23.10.2013 | Top-Thema Serie: Software und IT in der Wohnungswirtschaft

Software und IT: Wie verhindert man frühzeitig das Scheitern von Softwareprojekten?

Kapitel
Woran scheitern die meisten IT-Projekte?
Bild: GULP

Von der Einführung neuer Computersysteme oder Softwarelösungen versprechen sich Unternehmen viel. Nicht immer werden mit der nötigen Sorgfalt Lastenhefte und Projektpläne festgelegt, sodass Gutachter oder Gerichte klärend eingreifen müssen. Unser Autor, u. a. Gutachter für Software an Berliner und Brandenburger Gerichten und Schiedsmann bei der Deutschen Gesellschaft für Recht und Informatik, erklärt, dass es so weit nicht kommen muss.

Gescheiterte oder verzögerte Großvorhaben wie z. B. die Einführung des LKW-Mautsystems Toll Collect (Verzögerung der Einführung um 16 Monate, heutiger Streitwert ca. 7,5 Mrd. €) gehen durch die Presse und verdeutlichen das Chaospotenzial von Technik- und Softwareprojekten. Es sind jedoch nicht immer nur die großen Projekte, die immense individuelle wie auch volkswirtschaftliche Schäden verursachen, sondern die alltäglichen kleinen Projekte.
Nicht selten gibt es im Ablauf von Softwareprojekten Streitigkeiten zwischen Lieferanten und Kunden, die im Eskalationsfall vor Gericht ausgetragen werden. Sachverständige und Gutachter für die Gerichte können jedoch sehr häufig vergleichbare Ursachen feststellen: Der Kunde hatte seine Hausaufgaben nicht gemacht! Jedoch, was sind das für Hausaufgaben?

Anforderungen definieren!
Es ist nicht erheblich, ob ein Kunde sein erstes Softwareprojekt durchführt, ob er seinen Hersteller wechselt oder ob ein Release-Wechsel mit Kosten einer Neuinvestition ansteht – der Kunde muss sich Gedanken darüber machen, welche Prozesse seines Unternehmens in der Software abgebildet sein müssen, und das möglichst schriftlich fixieren. Macht er diese Vorbereitung nicht oder unvollständig, bleiben diese (An)Forderungen bei den Verhandlungen leicht außer Acht und werden nicht als Bestandteil in die Verträge aufgenommen. Daraus entstehen sehr oft Streitigkeiten. Sagt der Kunde „Das war für mich klar, dass die Software das können muss“, während der Lieferant sagt „Die Forderung wurde nie an uns gestellt, steht auch nicht im Vertrag“, hat der Kunde schlechte Karten. Denn bei einer Streitigkeit schaut ein Jurist immer als Erstes darauf, was vereinbart wurde, und das steht in der Regel in den Verträgen.
Wenn der Anwender bereits eine Software im Einsatz hat und wechseln möchte, gilt es, sich zu überlegen, welche Funktionen er in der alten Software vermisst, aber auch, welche Funktionen besonders wertvoll sind, denn beide sollte er als Anforderung an die neue Software stellen. Bei intensiver Bewertung können da schnell mehrere hundert Anforderungen zusammenkommen. Es sollten in diese vorbereitenden Arbeiten alle Mitarbeiter einbezogen werden, die mit der Software arbeiten sollen. Besonders Arbeiten, die nicht so häufig vorkommen, wie z. B. Jahresabschlüsse oder Arbeiten zum Jahresende, sind besonders anfällig dafür, dass wesentliche Prozesse vergessen werden.

Anpassungsmöglichkeiten
Von erheblicher Bedeutung sind auch die Report- und Auswertungsmöglichkeiten – und wie diese den Firmenbedürfnissen angepasst werden können. Diese Anpassung kann entweder – gemäß den Vorgaben des Kunden – vom Hersteller vorgenommen werden. Dies kann jedoch teuer werden, wenn man auch spätere Änderungen mit einbezieht. Oder es wird die – in vielen Fällen bessere – Variante gewählt, alle Druckausgaben selbst zu gestalten, auch wenn dafür im Moment zusätzlicher Schulungsbedarf erforderlich ist.

Enthalten die Verträge alle notwendigen Vereinbarungen?
Die Ausgestaltung der Verträge hat erhebliche Bedeutung für den Erfolg eines Softwareprojekts. Verträge, wie auch die AGBs des Auftragnehmers, sollten vom Kunden sehr kritisch bewertet werden. In der Regel werden die Verträge vom Lieferanten vorgegeben und sind – nachvollziehbar – zu dessen Gunsten formuliert. In den Verträgen sollten geregelt werden:
• Kosten für Lizenzen,
• Laufzeiten,
• Zusatzkosten für Programmergänzungen,
• Schnittstellen,
• Datenkonvertierung,
• Implementierung,
• Schulung,
• Abnahme,
• Service und Hotline-Dienste.
Nicht selten laufen Projekte terminlich und finanziell völlig aus dem Ruder, weil laufend Nachforderungen gestellt wurden, die vertraglich nicht geregelt waren. Auch schlechte Pflichtenhefte, die keine eindeutigen Vorgaben für die Programmierung festlegten, potenzieren die Chancen für Probleme. Selbst wenn alle in gutem Willen und nach bestem Wissen agieren und niemand die Folgen vorausgeahnt hat, ist vielfach nachträglich zu konstatieren, dass mitunter recht blauäugig agiert wurde.
Nicht jedes Unternehmen kann eigene Expertise oder Fachpersonal vorhalten. Bei Unsicherheit sind Kunden gut beraten, einen externen Berater mit einzuschalten. Dieser wird nie so teuer werden wie ein misslungenes Softwareprojekt!

Dieter Klapproth, Gutachter und Sachverständiger, Berlin

Schlagworte zum Thema:  Software, Digitalisierung

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