Alles so schön bunt hier: Otto baut seinen Campus in Hamburg um. Damit kreative Mitarbeiter freier agieren können – und wollen. Bild: OTTO AG

New Work heißt das neue Zauberwort in Sachen Arbeitsorganisation. Alles soll flexibler, offener, freier und agiler werden. Neue Teamstrukturen, neue Formen der Zusammenarbeit. Und auch eine neue Büroarchitektur. Aber bunte Offices und Desk Sharing allein machen nicht produktiver. 

Diana Winzer, 34 Jahre alt, offen, klug, fröhlich und ansteckend begeistert von ihrem Job, leitet bei Otto in Hamburg ein Projekt namens Space. Space soll den Kulturwandel des Traditionsversenders in Architektur übersetzen. Den offiziellen Startschuss für eine neue Kultur gaben die Inhaber Michael und Benjamin Otto sowie die Führungsriege des weltweit zweitgrößten E-Commerce-Händlers im Dezember 2015. Ein nach außen sichtbares und zumindest für hanseatische Verhältnisse aufsehenerregendes Signal für diesen Wandel war die Einführung des konzernweiten „Du” im Januar 2016. Nun macht ein „Du” noch lange keine neue Unternehmenskultur. Allerdings: Für die Ottonen, wie sich die Mitarbeiter des Hauses gern selbst nennen, handelt es sich nicht um Kosmetik, die meinen das ernst mit dem Wandel. Und der schlägt sich handfest nieder, in der Art und Weise, wie sie arbeiten.

Baut Otto gewaltig um: Projektleiterin Diana Winzer. Bild: OTTO AG

Sechs Teams mit Leuten aus verschiedenen Otto-Firmen, Fachbereichen und Hierarchiestufen sitzen regelmäßig zusammen und diskutieren Ideen und Maßnahmen, die zum kulturellen Wandel beitragen könnten. Die Ergebnisse veröffentlichen sie im Intranet und im wöchentlichen Newsletter. Laut aktuellem Geschäftsbericht ist die „größtmögliche Transparenz für einen solchen Prozess essenziell". Denn eines sei klar: „Einen umfassenden kulturellen Wandel, wie ihn sich die Otto Group auf die Fahnen geschrieben hat, kann man nicht verordnen.”

New Work: Es geht um Wertschöpfung

„New Work” ist das Schlagwort zum Trend, der gerade durch deutsche Großunternehmen schwappt. Es geht darum, agil zu arbeiten, flexibel, abteilungsübergreifend, fehlertolerant, netzwerkorientiert und kollaborativ (zu deutsch: gemeinsam). Unabhängig vom Ort, Silos und Hierarchien überwindend, schnell, kundenfokussiert, in Teams, am besten mit Passion. Mitarbeiter sollen selbstbestimmter, eigenverantwortlicher, freier arbeiten. Unternehmen dynamischer, effizienter und produktiver werden. Das sind so im Groben die Versprechen von New Work. Man muss fein aufpassen: New Work ist kein moralisches Anliegen. Klar, es ist schön, wenn sich Mitarbeiter wohl fühlen. Letztlich aber sind Firmen nicht die Caritas, es geht bei New Work um Wertschöpfung.

Getrieben von Globalisierung und Digitalisierung müssen Unternehmen immer schneller und besser werden. Und das funktioniert bekanntlich nur mit einer Top-Mannschaft. Es gilt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jeder gern das Beste aus sich herausholt.

Neue Prozesse, neue Architektur

Parallel zur Neujustierung von Arbeitsweisen, Prozessen und Werten läuft die architektonische Neugestaltung. Es gehe, hat die Wirtschaftswoche in Zusammenhang mit dem Büro der Zukunft mal schön formuliert, um die Produktivitätssteigerung von Denkprozessen und um „Architekturdoping zur Steigerung der Arbeitslust”.

