23.10.2013 | Top-Thema Serie: Software und IT in der Wohnungswirtschaft

Verkehrssicherung: Effiziente Prozesse mit mobiler IT

Kapitel
Mangeldokumentation
Bild: iwb

Das Thema „Verkehrssicherheit“ erlangt mehr und mehr an Bedeutung. Das Bewusstsein für die Verantwortung und Haftung im Führungskreis von Immobilienunternehmen ist stark gewachsen. Doch welcher Prüfumfang ist notwendig und leistbar? Wie können Arbeitsbelastungen und Prüfkosten minimiert werden? Und wie behält man den Überblick? Die einfache Papierlösung weicht zunehmend dem Einsatz von spezialisierter Software, wie nachfolgende Ausführungen erläutern.

Pflichtenheft – Eingrenzung und Anpassungen
Die Wohnungswirtschaft kennt inzwischen mehr als 200 Prüfpflichten für Wohngebäude. Die Zusammenfassung dieser Pflichten als juristische Maximallösung wird als Pflichtenheft bezeichnet. Es kann mit Aktualisierungsdienst bei Dienstleistern erworben werden, muss aber aus Sicht der Verfasser unternehmensindividuell eingegrenzt werden.
Schritt 1 besteht in der Identifizierung der tatsächlichen Bestandsrisiken („Habe ich im Quartier einen Spielplatz?“). Im Schritt 2 wird das Gefährdungspotenzial („Welcher Schaden kann entstehen, wenn ein Unfall eintritt?“) und die Eintrittswahrscheinlichkeit („Wie oft wird ein Unfall auftreten?“) bewertet. Im Schritt 3 werden in detaillierten Prüfanweisungen Prüfumfang, Prüfzyklen und Prüfbeauftragte zu jeder Überwachungspflicht festgelegt („Was muss auf welche Art, in welchen Intervallen von wem geprüft werden?“): Durch Änderungen in der Rechtsprechung, den gesetzlichen Anforderungen und den auf aktualisierte Risikobewertungen basierenden Unternehmensfestlegungen ist ein bestehendes Pflichtenheft stetig anzupassen. Ein schlüssiges Verkehrssicherungskonzept erfordert die zeitliche Versionierung von Pflichtenheften, um die zum jeweiligen Prüfzeitpunkt gültigen Prüfungen jederzeit nachvollziehbar zu machen.

Objektspezifische Prüfkataloge
Immobilien sind sehr individuell und nicht jede Prüfung ist bei jedem Gebäude erforderlich. Ein objektspezifischer Prüfkatalog ist die Voraussetzung für eine effiziente Verkehrssicherung und entlastet die Prüfer bei ihrer Arbeit vor Ort.
Im Gegensatz zu Papierformularen mit oder ohne Barcode oder digitalen Stiften wird bei einer Spezialsoftware wie IGIS Verkehrssicherung (IGIS-VS) der iwb der Prüfumfang bei der Erstbegehung objektgenau reduziert.
Aus allen Pflichten werden dem Gebäude für die Zukunft nur diejenigen zugeordnet, für die eine Prüfung notwendig ist. Alternativ können die Prüfpflichten direkt an vorhandene Bestandsinformationen geknüpft werden. Existiert in den Bestandsdaten ein konkretes Bauteil, werden dem jeweiligen Gebäude automatisch die entsprechenden Pflichten zugeordnet. Damit z. B. beim Aus- oder Einbau einer Heizung Wartungs- und Prüfpflichten nicht übersehen werden.
Zuweisung von Pflichten
Anders als bei Formularen kann im IT-System der laufende Prüfungsprozess bestmöglich unterstützt werden. Durch die leichte Zuordnung von Mitarbeitern oder externen Dienstleistern zu Rollen (Eingewiesener, Sachverständiger, Gutachter etc.) und Objekten sind Zuständigkeiten definiert – auch bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Die sich ergebende personenbezogene, objektspezifische Prüfliste erstellen Spezialsysteme i.d.R. automatisch. Mit diesem Prüfkalender und dem einstellbaren Erinnerungsvorlauf wird jeder Prüfer rechtzeitig an seine bevorstehenden Aufgaben erinnert. Zur Optimierung kann jedes Unternehmen eigene Karenzen je Prüfpflicht festlegen (z. B. zwei Wochen vor bis maximal eine Woche nach dem Prüftermin). Das bietet dem Prüfer Raum für die individuelle Gestaltung seiner Begehung.

Integration externer Prüfer
Durch die Browserorientierung der Software können problemfrei und einfach auch Fremdfirmen in das Prüfkonzept eingebunden werden. Die Prüfer der Fremdfirmen werden im Rollenkonzept angelegt und können via Internet auf die aktuell für sie anstehenden Prüfungen zugreifen. Prüfergebnisse werden nach Abschluss der Ortsbesichtigung direkt an die zentrale Datenbank des Immobilienunternehmens weitergeleitet. Der Standort der Datenbank wird je nach Kundenwunsch im Wohnungsunternehmen oder über einen Hosting-Service eingerichtet. So kann der Auftraggeber zeitnah auch die Prüfungsleistungen seiner Fremdfirmen überprüfen. Und sofern gewünscht kann über die gleiche Anwendung auch die Aktualisierung von Bestandsdaten oder zumindest der Hinweis auf Bestandsveränderungen (z. B. im Grünpflegebereich) vorgenommen werden.

