18.05.2015 | Top-Thema 5 Erfolgsfaktoren für die agile CRM-Einführung

5 Tipps für die erfolgreiche CRM-Implementierung

Kapitel
Einfach so mal eben "agil" ein Projekt zum Erfolg führen – das geht leider nicht.
Bild: Eric Audras / PhotoAlto

In der Praxis verstehen oft nicht alle dasselbe unter agiler Methodik. Unklarheiten oder unsauberes Arbeiten gefährden dann den Projekterfolg. Die folgenden fünf Punkte sollten darum für eine erfolgreiche agile CRM-Einführung berücksichtigt werden.

1. Enge Abstimmung zwischen Auftraggeber und -nehmer

In der klassischen agilen Vorgehensweise nach Scrum finden zyklisch (z.B. alle zwei Wochen) sogenannte Sprints statt. Das bedeutet, dass nach jedem Sprint Zwischen-ergebnisse präsentiert und besprochen werden. So können Änderungswünsche und neue Ideen früh aufgenommen und bei Bedarf in den Plan integriert werden. Die enge Zusammenarbeit zwischen Implementierungspartner und Auftraggeber ist der große Vorteil der agilen Methodik.

2. Das wichtigste zuerst: Priorisierung

Ein wichtiges Prinzip der agilen Softwareentwicklung ist es, Prioritäten zu setzen. Viele Unternehmen scheuen diese Aufgabe. Der nachvollziehbare Einwand lautet, alle Punkte des Lastenheftes verfügen über hohe Prioritätsstufen. Dennoch ist dieser Schritt für alle Parteien hilfreich, denn er bestimmt maßgeblich wie anwenderfreundlich die Lösung am Ende gestaltet sein wird. Sind Analysen und Kampagnen wichtiger, weil in letzter Zeit viele Kunden abgewandert sind? Oder geht es erst einmal grundsätzlich darum, Struktur in Vertrieb und Marketing zu bringen und die Mitarbeiter an den Einsatz einer Software heranzuführen. Dann sollte mehr Wert auf eine einfache Bedienbarkeit und eine nutzerfreundliche Oberfläche gelegt werden. Das Festlegen der Prioritäten entscheidet darüber, was als erstes umgesetzt wird, aber auch welchen Funktionsumfang eine erste, praxistaugliche Version mindestens haben muss.

Ein Backlog erlaubt es, neue Anforderungen einzuordnen.

Eine gut priorisierte Anforderungsliste, im agilen Kontext Backlog genannt, erlaubt außerdem die Einordnung von neuen Anforderungen, die während des Projektes entstehen. Stellt sich beispielsweise heraus, dass ein neues Feature wichtiger ist als bestehende in der Liste, so wird es mit hoher Priorität ins Backlog aufgenommen. Erfahrene Projektleiter unterstützen ihre Kunden bei diesem agilen Priorisierungs- und Entscheidungsprozess und behalten den Umfang aller Features stets im Blick.

Limit your Work in Progress.

3. Hinter den Kulissen: Das Team stärken

Die agile Projektmethode zielt darauf ab, dem Team mehr Verantwortung und kreative Mitbestimmung einzuräumen. Die Erfahrung zeigt, dass hierdurch bessere Ergebnisse erzielt werden – nicht zuletzt durch eine höhere Identifikation und Zufriedenheit der Beteiligten. Dabei werden crossfunktionale Teams gebildet, um so viel unterschiedliches Know-how wie nötig zusammenzubringen. Die Teammitglieder arbeiten eng zusammen und unterstützen sich gegenseitig. Hierdurch wird das vorhandene Know-how gestreut und alle Beteiligten können von einer Gruppe spezialisierter Individualisten zum echten Team reifen.

4. Limit your Work in Progress – der agile Prozess

In agilen Projekten sollen dem Kunden regelmäßig funktionsfähige Entwicklungssta-dien der Software zur Verfügung gestellt werden. Deshalb ist es wichtig, kleinere Pakete zu implementieren, die innerhalb eines Sprints abgeschlossen werden können: Limit your Work in Progress. Diese simple Wahrheit, nämlich nicht zu viele Dinge auf einmal anzufangen, sondern möglichst eines nach dem anderen zu erledigen, ist in großen Projekten nicht so selbstverständlich wie es scheint. Sie ist aber Voraussetzung dafür, wirklich agil und damit Just-in-Time auf Veränderungen im Projekt zu reagieren.

Gerade die Flexibilität agiler Projekte erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin.

Ein weiteres wichtiges Element in agilen Projekten ist die Visualisierung der Arbeitsschritte. Der Fortschritt innerhalb eines Sprints wird dabei beispielsweise mit Karteikarten an einem Board dargestellt, um den Überblick zu behalten. Gerade bei größeren oder verteilten Projekten bietet sich ein digitales Projektmanagement-Tool an.

5. Das Warum ist entscheidend

Viele Projektmanager stellen sich Methoden wie Scrum und Kanban wie ein Hippie-Festival vor: gute Stimmung, viel Freiheit und eine Menge Chaos. Dabei erfordert gerade die Flexibilität, die diese Vorgehensweise für den Kunden und das Projektteam mit sich bringt, ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Manche Unternehmen möchten agil arbeiten und "machen dann ein bisschen Scrum oder Kanban". Diese Vorgehensweise erzielt in der Regel nicht den gewünschten Erfolg.

Das Ganze ist mehr als die Summe der Einzelteile

Denn auch bei Scrum und Kanban ist das Ganze mehr als die Summe der Einzelteile. Dabei ist das Verständnis, warum die einzelnen Mosaiksteine der Vorgehensweise wichtig sind, um in der Summe einen großen Vorteil zu erreichen, essentiell. Denn nur wenn allen der Mehrwert der neuen Meetings, Prozesse und Tools klar ist, sind diese nicht mehr ein notwendiges Übel, sondern wichtige Bausteine für ein erfolgreicheres Arbeiten.
Dies setzt voraus, dass die Team-Mitglieder eine gute Basisschulung genießen, eine Neuimplementierung von Scrum oder Kanban durch einen erfahrenen Agilen Coach begleitet wird sowie die Bereitschaft vorhanden ist, neue Dinge auszuprobieren und alte Gewohnheiten über Bord zu werfen.

Schlagworte zum Thema:  CRM, CRM-Systeme, Projektmanagement

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