Die Gestaltung soll die neue Geisteshaltung sichtbar machen und das neue Arbeiten räumlich ermöglichen. Und so werden derzeit in etlichen Großunternehmen Wände eingerissen, Glaskästen montiert, Polstermöbel geordert, ganze Kaffeehausambiente nachempfunden, fröhliche Kunst wird gekauft und die IT angepasst.

Arbeiten, wo immer man möchte

Otto beispielsweise bietet seit kurzem 200 WLAN-fähige Sitzplätze auf dem neu geschaffenen „Boulevard”, einer Außenfläche auf dem Werksgelände, wo Mitarbeiter arbeiten können, sollte in Hamburg die Sonne scheinen. 30 Bäume für das Areal wurden im Herbst gepflanzt, ein Outdoor-Bistro ist im Bau. Damit die Idee vom ortsunabhängigen Arbeiten kein Lippenbekenntnis bleibt, beschloss der Otto-Vorstand, alle rund 4350 Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten auszustatten, die sie selbstverständlich auch im Homeoffice nutzen können.

Und auch sonst scheut der Händler keine Kosten und Mühen: Die Neugestaltung der alten Bausubstanz ist auf sieben Jahre angelegt. Wenn sie 2022 abgeschlossen sein wird, sind 90.000 Quadratmeter frisch designt. Winzers Space-Team ist interdisziplinär; involviert sind Kollegen aus der internen Bauabteilung und dem Flächenmanagement, der Betriebsrat, Experten aus verschiedenen Abteilungen und Nachwuchsführungskräfte. Als externe Spezialisten hat Winzer Workplace-Berater, wie etwa Raum- und Farbpsychologen (blau = konzentrationsfördernd, grün = aktivierend, grau = ermüdend), hinzugezogen.

Frische Ideen brauchen frisches Ambiente 

Ok, wer sich die grauen Büroblocks von Otto in Hamburg-Bramfeld anguckt, weiß: Hier ist eine Modernisierung dringend angeraten. Die Ästhetik ist sehr, sehr weit entfernt von jener in Berliner Start-up-Lofts, vom Wohlfühlambiente bei hippen Internet-Playern oder in den durchdesignten Büros á la Google. Noch. Denn den Hamburgern ist längst klar, dass sie auch für die Arbeitsplatzgestaltung etwas tun müssen, wenn sie ihre wertvollen Mitarbeiter binden und neue finden wollen. Derzeit sucht das Unternehmen rund 300 kluge Köpfe mit IT-, E-Commerce- und Online-Marketing-Know-how. Eine schöne und funktionale Arbeitsumgebung dürfte die Entscheidung für Otto als Arbeitgeber zumindest erleichtern.

Räumliche Trennung ist geistige Trennung

Gut drei Jahre nach dem Start von Space sollen bereits rund 1200 Kollegen in modernen Räumen arbeiten; dann sitzt jeder von ihnen an seinem ergonomischen Arbeitsplatz; die Großraumatmosphäre wird mit schicken Trennwänden und Regalen gemildert, integrierte Glaszellen dienen als Rückzugsort oder für Besprechungen, in sogenannten Social Spaces trifft man sich in Café-Atmosphäre zum schnellen Austausch oder auch für längere Meetings; Details wie beschreibbare Flächen, Kanban-Tafeln, wohl gewählte Farben, eine gute Akustik, ausgeklügelte Beleuchtung, gestaltete Wände sowie eben die flexible IT sollen dazu beitragen, dass Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus gern und produktiv arbeiten. Im großen Hauptgebäude wird es nur noch drei statt 15 Einzelbüros pro Etage geben.

Kein Geld für Überflüssiges

„Der kultureller Wandel soll durch Nähe befördert werden. Eine räumliche Trennung ist oft auch eine geistige Trennung; durch offenere Flächengestaltung kommen Zusammenarbeit und spontane Vernetzung zustande”, erklärt Winzer, die früher als Projektleiterin bei SAP arbeitete und ein bekennender Fan von Change-Prozessen ist. Sie stellt unmissverständlich klar, dass Otto kein Geld für Überflüssiges aus dem Fenster wirft. Ein buntes Bällebad für Mitarbeiter wirds nicht geben. „Otto will das gleiche, was die Mitarbeiter wollen: ein produktives Arbeitsumfeld, das unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützt, in dem man sich wohlfühlt und das die Leistung fördert. Die Wünsche gehen gar nicht weit auseinander.”

