ein unverdientes Geschenk sein. Ihre Umsetzung muss leider oft hart erarbeitet werden. Projektmanagement hilft dabei. Doch Achtung: Es geht nicht so sehr um bloße Methoden und Planungstechniken; elaborierte Planung mit Tabellenkalkulation kann helfen, muss aber nicht immer. Erfolgreiche Projektmanager haben ein ganzes Set von Kompetenzen für Kommunikation und Führung. Sie haben nie nur eine Planungsmethode zur Hand, sondern wählen flexibel aus, welche Methode für eine konkrete Herausforderung hilfreich ist.

Schlagworte zum Thema:  Projektmanagement, Marketing

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