Die Digitalisierung bietet kein Mittel gegen die gestiegenen Energiekosten. Aber sie bleibt das Gebot der Zeit. Kurzfristig lindert sie Schmerzpunkte, wie die drohende Mehrbelastung der Teams oder unnötige Energieverschwendung im Bestand. Fünf Beispiele, wo Wohnungsunternehmen jetzt ansetzen können.
Finanzkrise, Flüchtlingskrise, Coronakrise – diese Krisen konnten Wohnungsunternehmen wenig anhaben. Die aktuelle Krise bezeichnet der Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen (GdW) als "perfekten Sturm". Welche Spuren wird sie hinterlassen? Explosion der Energiepreise, Zinsanstieg, Lieferengpässe, Baupreise auf Rekordniveau: Die Rahmenbedingungen sind extrem schwierig.
Einer neuen Umfrage des GdW zufolge können 38 Prozent der Wohnungsunternehmen die Gaspreissteigerungen nicht aus eigener Liquidität bewältigen und brauchen staatliche Hilfen. Für alle Vermieter besteht ein hohes Risiko, auf Vorleistungen sitzen zu bleiben.
Digitalisierung als Handlungsoption
Wie gegensteuern? Technische Alternativen und bauliche Umgestaltungen lassen sich nicht auf die Schnelle realisieren. Professionelle Wohnungsanbieter haben i.d.R. die Heizungsanlagen längst optimal eingestellt. Bleibt die Digitalisierung. Nur mit ihr wird die Energiewende gelingen, wie ich hier bereits ausgeführt habe. Neue Tools und smarte Gebäudetechnik, die beim Energiesparen helfen, sind technisch verfügbar, aber noch wenig verbreitet. Kurzfristig helfen die Daten, hohe Energieverbräuche zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern mit technischen Maßnahmen, Hinweisen und Verhaltensänderungen bei den Nutzern.
Doch es geht auch um verbesserte betriebliche Abläufe. Verfügbarkeit von Daten, digitaler Datenaustausch, Transparenz, schlanke Prozesse und schnelle, direkte Kommunikationswege helfen bei der Reaktionsfähigkeit sowie Effizienz und machen Wohnungsunternehmen handlungsfähig in der Krisensituation. Spätestens seit 2020 wissen wir, dass digital aufgestellte Unternehmen resilienter sind.
Warum eine offene Schnittstelle hilft
Erfolgschancen haben aktuell Innovationen, die sich in einem überschaubaren Zeitrahmen schrittweise einführen lassen. So können Abläufe, die von Medienbrüchen, Ineffizienz und Fehleranfälligkeit gekennzeichnet sind, nach und nach analysiert, optimiert und vernetzt werden. Die beste Voraussetzung dafür schafft ein offenes Software-Ökosystem.
Sein Kennzeichen ist die Verknüpfung verschiedener Software-Systeme zu einer Plattform: das ERP-System, Dokumentenmanagement, Zahlungsverkehr, automatisierte Rechnungsverarbeitung, Datenaustausch mit Messdienstleistern, Handwerkern und anderen Partnern, Mieterkommunikation sowie innovative Proptech-Lösungen. So lassen sich neue Datenquellen erschließen, vorhandene Daten intelligenter nutzen und ein reibungsloser Informationsfluss herstellen. Wir verfolgen mit dem Haufe Ökosystem genau diese Strategie. Dabei setzen wir auf Anbindungen zu Partnern, die die Anforderungen unserer Kunden mit ausgereiften Anwendungen lösen.
Digitale Mieterkommunikation, sinnvolle Verbrauchsinformation
Die Bedeutung der Digitalisierung in der Mieterkommunikation wird bisher unterschiedlich eingeschätzt. Ich betrachte sie nach wie vor als wichtigen Hebel für betriebliche Verbesserungen. Zumal die Gaskrise eine engmaschigere Mieterbetreuung erfordert. So bieten viele Vermieterinnen und Vermieter ihren Mietern jetzt an, die Abschlagszahlungen auf freiwilliger Basis zu erhöhen; das verhindert ein böses Erwachen bei der kommenden Abrechnung. Vor dem Hintergrund des Kostendrucks ist nun zudem der richtige Zeitpunkt, die Bewohner nachhaltig zum Energiesparen zu motivieren. Der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen (VNW) und das Europäische Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (EBZ) haben hierzu eine gemeinsame Initiative gestartet. Unter dem Motto "stoppt den Heizkostenhammer" werden Webinare angeboten, Informationsmaterial bereitgestellt und eine Social-Media-Kampagne durchgeführt.
Wenn aber für solche außerplanmäßigen Maßnahmen die Kapazitäten fehlen? Hier ist der Wert eines digitalen Mieterportals nicht hoch genug einzuschätzen. Dann werden zum Beispiel Dokumente zur Abschlagserhöhung, Tipps zum Wassersparen oder die Energiesparbroschüre zeitsparend über eine Mieterapp ausgespielt.
Um auf das Verbrauchsverhalten einzuwirken, ist eine Weiterentwicklung der unterjährigen Mieterinformation wünschenswert, die die Heizkostenverordnung bei fernauslesbaren Anlagen bislang nur monatlich vorsieht. Transparent aufgeschlüsselt und per App täglich übermittelt, hätten die Bewohner mit tagesgenauen Daten einen klaren Einblick, wie viel Energie sie verbrauchen und mit welchen Verhaltensweisen sie Einsparungen erreichen. Voraussetzung auf Seiten des Wohnungsunternehmens ist die Vernetzung mit den Messdienstleistern. Unseren Kunden bieten wir eine Anbindung an den ARGE-Webservice mit der sogenannten EED-Lösung.
Drei klassische Stellschrauben: Dokumentenverwaltung, Rechnungslauf und Vermietung
Wer die Arbeitslast in der Verwaltung verringern will, kommt um ein digitales Dokumentenarchiv nicht herum. Im Dokumentenmanagementsystem werden geschäftliche Dokumente systematisch abgelegt, wenn möglich automatisch, mit rechtssicheren Zugriffs- und Löschkonzepten jederzeit auffindbar und nutzbar für die Weiterverarbeitung. Mit der Rechnungsbearbeitung, einem benachbarten Prozess, ließe sich weitermachen. Die eRechnung sorgt dafür, dass Rechnungen aus dem Maileingang oder einem Handwerkerportal direkt im ERP-System landen, automatisch zugeordnet, weitergeleitet oder im digitalen Archiv abgelegt werden. Eine solche tiefe Integrationen gelingt übrigens nur, wenn die beteiligten Softwarepartner intensiv zusammenarbeiten.
Digitale Interessenten- und Vermietungsportale transformieren zähe Vermietungsabläufe in einen schlanken Prozess. Parallele Kommunikationswege werden kanalisiert. Die Mitarbeitenden erhalten dank intelligenter Automatismen Unterstützung bei der Vorauswahl geeigneter Bewerber oder können Massenabsagen kundenfreundlich und schnell abwickeln. In unserem Ökosystem haben wir bereits drei Partner an Bord, die diesen Bereich abdecken. Weitere werden hinzukommen, da wir das Partnernetzwerk kontinuierlich ausbauen. Die Qualität einer digitalen Plattform soll sich nämlich nicht nur daran messen lassen, wie gut und sicher die Anbindungen sind, sondern auch an der Lösungsvielfalt und den Wahloptionen.