Gefragt, was die Grundpfeiler der neuen Gestaltung sind, antwortet Winzer wie aus der Pistole geschossen: „Konzentration, Kollaboration und Kommunikation!” Und sie schiebt noch nach: „und Spaß, technologischer Wandel, Kreativität, aber vor allem Wertschätzung für unsere Mitarbeiter”.

Bitte Ruhe! Gilt auch für New Work

Dass Otto dem Thema Konzentration und – wie in internen Space-Konzepten nachzulesen ist – der Privatsphäre und Rückzugsmöglichkeiten eine so hohe Bedeutung beimisst, unterscheidet das Unternehmen deutlich von anderen, die derzeit mit modernen Bürotürmen von sich reden machen. Viele Firmen wollen Teamwork und agiles Arbeiten vor allem dadurch befördern, dass sie Open Spaces (vulgo: Großflächen) und Desk Sharing etablieren (was bedeutet: Ich muss mir jeden morgen den Trolley mit meinen Unterlagen holen und einen freien Arbeitsplatz suchen).

Vielleicht liegt die Wertschätzung der Privatsphäre darin begründet, dass das Gros der Otto-Mitarbeiter seit jeher in Großraumbüros arbeitet und das Unternehmen deshalb sehr genau weiß, wie wichtig es für die Produktivität ist, ruhige Arbeitsflächen zu schaffen. Bei der Mitarbeiterbefragung zu Space im Jahr 2014 monierten viele Ottonen die Geräuschkulisse, die bislang herrschte.

Man kann nicht ständig agil und disruptiv sein

Tatsache ist ja: Wir können gar nicht ständig total agil, kollaborativ, kreativ, disruptiv und innovativ sein, sondern müssen manchmal schlicht Aufgaben abarbeiten oder vielleicht auch mal allein vor uns hinbrüten, um Projekte voranzubringen. Dazu bedarf es: Ruhe. Viele Menschen möchten diese Ruhe an ihrem eigenen Schreibtisch haben.

Hält den Hype um Desk Sharing für gefährlich: Prof. Dr. Christian Scholz, Universität des Saarlandes. Bild: Christian Scholz

Die Mitarbeiter der HypoVereinsbank im neu gestalteten Münchner HVB-Tower suchen sich allmorgendlich einen neuen Platz. Im Neubau der Deutschlandzentrale von Microsoft, ebenfalls in der bayerischen Landeshauptstadt, stehen für 1900 Mitarbeiter überhaupt nur 1100 Arbeitsplätze zur Verfügung. Das Software-Haus hat errechnet, dass Teile der Belegschaft permanent woanders sind – im Homeoffice, auf Reisen, im Urlaub, krank, in externen Besprechungen, beim Kunden. Microsoft hat die Anwesenheitspflicht abgeschafft und verfolgt laut Eigenangaben das Konzept des „Work-Life-Flow”: Demnach ist frei nach Heraklit in der neuen digitalen Arbeitswelt alles im Fluss. Starre Grenzen zwischen Teams, Abteilungen oder Hierarchie-Ebenen gibts nicht mehr. Das Unternehmen stelle „den Menschen in den Mittelpunkt, emanzipiert von Raum und Zeit”, heißt es in einer offiziellen Mitteilung zur Eröffnung im September 2016.

Wo sitzt die Kollegin heute? Eine App hilft

Für alle, die einen räumlich emanzipierten Kollegen im rund 26.000 Quadratmeter großen Schwabinger Microsoft-Gebäude mit seinen elf Dachterrassen, den Think Spaces (hochkonzentriertes Alleinarbeiten), Share & Discuss Spaces (kreativer Austausch und spontane Treffen),  Converse Spaces (abstimmungsintensive Zusammenarbeit im Team) oder Accomplish Spaces (Aufgaben, die erledigt werden müssen) suchen, gibt es die App „Find me”.

