23.10.2013 | Top-Thema Serie: Software und IT in der Wohnungswirtschaft

Softwaregestützte Unternehmensplanung: Den Nebel lichten

Kapitel
Fenster „Objektdetails“ – im Programm können für jedes Objekt individuelle Merkmale erfasst und eine Eingruppierung nach Lage, Bautyp und Bauzustand vorgenommen werden
Bild: Domus

In vielen Wohnungsunternehmen wird die Planung noch mit „zusammengestrickten“ Lösungen selbst erstellt. Damit geben sich die Unternehmen nicht nur in die Abhängigkeit einzelner „Programmierer“, sondern verschenken erhebliches Potenzial – in finanzieller, zeitlicher und letztlich planerischer Hinsicht.

Dass in der Unternehmensplanung der Bornaer Wohnbau- und Siedlungsgesellschaft (BWS) Handlungsbedarf bestand, wurde Geschäftsführer Sören Uhle schon kurz nach seinem Amtsantritt im April 2012 bewusst, als im Rahmen einer Kredit­umschuldung verschiedene Szenarien durchgespielt werden sollten: „Wir konnten nicht sagen, wie sich verschiedene mögliche Konditionen auf unsere übrigen Kennziffern auswirken könnten und was dies für unser finanzielles Gesamtgefüge in den kommenden Jahren bedeuten würde – es war wie ein Stochern im Nebel.”
Zwar konnte das kommunale Unternehmen auf eine Vielzahl der „bewährten“ eigenen Tabellen auf Excel-Basis zurückgreifen, eine umfassende Planung war damit jedoch nicht möglich. Heute ist die Umstellung auf eine moderne Planungssoftware fast abgeschlossen und das weitgehend ohne die Komplikationen, die oft auftreten, wenn langjährige Vorgehensweisen über Bord geworfen werden müssen.

Herausforderungen und Probleme
Dabei geholfen hat sicherlich die besondere Situation, in der sich die BWS befand – und noch auf absehbare Zeit befinden wird: Das Kerngeschäft, die Wohnungsvermietung, läuft nicht gerade rund, was sich u. a. in einem Leerstand von derzeit ca. 30 % sowie kontinuierlichen Jahresfehlbeträgen niederschlägt.
Das nicht ausreichend wettbewerbsfähige Wohnungsangebot der kommunalen Gesellschaft ist hierfür ein Grund. Andere Anbieter können oft genug die attraktivere Wohnung anbieten. Daneben ist der Wohnungsmarkt in der sächsischen Kreisstadt generell in einem Ungleichgewicht. Seit dem Jahr 1990 wurden in der Stadt lediglich 800 Wohnungen durch Abriss vom Markt genommen – alle durch die BWS –, so dass auch insgesamt in Borna ein deutlicher Angebotsüberhang besteht.
Vor der BWS liegen große Herausforderungen, die sie auch die kommenden Jahre begleiten werden. Sie hat dabei den Mietern sowie der Stadt Borna gerecht zu werden. Sören Uhle betont: „Unsere Aufgabe als kommunales Unternehmen ist es, dass der Wohnungsmarkt in Borna wieder funktioniert.” Die Agenda für die nähere Zukunft sieht daher den Rückbau von nicht mehr vermietbarem Wohnraum sowie die Modernisierung großer Teile des übrigen Bestands vor. Eine durchdachte Unternehmensplanung sollte daher als belastbare Grundlage dienen.

Mehr als nur eine neue Planungssoftware
Mit der Entscheidung für den Softwarewechsel – von selbst erstellten MS-Excel-Tools zu einer auf MS Access basierenden Datenbanklösung – im Oktober 2012 ging nicht weniger als ein Paradigmenwechsel einher: Die Unternehmens- und Finanzplanung erhielt einen neuen, deutlich höheren Stellenwert.
Das neue System vereinigt einerseits sämtliche gängigen Instrumente wie Erfolgsplan, Finanzplanung, Cashflow-Rechnung, ein Kapitaldienstmodul und mehr. Dadurch stehen dem Unternehmen jederzeit schnell abrufbar das jeweils benötigte Zahlenmaterial und entsprechende Übersichten zur Verfügung. Zudem liegt allen Tools nun das gleiche, einheitlich aktuelle Datenmaterial zugrunde. Wenn neue Daten eingegeben und Szenarien berechnet werden, wirken sich die Änderungen automatisch auf alle Planzahlen aus, da alle Zahlen in Echtzeit synchronisiert werden. Das neue Gewicht der Unternehmensplanung zeigt sich auch darin, dass das System täglich mehrmals im Einsatz ist, sei es, um neue Szenarien durchzuspielen, Reports zu erstellen oder einfach Informationen abzurufen. „Wenn ich etwas wissen will, steige ich ins Cockpit und drücke Knöpfchen“, schwärmt der BWS-Geschäftsführer über die gleichnamige Übersicht in der Accessumgebung.
Neben den inhaltlichen Ansprüchen an Funktionsumfang und Bedienungsfreundlichkeit ist für Sören Uhle vor allem der erreichte Zeitgewinn entscheidend: „Planungstools sollen die Planung einfacher und schneller machen. Ich möchte nicht die gewonnene Zeit wieder in die neue Software investieren, weil ich da z. B. noch Optimierungen vornehmen muss.”

