Die Wohnungswirtschaft steht vor Veränderungen: Durch die zunehmende Digitalisierung müssen sich die Unternehmen anders aufstellen. Wie sie das tun, zeigt unsere neue Serie: Wir stellen regelmäßig ein Wohnungsunternehmen oder eine Baugenossenschaft mit ihren Zukunftsvisionen vor. Den Auftakt macht die Neue Lübecker, eine der größten Genossenschaften des Nordens.

Trotz aller Digitalisierungsprozesse: Auf Wunsch schickt die Neue Lübecker ihren Mitgliedern Benachrichtigungen nach wie vor auch auf dem Postweg zu.

"Man tut sich als Unternehmen keinen Gefallen, wenn man den analogen Weg abschneidet." (Vorstandsmitglied Marcel Sonntag)

Es gehe schließlich darum, einen Mehrwert für Kunden und Unternehmen zu schaffen – und nicht um das Verfolgen eines Dogmas. Mit dieser pragmatischen Herangehensweise investiert die Neue Lübecker seither konsequent in die Digitalisierung von internen und externen Prozessen. Damit einher gehen neue Kommunikationswege zwischen Vermietern, Mietern, Handwerkern und weiteren Dienstleistern.

Neue Lübecker: 17.000 Mitglieder, 15.400 Wohnungen

Die Neue Lübecker zählt mit mehr als 17.000 Mitgliedern und rund 15.400 Wohnungen im eigenen Bestand zu den größten Genossenschaften Norddeutschlands. Sie vermietet an Standorten in drei Bundesländern, von Schwerin bis Elmshorn und Hamburg. Vor allem hat die Genossenschaft in der fast 70-jährigen Geschichte immer selbst gebaut. Allein in den vergangenen fünf Jahren waren es knapp 900 Wohnungen. Insofern kommuniziert die Genossenschaft mit sehr unterschiedlich organisierten Partnern von der Behörde über Architekten bis hin zu Baufirmen und Technikdienstleistern und natürlich Mietern.

Vorbilder waren Unternehmen aus Dänemark und Schweden

Mit der Einführung des SAP-Standards 2012 begann die Neue Lübecker, interne und externe Prozesse zu digitalisieren.

"Wir haben dabei viel von Firmen in unseren skandinavischen Nachbarländern gelernt, mit denen wir uns regelmäßig austauschen." (Marcel Sonntag)

Dänemark und Schweden waren bei der Datenverarbeitung häufig einen Schritt weiter. Die Genossenschaft scannte sämtliche Mieterakten, die nun digital verfügbar sind, und stellte auch die Prozesse im Zusammenhang mit dem Rechnungsdurchlauf um. Derzeit stehen Sonntag und seine Kollegen mit Versorgern wegen der Rechnungsorganisation in Kontakt; dabei geht es nicht nur darum, Rechnungen online zu erstellen, sondern auch um das Auslesen von Informationen aus diesen Rechnungen und den Import in das SAP-System der Genossenschaft.

Wohnungsübergaben und -begehungen will die Neue Lübecker künftig per Tablet steuern.

Ein junges Team hilft bei der Umsetzung der digitalen Strategie

Die Mitarbeiter kommunizieren mittels Intranet; Lösungen, Antworten und Anweisungen zu internen Abläufen und Fragestellungen bietet ein E-Handbuch. Dabei profitieren Sonntag und sein Vorstandskollege von einem jungen Team, in dem neue Mitarbeiter früh Verantwortung übernehmen und Prozesse im Unternehmen mitgestalten können. Wohnungsübergaben und -begehungen werden sie künftig per Tablet steuern – tauchen dann Mängel auf, können sie den zuständigen Handwerker unmittelbar über das genossenschaftseigene Handwerkerportal verständigen.

"Durch diese Vernetzung ist der Bearbeitungsstatus einsehbar und Fragen können schnell geklärt werden." (Marcel Sonntag)

Mitglieder wiederum könnten sich über ein eigenes Portal, das Mitglieder-Service-Portal, mit der Neuen Lübecker vernetzen, Schäden melden und sich so neben dem analogen Weg auch digital über den Bearbeitungsstatus informieren oder die Handwerker für die Leistung bewerten.

Ganz entscheidend: Kosten und Nutzen im Blick behalten

Ganz entscheidend sei, den Nutzen im Blick zu behalten, wenn ein Prozess anders organisiert werde. Warum also in Anfangsprodukte zu Smart Metering investieren, so lange noch kein einheitlicher Standard für die Geräte existiert?

"Man kann sich da als Unternehmen schnell verrennen." (Marcel Sonntag)

Die Kosten seien ohnehin nicht zu unterschätzen, sagt Sonntag und spricht von einem "hohen Anfangsaufwand".

Als einer der großen Vorteile hat sich die Zeitersparnis herauskristallisiert. Mängel würden schneller behoben durch den einfacheren Austausch zwischen den einzelnen Parteien. Zudem habe die Genossenschaft ihre Attraktivität als Auftraggeber erhöht, weil Rechnungen noch schneller als früher beglichen würden.

"Das ist ein Servicegewinn, der vermutlich nie in Euro und Cent ausgedrückt werden können wird." (Marcel Sonntag)

Durch die digital beschleunigten Prozesse stünden darüber hinaus Wohnungen zwischen Vermietungsphasen weniger lang leer. Wobei die Fluktuation im Bestand der Neuen Lübecker ohnehin eher unterdurchschnittlich ausgeprägt ist – dazu trägt schon die Struktur als Genossenschaft bei wer wohnt, wird Teilhaber. Gleichwohl trage das Auftreten als zeitgemäß organisiertes, präsentes Unternehmen mit einer kompetenten und kommunikationsstarken Verwaltung zweifelsohne zum Ansehen der Genossenschaft bei, ist Sonntag überzeugt.

Standorte per Drohne besichtigen - eine Zukunftsvision der Neuen Lübecker.
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Teil 2: Alles andere als konservativ: Die katholische Joseph-Stiftung

Teil 3: Nassauische Heimstätte/Wohnstadt: Geburtshelfer für Startups

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