Keine Frage: Bürofläche ist in schönen Städten verdammt teuer. Ja: Unter Nachhaltigkeitsaspekten ist es eine wirklich gute Idee, nicht mit Flächen, Büroausstattung und Energie herumzuaasen. Und sicherlich: Kein Mensch will mehr in 80er Jahre-eierschalengelbgrauen Bürozellen arbeiten. Trotzdem gibt es aber auch Argumente gegen das radikale Desk Sharing.

Kontraproduktive Architektur 

„Architektur wird völlig unterschätzt, insbesondere in ihrer Kontraproduktivität!”, ist Dr. Christian Scholz überzeugt. Der Professor für Organisation, Personal- und Informationsmanagement an der Universität des Saarlandes hält den Hype um Desk Sharing und Großraumbüros für ausgemachten Humbug und verweist zur Stärkung seiner Argumentation mal flugs auf die Menschheitsgeschichte: „Es ist ja nicht grundsätzlich alles falsch, was wir im letzten Jahrtausend gemacht haben. Dazu gehört, dass wir keine Nomaden mehr sind. Wir sind sesshaft.”

Der Mensch brauche einen eigenen Raum und Privatsphäre, um konzentriert arbeiten zu können. Ersteres spricht dagegen, sich jeden Morgen einen neuen Schreibtisch zu suchen, letzteres ist ein klares Argument gegen Großflächen. Scholz hält Open Spaces, in denen permanent Menschen durcheinander laufen, für wenig arbeitsförderlich.

Wir sind keine Nomaden mehr

Das gilt auch für den Nachwuchs: Der Wissenschaftler beschäftigt sich in seinem Buch „Generation Z” intensiv mit Haltungen, Wünschen und Ansprüchen von jungen Leuten und siehe da: Auch die möchten gern einen festen Schreibtisch, den sie – womöglich mit Familienfoto, Kaktus & Co – in Besitz nehmen können. „Wir brauchen beides: die Privatsphäre, in der wir ruhig und konzentriert arbeiten, und Kreativzonen, in denen Ungeplantes, Kreatives entsteht”, erklärt Scholz. Auch die jungen Leute wünschten sich eine Kombination aus beidem. „Es ist gut, dass Unternehmen neue Ideen haben, sie sollten aber nicht einfach von Einzelbüros auf Großraum switchen, sondern noch einen Schritt weitergehen, beide Welten verbinden und daraus eine neue Kultur entstehen lassen”, empfiehlt Scholz.

Großraumbüros total unbeliebt

Auch die aktuelle Studie „Office of the future?“ von Immobiliendienstleister Savills und Unternehmensberatung Consulting cum laude nimmt die Vorstellungen der Generationen X (Jahrgänge 1964 bis 1981) und Y (Jahrgänge 1982 und 2000) unter die Lupe. Auch hier das Ergebnis: Beide Generationen lehnen das Arbeiten im Großraumbüro tendenziell ab und bevorzugen Einzelbüros oder Räume mit wenigen Mitarbeitern, am liebsten übrigens in Innenstadtlage. Der Trend ist deutlich: 94 Prozent der Generation Y und 96,5 Prozent der Generation X gaben an, dass ihnen ein fester Arbeitsplatz mit Tisch und Sitzplatz äußerst wichtig bis wichtig ist. Zugleich würden 60 Prozent der Befragten die Hälfte ihrer Arbeitszeit gern im Home-Office verbringen. Das sind teure Ansprüche.

Für die Immobilienexperten von Savills ist der Siegeszug des Desk Sharing über kurz oder lang schon aus wirtschaftlicher Sicht unvermeidbar: Im Kontext des sinkenden Angebots bei steigender Nachfrage von Büroflächen vor allem in zentralen Lagen der Top-Standorte in Deutschland sei eine derzeitige Fläche von 26 Quadratmeter pro Kopf – eine der höchsten Büroflächen pro Person weltweit – in Zukunft nicht mehr haltbar, schreibt das Unternehmen. Wer also im schicken City-Büro arbeiten will, wird sich wohl mittelfristig mit weniger Platz begnügen müssen.

