11.09.2012 | Top-Thema Rechtssicheres E-Mail-Marketing

Was Sie über die Einwilligung wissen müssen, Teil 2

Kapitel
Opt-ins können auf verschiedenen Wegen eingeholt werden und sind dann auch "haltbar".
Bild: Haufe Online Redaktion

Einwilligungen können nicht nur digital eingeholt werden, sondern auch per Post und unter Umständen sogar per Telefon. Was Sie beachten müssen und wie lange die generierten Opt-ins gültig sind, erfahren Sie hier.

Wann postalische oder telefonische Einwilligungen gelten:

Bei der Einholung eines Opt-in per Postweg müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Die Einwilligung darf nach verbreiteter Meinung nicht zur Voraussetzung für den Erhalt einer anderen Leistung gemacht werden.

• Auf dem Formular muss eine Datenschutzbelehrung enthalten sein.

• Eine Einwilligung ist nur gültig, wenn diese eine Unterschrift der Person enthält.

• Sofern die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen eingeholt wird, sind eine gestalterisch deutliche Hervorhebung sowie das Ankreuzen einer (nicht vorangekreuzten) Checkbox nahe der Einwilligungserklärung erforderlich.

Aufgrund von Beweisproblemen empfiehlt sich die (grundsätzlich rechtlich mögliche) Einholung einer telefonischen Einwilligung für das E-Mail Marketing nicht.

• Um eine Einwilligung einer Person am Telefon zu belegen, müsste das Telefongespräch mitgeschnitten werden, was wiederum eine Einwilligung des Telefonpartners konkret in die Aufzeichnung zu Beweiszwecken erfordern würde und nicht praktikabel ist (es ist davon auszugehen, dass eine solche von einem großen Teil der Telefonpartner nicht erteilt werden wird).

• Die Neuregelungen im Bundesdatenschutzgesetz erfordern darüber hinaus auch, dass das Unternehmen dem Kunden bei telefonischen Opt-ins den Inhalt seiner Einwilligung schriftlich bestätigt. Ob trotz des Wortlauts der neuen Vorschrift auch eine Bestätigung in Textform ausreicht, wird zurzeit in der Literatur diskutiert. Es liegt noch keine Rechtsprechung vor.

Wie lange Einwilligungen gültig sind:

Generell gelten Einwilligungen für den jeweils beschriebenen Umfang. Solange sich der Empfänger nach dem Erhalt eines Newsletters nicht wieder austrägt, gilt seine Einwilligung für jede weitere Ausgabe des Newsletters. Erfolgt jedoch keine Nutzung der Einwilligung durch Zusenden von E-Mails, so verfallen die ausgesprochenen Zustimmungen wohl in der Regel nach ein bis zwei Jahren. Daher sollten Sie folgendes beachten:

• Der erste Newsletter Versand sollte zeitnah zum eingeholten Opt-in erfolgen.

• Die Zeitspanne zwischen zwei Newslettern sollte nicht zu lang sein. Erfahrungsgemäß nicht weniger als vier Mal pro Jahr.

• Enthält ein Empfänger eine lange Zeit keine Newsletter, ist davon auszugehen, dass die Einwilligung nicht mehr besteht. Wann dieser Zeitpunkt ist, hängt vom Einzelfall und sicher auch von dem zuständigen Gericht ab. Das Landgericht München hat in einer Entscheidung einmal 17 Monate als zu lang angesehen. Wenn man hier kein Risiko eingehen will, sollte man nicht länger als ein Jahr warten. In bestimmten Fällen, in denen Newsletter vor der Unterbrechung in sehr kurzen Intervallen erfolgten, kann sogar eine kürzere Frist angemessen sein.

• Alte Adressbestände sollten vor ihrer Nutzung auf Aktualität überprüft werden.

• Eine Reaktivierung einer Adresse nach langem Nichtgebrauch ist nur nach erneuter Einwilligung des Empfängers zulässig.

Schlagworte zum Thema:  E-Mail-Marketing, Dialogmarketing

Aktuell

Meistgelesen