Rechtssichere Dokumentation – EDV oder doch Papier?
Die aktuelle Rechtsprechung geht stets von der Überprüfung aller und nicht nur der auffälligen Bauteile aus. Die manipulationssichere Dokumentation aller Prüfungen (auch der mangelfreien) ist somit für den Immobilieneigentümer sehr wichtig. Es ermöglicht ihm im Schadensfall den Entlastungsnachweis des fehlenden Verschuldens nach §  31 BGB. Die rechtssichere Dokumentation kann – unternehmensindividuell – auf unterschiedliche Art erfolgen. Eine besonders schnelle und vor Ort durchführbare Dokumentation erfolgt auf vorbereiteten Papierbögen. Ein Prüfkalender muss allerdings separat geführt werden. Und die termingerechte Ausführung ist aufwändig durch manuelle Sichtung der Papierbögen zu kontrollieren. Falls ein Mangel erkannt wird, startet zudem kein Workflow der Mangelbeseitigung. Und eine nachträgliche manuelle Erfassung im ERP-System ist teuer und fehleranfällig.
Zumindest die nachträgliche IT-Umsetzung der Papierbögen kann durch Barcode-Kennung und automatisiertes Scannen der Dokumente vereinfacht werden. Aber auch hier können auf den Prüfprotokollen nur einfache Hinweise automatisch verarbeitet werden, was zusätzliche manuelle Arbeiten erfordert.
Rationeller als das Barcode-System ist die Anwendung des digitalen Stifts. Er bietet den Vorteil, Daten direkt vor Ort formularmäßig zu erfassen und ohne weitere Bearbeitung an eine Datenbank oder ein Dokumentenmanagementsystem zu versenden. Nachteilig ist das Erstellen auf den Stift abgestimmter unterschiedlicher Formulare, speziell bei flexiblen Prüflisten für unterschiedliche Gebäudetypen.
Mit dem Einzug von Smartphones und Tablet-PCs in den (Arbeits-)Alltag hat sich auch die mobile IT-gestützte Erfassung etabliert. Gebäude- und rollenspezifische Prüflisten sowie User orientierte Menüführung mit automatischer Vollständigkeitskontrolle erleichtern die Prüfung vor Ort und erhöhen signifikant die Prüfqualität. Vorgefundene Mängel können durch definierbare Textbausteine oder Freitexteingaben beschrieben werden. Die Verknüpfung des Mangels mit durch das Tablet erstellten Fotos erhöht die Dokumentationsqualität noch einmal deutlich. Mit Abschluss der Prüfung wird im EDV-Programm eine manipulationssichere Dokumentation archiviert. Auch in einer Karenzzeit nicht durchgeführte Prüfungen werden automatisch archiviert, so dass eine lückenlose Dokumentation der Verkehrssicherungsprüfungen entsteht.

Mangelbeseitigung mit Bedacht
Vorgefundene Mängel sind während der Prüfung mit Ausführungsprioritäten zu kennzeichnen und werden als E-Mail an Dritte automatisch weitergeleitet. Der Workflow der Mängelbeseitigung wird hier automatisch angestoßen. Trotz Prozessvorteilen sollte aus der Projekterfahrung der iwb auf die automatische Beauftragung der Mangelbeseitgung im ERP-System verzichtet werden. Vielmehr informiert der Prüfer mit seiner Mangelfeststellung automatisch den Budgetverantwortlichen. Dieser prüft vor der Beauftragung zentral, wo Maßnahmen wegen geringer Relevanz verschoben oder ggf. sinnvoll zusammengeführt werden können. Häufig werden nur ca. 30 % der erkannten Mängel umgehend beseitigt, der Rest zeitlich nach Prioritäten gestuft beauftragt.

Controlling schafft Überblick
Zum Controlling der Verkehrssicherung gehört in erster Linie die Qualitätssicherung von Prüfungen, die Einhaltung der definierten Fristen und die Beseitigung vorgefundener Mängel. Gute IT-Lösungen bieten diese Auswertungen „auf Knopfdruck“ – über die eigenen Mitarbeiter wie auch die Fremdfirmen.
Beim Einsatz von datenbankbasierten IT-Lösungen bietet die Mangelauswertung zudem Möglichkeiten, den Prüfumfang zu reduzieren. Wird in bestimmten Gefährdungsbereichen keine Schadenshäufung festgestellt, verringert sich ggf. das zuvor definierte Risiko. Durch die geringere Risikobewertung können Intervalle vergrößert und somit die Anzahl und Kosten der Prüfungen verringert werden.
Das Aufzeigen von Schadenshäufigkeiten an betroffenen Bauteilen unterstützt wiederum die Planung zukünftiger Investitionskosten. Um dies besser lokalisieren zu können, kann z.B. IGIS-VS die erforderlichen Daten zur Visualisierung an das integrierte oder aber an das web-basierte Geoinformationssystem (wie Bing Maps) weiterleiten.

Fazit
Die Verkehrssicherung im Unternehmen stellt in vielerlei Hinsicht ein „lebendes“ System dar. Prozesse, Prüfungen, Prüfanweisungen und Intervalle sind regelmäßig zu durchleuchten und z. B. an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen. Führungskräfte können sich dabei von der Durchführung der Prüfpflichten entlasten. Was bleibt, ist aber die Delegationsverantwortung.
Die intelligente Verknüpfung der Daten, die mobilen IT-Prüfungen, die automatische Mangelweiterleitung an frei definierbare Berichtsebenen und die standardisierten Controlling-Funktionen ermöglichen effiziente Prozesse.
Eine gute Verkehrssicherungssoftware verschlankt die nachhaltige Durchführung der Verkehrssicherungsprüfungen und reduziert Kosten. Damit die Sicherheit für das Unternehmen und die Mieter gewährleistet bleibt.

Prof. Dr. Norbert Raschper, Geschäftsführer iwb Entwicklungsgesellschaft mbH Braunschweig

Marco Wegner, Prokurist iwb Entwicklungsgesellschaft mbH Braunschweig

Schlagworte zum Thema:  Software, Digitalisierung

Aktuell

Meistgelesen