Der Sieg des Controlling über die Vernunft

Ob Desk Sharing eine kostengünstige Lösung ist?  Markus Väth, Berater und Buchautor („Arbeit – die schönste Nebensache der Welt. Wie New Work unsere Arbeitswelt revolutioniert”) warnt vor einem Wertschätzungsproblem. Bei Mitarbeitern könne der Eindruck entstehen, sie seien ihrem Arbeitgeber nicht mal mehr einen eigenen Schreibtisch wert. „Ich verstehe den betriebswirtschaftlichen Gedanken, aber ich bin Psychologe und überzeugt, dass die Unternehmen das Gegenteil dessen erreichen, was sie wollen. Meines Erachtens ist Desk Sharing ein Training für Illoyalität.” Wer nicht mal einen festen Arbeitsplatz habe, fühle sich austauschbar. Wer sich austauschbar fühlt, dem fällt ein Jobwechsel viel leichter.

 Großraumbüros hält Väth „für den Sieg des Controllings über die Vernunft”. Dort sei ein konzentriertes, produktives Arbeiten nicht möglich. „Das Auge können sie zumachen, das Ohr nicht.” Entscheiden sich Unternehmen für Großflächen und Desk Sharing, müsse beides gut organisiert sein. Väth rät dazu, Kommunikationsregeln festzulegen, die zum Beispiel das Problem der permanenten Ansprechbarkeit lösen. Darf jeder jederzeit an jeden Kollegen herantreten und ihn bei seiner Arbeit stören? Wenn nicht, wann darf er denn? Und wie steht es eigentlich mit vertraulichen Gesprächen?

Väth erzählt von Führungskräften, die für derlei Telefonate zum zwei Straßen entfernten Bäcker laufen, um dort mal ungestört und ungehört zu telefonieren. Er berichtet auch von einer Fachhochschule, die die aus gut gemeinten Kultur- und Transparenzgründen ausgebauten Türen wieder einbauen ließ. Cubes, Boxen, Käfige – oder wie immer man die im Wortsinn stillen Orte innerhalb von Großflächen auch nennen will – seien deshalb eine gute Sache.

Ist Teamwork wirklich immer produktiver?

Mit dem Einzug von New Work wird Teamwork gleichsam als heiliger Gral für Fortschritt, Innovation und Wachstum gefeiert. Wechselnde Teams, im Sinne der Diversität am besten mit möglichst unterschiedlichen Menschen besetzt, bringen Projekte nach vorn, so der feste Glaube. Was sicherlich nicht grundsätzlich falsch ist, man denke nur an Amazons berühmte Zwei-Pizzen-Teams, die das Unternehmen an die Weltspitze gebracht haben. Für Amazon-Chef Jeff Bezos darf ein Team nur maximal so groß sein, dass alle Mitglieder von zwei Pizzen satt werden. (Keine Sorge, Sie müssen künftig nicht im Duo arbeiten: US-Pizzen sind deutlich größer als die hiesigen.)

Doch bei allen Vorteilen von Teamwork: Es ist kein alleinseligmachendes Erfolgsinstrument. Laut Inga Michler von „Die Welt” hat sich Teamarbeit „zu einer Gefahr für die Wirtschaft entwickelt, die existenziell werden kann. Sie kostet die Unternehmen: Ideen, Arbeitskraft, Effizienz, also auch Geld.” Die Wissensarbeiter der Moderne kämen kaum noch dazu, zu denken und eigene Ideen zu entwickelt, weil sie einen immer größeren Teil ihrer Arbeitszeit mit E-Mails, Meetings und Telefonkonferenzen verbrächten.

