Virtuelle Eigentümerversammlungen: Zeit und Nerven sparen

Virtuelle Treffen sind inzwischen Standard: Webmeetings werden in vielen Bereichen abgehalten. Die Technologie würde auch den Arbeitsalltag von Immobilienverwaltern sehr erleichtern. Sie könnten sich mit virtuellen Eigentümerversammlungen via Internet Zeit, Geld und Nerven sparen.

Frage an alle Verwalter: Wie lange verbringen Sie regelmäßig mit der Organisation von Eigentümerversammlungen? Wie oft suchen Sie dazu nach hierfür geeigneten Räumen? Wie viel Ärger und Unmut schlägt Ihnen von Ihren Kunden in diesem Zusammenhang entgegen? Wie begeistert sind Ihre Mitarbeiter über die ständigen Abendtermine? Und wie oft und wie lange sind Sie selbst für die Durchführung von Eigentümerversammlungen unterwegs? Wie viel Zeit hätten Sie stattdessen mit Ihrer Familie, im Kino oder beim Sport verbringen können?

Eigentümerversammlungen sind ein wichtiger Teil des Verwalteralltags, machen den Beruf aber auch nicht nur attraktiv. Deshalb fällt es Verwaltern auch zunehmend schwer, geeignetes Personal zu finden. Dieses Phänomen wird sich durch den Fachkräftemangel weiter verstärken.

Virtueller Austausch: Neben Videokonferenzen stehen moderne Webmeetings zur Verfügung

Die Lösung für Sie könnte sehr einfach sein: Anstatt sich an einem realen Ort zu treffen, findet der Austausch virtuell über das Internet statt. Das funktioniert wunderbar, wie ich aus eigener Erfahrung weiß. Ich arbeite größtenteils mit Kollegen, Partnern und Teams zusammen, die sich nicht alle an einem Standort befinden teilweise noch nicht einmal in Deutschland. Deswegen sind Webmeetings zum Standard geworden. Ich nehme oft von unterwegs aus an solchen virtuellen Treffen teil. Die Terminfindung wird leichter, lange Anfahrten entfallen, und die Effizienz steigt.

Technische Möglichkeiten, auf diese Weise auch den Arbeitsalltag für Immobilienverwalter zu erleichtern, gibt es längst. Neben herkömmlichen Videokonferenzen stehen inzwischen auch moderne Webmeetings zur Verfügung, die die Vorteile der virtuellen und der realen Welt vereinen. Meine Kollegen und ich haben eine solche Lösung im September beim Deutschen Verwaltertag in Berlin vorgestellt das Interesse war groß und das Feedback positiv.

Individuelle Avatare und spezielle Tools

Dabei bewegen sich individuelle Avatare, wie man sie aus Computerspielen kennt, durch den virtuell gestalteten Raum. Teilnehmer profitieren von der Ortsunabhängigkeit eines Webmeetings, können darin aber recht realistisch agieren: Es gibt die Möglichkeit, Präsentationen im Vorfeld hochzuladen und allen Teilnehmern zu zeigen. Die Avatare können Handzeichen geben, Notizen werden an einer virtuellen Pinnwand angebracht und auf ein Flipchart geschrieben. Mithilfe von Abstimmungstools sind geheime oder öffentliche Abstimmungen möglich. Kurzum: Die Lösung vereint Businesskontext mit spielerischem Charme. 

Auch speziellere Tools für virtuelle Eigentümerversammlungen könnten jederzeit entwickelt werden. Technisch wäre das alles überhaupt kein Problem. Denn Innovation ist kein Selbstzweck: Sie soll aus dem Bedürfnis erwachsen und Probleme lösen.

Die Grenzen für mehr Innovation gibt der Gesetzgeber vor

Doch aktuell macht den Immobilienverwaltern der Gesetzgeber einen Strich durch die Rechnung. Das Wohnungseigentümergesetz (WEG) sieht virtuelle Versammlungen nicht vor. Dort produzierte Beschlüsse sind wohl zurzeit nichtig, da § 23 Abs. 1 WEG unter einer Versammlung eine physische Zusammenkunft versteht. Das Gesetz stammt aus dem Jahr 1951, als eine virtuelle Versammlung technisch noch völlig undenkbar war.

Das sollte sich meiner Meinung nach dringend ändern: Der Gesetzgeber muss endlich nachziehen und Möglichkeiten für virtuelle WEG-Versammlungen schaffen. Das würde die Arbeit der Immobilienverwalter deutlich komfortabler machen. Wer im Vorfeld die Zustimmung der Teilnehmer einholt, dass sie damit einverstanden sind, nicht persönlich in einem Raum zu sitzen, hat aber auch heute schon reelle Chancen, eine Versammlung virtuell abzuhalten. Auch Mischformen sind denkbar: Neben der Präsenzversammlung kann Eigentümern auch die Möglichkeit gegeben werden, sich online zuzuschalten.

Innovationstage von VDIV und der Haufe Group

Sind Sie neugierig geworden? Dann kommen Sie bei den Innovationstagen des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) und der Haufe Group vorbei. Dort wird eine virtuelle WEG-Versammlung vorgestellt und über Vor- und Nachteile diskutiert. Die Veranstaltung in Ihrer Nähe finden Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Eigentümerversammlung, WEG, Digital Real Estate