Mindestanforderungen an das Risikomanagement 2021 / BTO 1.1 Funktionstrennung und Votierung

1

Maßgeblicher Grundsatz für die Ausgestaltung der Prozesse im Kreditgeschäft ist die klare aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung. Bei kleinen Instituten sind unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen hinsichtlich der Funktionstrennung möglich. Erläuterung: Erleichterungen für kleine Institute Soweit ein Festhalten an der Einhaltung der geforderten Funktionstrennung zwischen der Marktfolge bzw. sonstiger marktunabhängiger Funktionen und dem Markt bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung angesichts der geringen Größe des Instituts nicht mehr verhältnismäßig ist, kann auf die Funktionstrennung verzichtet werden, wenn durch die unmittelbare Einschaltung der Geschäftsleitung in die Vergabe risikorelevanter Kredite eine ordnungsgemäße, den bestehenden Risiken angemessene Handhabung des Kreditgeschäfts sichergestellt bleibt. Insoweit müssen die Bearbeitung und die Beschlussfassung von risikorelevanten Krediten von der Geschäftsleitung selbst durchgeführt werden. Abwesende Geschäftsleiter müssen im Nachhinein über Entscheidungen im risikorelevanten Geschäft informiert werden. Diese Erleichterung kann in Anspruch genommen werden, wenn in einer Gesamtbetrachtung folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Das Kreditvolumen beträgt höchstens 100 Mio. Euro, es gibt nur zwei Geschäftsleiter und das Kreditgeschäft ist einfach strukturiert. Erläuterung: Kredite an Mitarbeiter Bei Krediten an Mitarbeiter und an Geschäftsleiter können die aufbauorganisatorischen Anforderungen regelmäßig nicht eins zu eins umgesetzt werden, da es vor allem am Bereich Markt fehlt. Grundsätzlich hat bei solchen Kreditentscheidungen eine geeignete Stelle, die nicht in die Kreditbearbeitung einbezogen ist (z. B. die Personalabteilung), mitzuwirken. Die eigentliche Bearbeitung kann ggf. auch von den für die Kreditbearbeitung zuständigen Mitarbeitern durchgeführt werden.

2

Abhängig von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt des Kreditengagements erfordert eine Kreditentscheidung zwei zustimmende Voten der Bereiche Markt und Marktfolge. Weitergehende Beschlussfassungsvorschriften (z. B. KWG, Satzung) bleiben hiervon unberührt. Soweit die Entscheidungen von einem Ausschuss getroffen werden, sind die Mehrheitsverhältnisse innerhalb eines Ausschusses so festzulegen, dass der Bereich Marktfolge nicht überstimmt werden kann. Erläuterung: Darstellung der Voten und materielle Plausibilitätsprüfung Die zusammenfassende Darstellung der Voten in einem Dokument ist möglich. Die (positive) marktunabhängige Votierung kommt in diesem Fall durch die Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters zum Ausdruck. Dabei darf es sich nicht um eine Gefälligkeitsunterschrift handeln. Der marktunabhängigen Votierung hat je nach Zuordnung der Kreditprozesse auf den Markt und den marktunabhängigen Bereich zumindest eine materielle Plausibilitätsprüfung zugrunde zu liegen. Im Rahmen der materiellen Plausibilitätsprüfung brauchen die bereits im Markt durchgeführten Tätigkeiten nicht wiederholt zu werden. Vielmehr stehen die Nachvollziehbarkeit und die Vertretbarkeit der Kreditentscheidung im Vordergrund. Hierzu zählt die Überprüfung der Aussagekraft des Markt-Votums und inwieweit die Kreditvergabe der Höhe und der Form nach vertretbar ist. Die Intensität der materiellen Plausibilitätsprüfung hängt ferner von der Komplexität der zu beurteilenden Kreditgeschäfte ab. Der für die marktunabhängige Votierung zuständige Mitarbeiter muss dabei zumindest Zugang zu allen wesentlichen Kreditunterlagen besitzen.

3	Bei Handelsgeschäften sind Kontrahenten- und Emittentenlimite durch eine Votierung aus dem Bereich Marktfolge festzulegen.

4

Für Kreditentscheidungen bei Geschäften, die unter Risikogesichtspunkten als nicht wesentlich einzustufen sind, kann das Institut bestimmen, dass nur ein Votum erforderlich ist ("nicht-risikorelevante Kreditgeschäfte"). Vereinfachungen sind auch dann möglich, wenn Kreditgeschäfte von Dritten initiiert werden. Insoweit ist die aufbauorganisatorische Trennung zwischen Markt und Marktfolge nur für Kreditgeschäfte maßgeblich, bei denen zwei Voten erforderlich sind. Falls ein zweites Votum nicht erforderlich sein sollte, ist eine angemessene Umsetzung der Anforderungen in BTO 1.2 sicherzustellen. Erläuterung: Abgrenzung zwischen risikorelevantem und nicht-risikorelevantem Kreditgeschäft Die Abgrenzungen zwischen risikorelevantem und nicht-risikorelevantem Kreditgeschäft sind von jedem Institut eigenverantwortlich und unter Risikogesichtspunkten festzulegen. Zu den nicht risikorelevanten Kreditgeschäften dürfte z. B. regelmäßig das standardisierte Mengengeschäft zu rechnen sein. Erläuterung: Initiierung durch Dritte Vereinfachungen im Hinblick auf die Funktionstrennung sind auch dann möglich, wenn es sich um Kreditgeschäfte handelt, die von Dritten initiiert wurden. So ist es im Fördergeschäft in der Regel nicht erforderlich, zwei institutsinterne Voten einzuholen, da die Kreditgeschäfte ...