Schöne neue Arbeitswelt: "Wir stehen erst am Anfang", meint Ibrahim Evsan. Bild: Evsan, Ibrahim

Dr. Lars Vollmer, Unternehmer  und Buchautor („Zurück an die Arbeit – Wie aus Business-Theatern wieder echte Unternehmen werden”), ist überzeugt, dass die Menschen „es hassen, sich mit dem ganzen Drumherum zu befassen: Meetings, Planungsrunden, Mitarbeitergespräche”. Stattdessen würden sie einfach gern ihren Job machen, zur Wertschöpfung beitragen und somit Sinnvolles tun.

Die Bürogebäude als solche seien immer auch ein Statement nach außen, und ja, sie seien auch ein Strukturmerkmal, das die Kultur beeinflussen könne. Aber womöglich haben die Arbeitsräume gar nicht so viel Einfluss auf Leidenschaft und Ergebnis von Arbeit: „Viele Start-ups haben in Garage angefangen. Die hatten eine Idee, es spielte keine Rolle, wo”, gibt Vollmer zu bedenken. Leute, die modern ticken, kann man vermutlich in alte Büros setzen und sie bringen Top-Leistung. Umgekehrt siehts schlecht aus.

Keinen Bock auf Streitereien

Ibo Evsan ist einer, der in puncto Start-up sehr genau Bescheid weiß, denn er hat sie reihenweise erfolgreich aus der Taufe gehoben. Seiner Meinung nach ist ein Großraumbüro immer dann „unfassbar gut”, wenn eine Firma neu gegründet wird, denn alle bekommen alles mit. Spätestens wenn das Unternehmen größer wird, immer mehr Investorengespräche anstehen und Vertrauliches verhandelt werden muss, wird der Großraum zum Störfaktor.

Aber die Frage nach der besten Raum-Variante stellt sich Evsan gar nicht mehr. „Die Frage lautet – immer vorausgesetzt wir sprechen von Wissensarbeitern – vielmehr: Brauchen wir Büros?” Und er antwortet sich gleich selbst: „Wir wissen nicht wofür.”

Evsan und sein Team arbeiten mit Slack, einem webbasierten Messaging-Dienst, der mit allen möglichen Features eine virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht. Das brauche ein bisschen Übung, räumt Evsan ein. Ob man sich nicht mal ins Auge sehen müsse? „Klar, wir treffen uns, auch mehrfach die Woche, aber doch nicht jeden Tag!”, erwidert der Unternehmer. Er ist überzeugt, dass Menschen flexibler arbeiten wollen und werden. Homework werde sich schon deshalb durchsetzen, weil  Mitarbeiter „keinen Bock auf Streitereien in Konzernen haben oder darauf, in Meetings herumzusitzen mit Leuten, die sich nicht mögen”.

Seine Quintessenz angesichts der neuen Arbeitswelt: Wir sind ganz am Anfang.

Improve your office space

Learning 1:  New Work fordert agiles, flexibles, orts- und raumunabhängiges Arbeiten. Das schlägt sich in einer neuen Büroarchitektur nieder. Reine Großraum- oder Einzelbüros haben ausgedient. Wichtig ist ein Mix aus Flächen, der sowohl konzentriertes Arbeiten als auch verschiedene Arten des Teamwork ermöglicht.

Learning 2: New Work ist keine moralische Kategorie. Ziel ist es letztlich, die Produktivität zu steigern. Dass Mitarbeiter sich wohler fühlen, ist ein willkommener Nebeneffekt – ob er tatsächlich langfristig anhält, bleibt abzuwarten.

Learning 3: Unternehmen sollten gut darüber nachdenken, ob Desk Sharing und hoch flexibles Arbeiten langfristig Kosten – in Form von Fläche, Ausstattung, Energie – spart oder ob es sie nicht am Ende teuer zu stehen kommt, weil die Mitarbeiter sich austauschbar fühlen und schneller wechseln.

Learning 4: Das schönste und modernste New Work-Architekturkonzept nützt rein gar nichts, wenn die Unternehmenskultur traditionell, hierarchisch und unflexibel bleibt.

Schlagworte zum Thema:  Digital Leadership, New Work

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