23.10.2013 | Top-Thema Serie: Software und IT in der Wohnungswirtschaft

Vermietungsprozess belegungsgebundener Wohnungen: Schnittstelle Wohnungsunternehmen und Stadt

Kapitel
Modern wohnen bei der SWSG – das geht z. B. an der Stammheimer Straße in Stuttgart
Bild: SWSG

Auch wenn die Wohnungsversorgung in wesentlichen Teilen durch den Markt erfolgt, so muss die öffentliche Hand dennoch sicherstellen, dass alle Bevölkerungsschichten qualitativ und quantitativ angemessen mit Wohnraum versorgt werden. Die Vergabe belegungsgebundener Wohnungen muss in vielen Fällen zwischen Vermieter und Kommune abgestimmt werden. In Stuttgart erfolgt dies mittlerweile über ein optimiertes CRM-System des kommunalen Wohnungsunternehmens.

Die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG) stellt im Auftrag der Landeshauptstadt lebenswerten und preisgünstigen Wohnraum bereit. Erklärtes Ziel ist, die Attraktivität Stuttgarts als Wohnstandort zu erhalten und weiter zu verbessern. Neben der Wohnungsverwaltung, der Realisierung von Neubauprojekten sowie vielfältigen Aktivitäten im Sanierungs- und Stadtentwicklungsbereich nimmt das Sozialmanagement einen wichtigen Stellenwert ein.
In einer Vereinbarung der SWSG mit dem Amt für Liegenschaften und Wohnen der Stadt Stuttgart (AfLW) ist auch die Vergabe der belegungsgebundenen Wohnungen geregelt. Damit Berechtigte schneller und effektiver zu einer öffentlich geförderten Wohnung kommen und der Vermietungsprozess für alle Beteiligten effizienter wird, optimiert das kommunale Unternehmen mit seinem CRM-System neben der freien Vermietung auch die Vergabe belegungsgebundener Wohnungen.

Optimierung des Datentransfers und der Prozesse
Bisher mussten belegungsgebundene Wohnungen von den Kundenbetreuern der SWSG mit hohem Zeitaufwand in Formulare eingegeben werden, um sie der Stadt zu melden. Die vom Amt ausgewählten Interessenten wurden wiederum an die SWSG übermittelt und dort manuell in die CRM-Systeme übertragen. Dieser Umstand veranlasste die Verantwortlichen der SWSG und des AfLW, die Optimierung des IT-unterstützenden Datentransfers im Rahmen der Vermietung belegungsgebundener Wohnungen anzustoßen.
Seit Ende April 2013 gibt es nun die neue Schnittstelle zwischen der SWSG und dem städtischen Amt. „Wir sehen in der Aufwertung der Schnittstelle eine Chance, Wohnungssuchende schneller mit passendem Wohnraum zu versorgen, da das von uns eingesetzte System die Möglichkeit bietet, einzelne Prozessschritte, wie die Freimeldung der Wohnung durch die SWSG, die Bewerberrückmeldungen durch das AfLW sowie die begleitende Kommunikation, automatisiert darzustellen“, erläutert Lars Hoffmann, Projektleiter bei der SWSG und Leiter eines Kundencenters. „Dies bietet zum einen den Vorteil, dass die Bearbeitung der Freimeldungen und der Bewerberläufe für beide Seiten transparenter darstellbar ist. Zum anderen wird die bisherige, durch manuelle Übertragung von Daten geprägte Schnittstelle (Datenkopplung), als potenzielle Fehlerquelle geschlossen“, erklärt er.

Verkürzte Vermietungsprozesse und tagesaktuelle Daten
„Mit der neuen so genannten ‚Stadtanbindung’, werden die Vermietungsprozesse automatisiert und entscheidend verkürzt, da alle Daten zum Wohnungsbestand und Status bereits im CRM-System ‚ImmoSolve’ vorhanden sind. Die zu meldenden Wohnungen werden jetzt schneller an die Stadt übermittelt“, erklärt Samir Sidgi, Bereichsleiter Bestandsmanagement der SWSG. Bei Kündigung eines Mietvertrags zeigt das CMR-System des Bad Bramstedter Unternehmens Solve.IT
(www.immosolve.de) die verfügbare Wohnung sofort mit der entsprechenden Belegungsart an. Der Vermieter der SWSG wählt nur noch die angezeigten, verfügbaren Wohnungen aus und überträgt per Schnittstelle die kompletten Objektdaten an die Stadt.
Auf Basis der detaillierten Objektdaten kann die Stadt die Interessenten gezielter auswählen und der SWSG übermitteln. Durch die direkte Aufnahme der berechtigten Mieter in das CRM-System der SWSG verkürzen sich die Reaktions- und Bearbeitungszeiten. Nach Abschluss des Vermietungsprozesses erfolgt eine automatische Rückmeldung an die Stadt über den aktuellen Status; Absagen werden begründet. Außerdem wird jetzt mit dieser neuen Lösung der gesamte Prozess detailliert dokumentiert und mit grafischen Analysen gestützt. So generiert die SWSG zusätzlich wertvolle Daten und Informationen für die Zukunft.
„Für uns als kundenorientiertes Wohnungsunternehmen sind diese qualitätsgesicherten Prozesse und der Zugriff auf verlässliche, tagesaktuelle Daten unverzichtbar“, erläutert Samir Sidgi.

Thomas Zang, Zang Werbeagentur GmbH & Co. KG, Hamburg

Schlagworte zum Thema:  Software, Prozessoptimierung, Digitalisierung

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