17.04.2015 | Top-Thema Von Prozessautomation zur Echtzeitanaylse

Eine Branche digitalisiert sich

Kapitel
Die Ablage im Ordner war gestern: In der Immobilienwirtchaft wird elektronisch abgerechnet
Bild: Cybrain - Fotolia

Seit Jahren befinden sich Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft und Immobilienverwaltung in einem strukturellen Wandel. Steigender Kostendruck und zunehmender Verwaltungsaufwand fördern den Trend zur Automation von Geschäftsprozessen. 

Entsprechend weiten die Hersteller von wohnungswirtschaftlichen ERP-Systemen und Verwaltungs- Softwares ihr Angebot aus.

Regelmäßig wiederkehrende und zeitaufwendige Arbeiten wie das Buchen und die Überwachung des Zahlungsverkehrs, Reporting, Archivierung und die Betriebskostenabrechnung werden zunehmend automatisiert oder in Workflows definiert. Branchenkenner erwarten, dass in spätestens zehn Jahren jedes Unternehmen in der Wohnungswirtschaft die integrierte Abrechnung nutzen wird. Die Messdienstleister verzeichnen in diesem Bereich jährlich hohe Zuwachsraten bei den integriert abgerechneten Wohneinheiten. Was früher aus technischen und finanziellen Gründen nur Großkunden vorbehalten war, ist heute Standard.

Abrechnung auf Lochkarte

Die Geschichte der integrierten Abrechnung reicht schon mehr als 30 Jahre zurück. Anfang der 1980er Jahre entwickelten die Branchenverbände Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung (Arge Heiwako) und die Fachvereinigung Heizkostenverteiler Wärmekostenabrechnungen eine Schnittstelle zum Austausch der Daten der Heizkostenabrechnung. Damals wollten die ersten Wohnungsunternehmen ihre Prozesse automatisieren und die Heizkostenabrechnung geliefert bekommen – auf Lochkarten und Magnetbändern. Anfang der 1990er Jahre entwickelte der Software-Hersteller Aareon mit den Messdienstleistern Techem und Ista ein eigenes System, mit dem die Abrechnungsdaten automatisiert in die wohnungswirtschaftliche Software GES übernommen werden konnten. Der Vorteil, den zunächst nur Unternehmen mit großen Beständen und teurerer Software hatten, lag auf der Hand: deutliche Einsparungen durch automatisierte Prozesse. Heute haben alle großen Messdienstleister den Datenaustausch in unterschiedlichen Varianten in ihrem Portfolio und mehr als 70 wohnungswirtschaftliche Programme haben die technischen Voraussetzungen für einen Datenaustausch geschaffen. Damit ist die integrierte Abrechnung zum Massenprodukt geworden. Bis auf GES und Blue Eagle von Aareon greifen heute alle Softwares auf die Arge-Spezifikationen zurück.

Gerade kleinere Verwaltungsunternehmen profitieren von der integrierten Abrechnung, weil zeitraubende Tätigkeiten entfallen. Techem rechnet wie folgt: Veranschlagt man das manuelle Sortieren der Abrechnungen zu den Wohnungen mit jeweils einer Minute, das Ausgeben des Datentausches und das Eingeben der Datensätze mit jeweils fünf Minuten pro Liegenschaft, ergibt sich bei einem Bestand von 1.500 Wohnungen in 80 Wohnanlagen eine Zeitersparnis von mehr als 38 Stunden pro Jahr. Allerdings ist diese Prognose umstritten, weil die Unternehmen in der Wohnungswirtschaft unterschiedlich arbeiten. Manche verschicken Heizund Betriebskostenabrechnung zusammen, manche getrennt, manche verteilen die Abrechnung über mehrere Termine im Jahr, manche zum 31. Dezember. Dementsprechend ist es schwer, die tatsächliche Zeitersparnis zu beziffern.

Bei der normalen Abrechnung finden zwei getrennte Prozesse statt, einer beim Wohnungsunternehmen, einer beim Messdienstleister. Das erhöht das Fehlerrisiko und nimmt viel Zeit in Anspruch. Mir der integrierten Abrechnung sparen Unternehmen Zeit und senken mit durchgängigen Prozessinformationen die Fehlerquote, weil Übertragungsfehler ausgeschlossen werden.

Schlagworte zum Thema:  Wohnungswirtschaft, Abrechnung, Nebenkosten

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