Wo qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fehlen, gewinnen automatisierte Prozesse an Bedeutung. Die Chancen für das Unternehmen sind vielfältiger als Geschwindigkeit und Effizienz.
Der Fachkräftemangel trifft die Immobilien- und Wohnungswirtschaft immer empfindlicher, wie der von der EBZ beauftragte „Human Resources Monitor Immobilienwirtschaft 2022“ vorrechnet. Über 80 Prozent der befragten Unternehmen erkennen zunehmende Schwierigkeiten, technisches Personal zu finden. 70 Prozent beklagen den Mangel im kaufmännischen Bereich. Dabei werden qualifizierte Mitarbeitende dringend benötigt, um Herausforderungen wie die Klimawende zu stemmen. Gleichzeitig schrumpft der Pool an Nachwuchskräften. Dem HR-Report zufolge könnten im Jahr 2030 der Branche bis zu 840.000 junge Fachkräfte weniger zur Verfügung stehen als noch 2019.
Eine mehrgleisige Strategie ist verlangt
Für die Unternehmen wird es überlebenswichtig, eine Gegenstrategie zu entwickeln. Auf der einen Seite werden die Unternehmen die Attraktivität ihrer Arbeitsplätze weiter erhöhen müssen. Dabei geht es nicht nur um flexible Arbeitszeiten, freie Wahl des Arbeitsortes und Nebenleistungen. Die Arbeit muss Spaß machen und Sinn stiften. Am anderen Ende des Instrumentariums steht die Steigerung der Produktivität. Dies muss nicht im Widerspruch zu attraktiven Arbeitsplätzen stehen. Ganz im Gegenteil. Repetitive Tätigkeiten werden schnell eintönig. Sie können auch von Software übernommen werden. Hier kommt der Automatisierung durch moderne Software eine Schüsselrolle zu.
Automatisierung sorgt dort für hohen Zeitgewinn, wo Daten in großen Mengen nach festen Schemata verarbeiten werden. Statt des Menschen übernimmt der Algorithmus die Auswahl, Zuordnung, Verarbeitung und Verteilung der Daten. Und das bringt nicht nur hohe Geschwindigkeit in den Prozess, sondern senkt auch die Fehlerquote. Die Mitarbeitenden als kontrollierende Instanz können sich auf solche Tätigkeiten fokussieren, die individuelle Entscheidungen und Fähigkeiten verlangen. Die nächste Stufe der Automatisierung wird durch Künstliche Intelligenz oder Machine Learning erreicht. Dann lernt eine Software, was sie zu tun hat, erkennt komplexe Zusammenhänge und kann diese abbilden.
Durch Senken der Arbeitslast entstehen neue Kapazitäten
Jede Routine-Tätigkeit, die eine Software übernimmt, entlastet das bestehende Personal. Dabei werden nicht nur Kapazitäten frei, häufig verbessern sich auch Zusammenarbeit, Information und Kommunikation. Das sehen viele Verantwortliche ähnlich. Im HR-Monitor stimmen 53 % der Befragten damit überein, dass gute Software die Verwaltungstätigkeit vereinfacht und Personaleinsparungen ermöglicht. Der Digitalisierungsstudie 2021 des ZIA zufolge sind sogar 90 % der Unternehmen davon überzeugt, dass automatisierte Prozesse den Fortbestand des Unternehmens sichern.
Wie Automatisierung greift – zwei Beispiele
Am cloudbasiertes ERP-System Haufe axera lässt sich zeigen, wie Software mit einem hohen Automatisierungsgrad wirken kann. Zum Beispiel im Zahlungsverkehr übernimmt Haufe axera sämtliche Daten zu Zahlungseingängen von der Bank, identifiziert die Kontobewegung, ordnet sie dem entsprechenden Mieter oder sonstigen Zahlungspflichtigen zu und verbucht sie selbstständig. Für viele unserer Kunden ist dieser Prozess ein Quantensprung, weil die Mitarbeitenden überhaupt nicht mehr in den Ablauf eingreifen müssen. Der Zahlungsverkehr läuft geräuschlos im Hintergrund ab und die Buchhaltung erledigt die Software.
Oder bei der Kündigung eines Mieters, stößt Haufe axera die nächsten Schritte an, wie Wohnungsabnahme, Betriebskostenabrechnung oder Vermietungsprozess. Aufgaben lassen sich bestimmten Personen oder Kategorien zuordnen. So weiß axera, wann es welche Daten für welchen Prozess oder Mitarbeitenden bereitstellen soll, bspw. von der Technik in die Verwaltung. Die Mitarbeitenden müssen weder Informationen hinterherrennen noch Daten doppelt pflegen. Ist das System einmal sorgfältig eingerichtet, eröffnen sich immer neue Möglichkeiten, sich Arbeit abnehmen zu lassen. Die Maschine denkt mit – das entlastet den Kopf: Sie erinnert an Termine, macht auf fehlende Daten aufmerksam oder bereitet Aktivitäten wie den Mahnprozess fristgerecht vor. Doch es bleibt der Mensch, der entscheidet, ob er die Mahnung auslöst. Viele weitere Beispiele könnte man hier anführen.
Automatisierung setzt neue Kräfte und Ideen frei
Aber Automatisierung steigert nicht nur die Produktivität, sondern diffundiert in alle Winkel der Organisation. Dazu lohnt ein kleiner Gedankensprung: Was macht Mitarbeitende unglücklich? Neben Stress und Überforderung gehört fehlende Sinnhaftigkeit der Tätigkeit zu den häufigsten Kündigungsgründen. Gute Fachkräfte wollen über das Tagesgeschäft hinaus auch Ideen und Projekte vorantreiben, die sie befriedigen und für die sie Anerkennung finden. Doch die Wirklichkeit sieht oft anders aus. Ein analoges Dokument in Altakten suchen zu müssen, kann 15 bis 20 Minuten kosten – sinnlos vergeudete Zeit. Die Suche in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem ist in wenigen Sekunden erfolgreich. Wer hier auf Digitalisierung und Automatisierung verzichtet, wird sich auf dem Fachkräftemarkt immer schwerer tun und vor allem jüngere Mitarbeitende auf Dauer nicht halten können.
In einem „entschlackten“ Arbeitsalltag gibt es Freiraum für motivierende Aufgaben, für die intensivere Betreuung der Kunden oder die Beschäftigung mit neuen Themen. Ein Unternehmen, das diese Perspektiven bietet, weil es auf Automatisierung setzt, wo immer sie der Organisation und der Belegschaft nützt, sorgt für hohe Mitarbeiterbindung und kann auch auf dem Fachkräftemarkt nur gewinnen.