Wissensmanagement: Firmenkultur und Technologie entscheidend

Wie stellen Immobilienunternehmen sicher, dass Mitarbeiter stets gut informiert sind? Wie speichern, teilen und vermehren sie Know-how nachhaltig und effizient? – Besonders dort, wo dezentral gearbeitet wird, ist gutes Wissensmanagement gefragt: als Kombination aus Technologie und Firmenkultur.

„Wusstest du, dass die Dienstleister im Quartier Weststadt neue Rahmenverträge bekommen? Mir hat Martin nichts davon gesagt.“ Ein Gespräch, wie es zwischen Kollegen täglich hundertfach geführt wird – und eines, das schnell ins Auge gehen kann. Denn in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft, wo effiziente und rechtssichere Standards ein Muss sind, kann es fatale Folgen haben, wenn Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter sitzt. Prozesse verzögern sich, es werden kostspielige Fehlentscheidungen getroffen. Vor allem werden Mitarbeiter, die häufig im Dunkeln tappen, verunsichert. Und wer verunsichert ist, vermeidet selbstverantwortliches Handeln.

Wissen ist wertvoll, deshalb sollte es an alle gehen

Wissensmanagement kann das verhindern. Das ist beileibe keine neue Erkenntnis. Doch die durch Corona bedingte dezentrale Zusammenarbeit verleiht dem Thema eine neue Brisanz. Im Grunde zeigt sich auch hier: Eine moderne Arbeitsweise bringt einem Unternehmen nur Vorteile!

Im Kern geht es um das effektive Sammeln und Verteilen des gesamten Wissens, über das eine Organisation verfügt. Dazu bedarf es Strukturen, die einerseits Wissensvernetzung fördern, andererseits verhindern, dass Wissen verloren geht. Das kann passieren, wenn Mitarbeiter ausscheiden. Oder wenn sie meinen, ihr Wissen sei für andere wertlos oder, umgekehrt, ein besonderes Privileg.

Dabei ist das Schöne an der Ressource Wissen: Sie vermehrt sich durch Teilen! Doch ihre Kraft entfaltet sie nur in einer Kultur der Offenheit. Ist diese Sichtweise nicht im Unternehmen verankert, wird es schwer, beispielsweise Kundenservices weiterzuentwickeln. Oder einen Change-Prozess wie die Digitalisierung anzugehen.

Webbasierte Technologien machen schlagkräftiger

"Wissen" heißt heute vor allem: wissen, wo man fündig wird. Ob es um Verbuchungsfragen geht, um ein neues Mietrechtsurteil oder die Finessen der Objektverwaltung – jedem Mitarbeiter sollte es möglich sein, sich das für seine Arbeit nötige Wissen autark und schnell zu erschließen. Hier bilden webbasierte Lösungen ein besonders verlässliches Netz. Denn eine Wissenszentrale in der Cloud lässt sich von überall aus ansteuern und füttern.

Wichtige Knoten des digitalen Wissensnetzes sind:

  • Das webbasierte Cloud ERP-System: Es steht im Zentrum und bündelt einen Großteil des Prozess-Know-hows.
  • Webbasierte Fachwissensdatenbanken: Sie bringen allgemeingültiges, kodiertes Branchenwissen direkt an den Arbeitsplatz des Nutzers – und zwar hocheffizient.
  • Onlinetrainings: Per Web-Seminar lässt sich neues Wissen auf besonders zeit- und kostensparende Weise im Unternehmen verteilen, ob es um die WEG-Reform geht oder die Umsetzung der Mehrwertsteuersenkung im ERP-System. Ein Team – ein Wissenstand!
  • Webbasierte Collaboration-Tools: Sich mal eben austauschen? Von Homeoffice zu Homeoffice nicht so einfach wie auf dem Büroflur. Bei Haufe nutzen wir daher Tools wie Microsoft Teams zur Zusammenarbeit. Und stellen dadurch sicher, dass alle im Team auf der gleichen Informationsbasis agieren. Dokumente lassen sich im Handumdrehen hochladen. Und nicht nur das Online-Meeting, auch der Ad-hoc-Austausch per Videocall oder Chat wird schneller selbstverständlich, als man denkt.

Wissensinseln durch Brücken verbinden

Warum hat sich Mieter Müller damals gegen die Renovierung gesträubt? Worauf legt die Eigentümergemeinschaft aus der Blumenstraße Wert? Auch historisches Wissen und spezifische Kenntnisse sollten ihren Weg in die Organisation finden. Hier gibt es viele Möglichkeiten, zum Beispiel ein Notizfeld in den Stammdaten des ERP-Systems, ein Unternehmenswiki oder eine Projektdokumentation im digitalen Archiv.

Wo Objekte verwaltet werden, sind auch Insights in die Netzwerke erfolgsrelevant. Im Idealfall erzählen Mitarbeiter ihren Kollegen nicht nur, wie sorgfältig die Gartenbaufirma im neuen Quartier gearbeitet hat. Sie hinterlegen ihre Bewertung auch schriftlich. Und zwar dort, wo alle Kollegen, die von der Information profitieren könnten, sie sofort finden.


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