Anforderungen an EDV-gestützte Planung
Unternehmen stehen heute verstärkt vor der Frage, wie eng man sich an Software und Hersteller binden sollte. Vor allem zwei Trends haben sich hier in den vergangenen Jahren herausgebildet: Die „Cloud“ und die Vermietung von Software als „Software as a Service“.
Die Vorteile von Cloud-Lösungen liegen dabei hauptsächlich in der Überall-Verfügbarkeit der Daten und darin, dass kein eigener physischer Speicherplatz im Unternehmen benötigt wird. Doch gerade diese Eigenschaften können zugleich zum Problem werden. Im Nachgang der NSA-Affäre ist eine höhere Sensibilität zu spüren, wenn es um die Datensicherheit geht. Eine Entscheidung für die Auslagerung von Daten in die Datenwolke will aber auch deshalb gut überlegt sein, da sie in der Regel für einen längeren Zeitraum getroffen wird. Denn die Erfahrung zeigt: Daten sind schneller in der Cloud als wieder zurück im Unternehmen – insbesondere wenn eventuell sogar eine extra abgespeckte IT-Infrastruktur wieder aufzubauen ist. Der BWS war vor diesem Hintergrund wichtig, keine Abhängigkeiten aufzubauen, sondern ein System zu nutzen, dass ohne externe Server auskommt und autark in der eigenen Firma läuft. Die BWS sollte zudem flexibel bleiben und keine dauerhaften Bindungen eingehen müssen.
Aus diesem Grund kam auch ein „Software as a Service“-Modell, bei dem das jeweilige Programm nicht mehr gekauft, sondern gewissermaßen gemietet wird, nicht in Betracht. Obwohl sich dies zu einer ernsthaften Alternative entwickelt und immer mehr Softwarehersteller diese anbieten, scheute die BWS eine mögliche Abhängigkeit. Zudem entstehen den Unternehmen dabei in der Regel dauerhaft Kosten, die durch Kündigungsfristen in den Serviceverträgen in der Regel nicht kurzfristig beendet werden können. Hier ist ein genaues Abschätzen hilfreich, insbesondere wenn nur auf die Vorteile für Unternehmen (keine Einmalkosten für den Kauf, regelmäßige Updates und auch Support sind oft inklusive) verwiesen wird.

Auswahl, Einführung und Einsatz
Den Anforderungen entsprechend hat die BWS verschiedene Softwarelösungen miteinander verglichen. Dass überhaupt ein neues System die bisherigen Einzellösungen ersetzen sollte, war zum Glück unumstritten – die Defizite waren unübersehbar. „Unser Leiter der Finanzbuchhaltung musste einen erheblichen Teil seiner Zeit für das Reporting für Banken aufwenden, dabei sollte die Bereichsleitungsfunktion noch viele andere Aufgaben umfassen“, blickt Sören Uhle zurück.
Bei der Einführung des neuen Programmes entschied sich das Unternehmen für ein zweistufiges Vorgehen. Der Plan sah vor, zunächst die Planungssoftware „Wocon“ der Potsdamer ­DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH zum Einsatz zu bringen, die eine Planung auf Unternehmensebene erlaubt. Sobald sich das System bewährt, sollte auf „Wocon ve“ aufgerüstet werden, um die Planung verfeinern und auf die Ebene von Verwaltungseinheiten wie Wohnobjekten oder Objektgruppen heben zu können. „Dies machte für uns Sinn“, betont er: „Die zunächst relativ grobe Planung war für uns bereits ein großer Fortschritt. Mehr hätte uns vor einem Jahr noch überfordert, aber jetzt spüren wir den Wunsch, tiefer zu planen und freuen uns darauf“.
Den Umstieg hat sich die BWS damit erleichtert, dass sie die „alten“ Excel-Tabellen zunächst parallel weiternutzte. Dieses Netz mit doppeltem Boden erhöhte nicht nur die Akzeptanz für das neue System, sondern war in der Praxis vorteilhaft, um spezielle Berechnungen noch in gewohnter Manier zu ermöglichen. „Ein komplettes Verbot der Nutzung aller bisherigen Excel-Lösungen hätte sicher eine schnellere Migration, aber wahrscheinlich auch massive Umstellungsschwierigkeiten bedeutet“, ist Uhle überzeugt. Heute wünscht sich niemand bei der BWS die Vielzahl der alten Tools zurück. Noch immer sind einige davon im Einsatz. Der Finanzbuchhaltung wird noch eine Übergangszeit gewährt und Uhle geht davon aus, dass bis zum kompletten Umstieg ein weiteres Jahr vergehen wird.
Softwarewechsel als „Change-Management-Projekt“
Die Einführung einer speziellen Planungssoftware für die Wohnungswirtschaft sollte die unternehmenseigene (Finanz-)Planung der BWS auf ein neues Niveau heben. Die BWS ist heute auf einem guten Weg und hat die Erfahrung gemacht, dass die vollständige Umstellung einen längeren Zeitraum benötigen kann, dennoch aber schon recht früh zeitliche und planerische Effekte erzielbar sind.
Die Entscheidung für ein neues Planungstool ist mit der Veränderung oft jahrelang bestehender Vorgehensweisen verbunden. Soll das neue System erfolgreich eingesetzt werden, muss eine entsprechende Bereitschaft bestehen bzw. geweckt werden. Bei der BWS war wenig Überzeugungsarbeit notwendig – mitunter ist es von Vorteil, wenn sich im Unternehmen ein gewisser Handlungsdruck aufgebaut hat.

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Software

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