23.10.2013 | Top-Thema Serie: Software und IT in der Wohnungswirtschaft

Handwerkerkopplung: Garant für Transparenz und Effizienz

Kapitel
In nur neun Monaten realisierten Prokurist Klaus Schäffner, Teamleiter Bestandsmanagement Hans-Jürgen Lenz, Projektleiter Heinz Ehrler und Prokurist Mike Gehring die Implementierung des GA Handwerkerportals
Bild: Haufe Online Redaktion

13.000 Wohneinheiten und ein Instandhaltungsvolumen von etwa 16 Mio. € – mit Blick auf diese Zahlen kann man bei der GAG Ludwigshafen am Rhein zweifelsohne von einem „Massengeschäft“ sprechen. Welche Funktionen hier eine Software übernehmen kann, stellen wir im Folgenden vor.

21.000 Aufträge vergibt das Ludwigshafener Immobilienunternehmen GAG jedes Jahr an 100 registrierte externe Handwerksunternehmen aus verschiedenen Gewerken. Eine schnelle und transparente Abwicklung ist bei diesem Aufwand nur möglich, wenn Teilprozesse wie Ausschreibung, Auftragsvergabe und Rechnungsbearbeitung unkompliziert durchgeführt werden. Die Lösung: eine digitale Verknüpfung von Auftraggeber und Auftragnehmer. Genau dies ermöglicht ein Modul zur Handwerkerkopplung, das Bestandteil von ERP Systemen ist, wie z.B. von Haufe.
Intuitive Auftragsabwicklung für Immobilienunternehmen und Partner
Die Zeiten, in denen die Mitarbeiter der GAG Ludwigshafen am Rhein ein Telefon in die Hand nehmen mussten, um ihren Handwerkern einen Auftrag zu erteilen, sind vorbei. „Das“, erklärt GAG-Projektleiter Heinz Ehrler, „ist inzwischen nicht mehr notwendig.” Natürlich sei der persönliche Kontakt zu den Partnern nach wie vor sehr wichtig. Doch seit fast einem Jahr beschleunigt die Aktiengesellschaft für Wohnungs-, Gewerbe- und Städtebau die Abwicklung ihrer Aufträge über die webbasierte Handwerkerkopplung von Haufe. Im Januar 2013 wurde das Modul erfolgreich über eine integrierte Schnittstelle an die ERP-Software zur professionellen Immobilienbewirtschaftung, WoWi c/s, angebunden.
Ob Preisvereinbarungen, Statusinformationen oder Rechnungserfassung – das alles erfolgt inzwischen digital über das neue Modul. „Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, haben wir bewusst auf eine Lösung aus einer Hand gesetzt“, begründet Ehrler die Entscheidung für die Erweiterung der Zusammenarbeit mit Haufe. Die GAG bietet ihren Auftragnehmern die Handwerkerkopplung als webbasierte Portallösung an. Das heißt: Ohne großen Installationsaufwand können sich Auftraggeber und Auftragnehmer über einen Internetzugang in das Portal einloggen und ihre Zusammenarbeit so digital steuern. So gehören Verhandlungen über den Preisumfang eines Auftrags der Vergangenheit an. Stattdessen werden mit den Unternehmen jedes Jahr vorab Rahmenverträge geschlossen und Einheitspreisabkommen getroffen, die im Handwerkerportal hinterlegt sind.

Durch Statusmeldungen entstehen Vorteile für alle Beteiligten
Während die Handwerker ihre Aufträge zuvor persönlich oder per Fax entgegennahmen, erfolgt der gesamte reguläre Prozess bis zum Abschluss eines Auftrags inzwischen digital. Eine Ausnahme stellen dabei Fälle dar, in denen es besonders schnell gehen muss und die Beauftragung telefonisch erfolgt. Durch die Meldung des aktuellen Bearbeitungsstatus, der im Portal sofort für beide Seiten verfügbar ist, geht nahezu keine Zeit verloren. „So sparen wir zeitliche und finanzielle Ressourcen ein und können uns dadurch noch intensiver um die Anliegen unserer Mieter kümmern“, schildert Ehrler einen Vorteil der Handwerkerkopplung.
Eine große Entlastung stellt die neue Software auch für das Rechnungswesen bei der GAG dar. Nach Beendigung seiner Arbeiten kann der Handwerker dies umgehend im Portal vermerken, das Wohnungsunternehmen wiederum wird nahezu in Echtzeit über den abgeschlossenen Auftrag informiert. Das gesamte Rechnungswesen erfolgt komplett papierlos. Mit Hilfe von konfigurierbaren Regeln kann festgelegt werden, welche Rechnungen bei Eingang praxisgerecht geprüft werden sollen. Mögliche Kriterien sind Rechnungssumme, Handwerker oder Gewerk.
„Früher kam es schon mal vor, dass für die Bearbeitung einer Rechnung mehr Zeit benötigt wurde. Das kann uns jetzt nicht mehr passieren“, betont Ehrler, für den die große Transparenz ein entscheidendes Kriterium bei der Umstellung war. Daraus ergibt sich eine Win-win-Situation für beide Seiten: Installateur, Fliesenleger oder Maler erhalten ihre Bezahlungen durch den schnellen Informationsaustausch früher als bisher gewohnt, die GAG profitiert von einem möglichen Skontoabzug.

Handwerker wurden aktiv in Customizing-Prozess eingebunden
Für die GAG war die Umstellung auf das Handwerkerportal unausweichlich. Die Bearbeitung der Handwerkeraufträge wurde immer aufwändiger, dadurch stiegen die Anforderungen an die IT. Außerdem sollten einzelne Teilprozesse wie die Analyse der Entstehung von Einheitspreisen optimiert werden. So entwickelten Ehrler und sein Projektteam in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter in nur sechs Monaten das Konzept. Die Umsetzung selbst inklusive Testphase dauerte lediglich drei Monate.
„Die Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen war unkompliziert und durchaus spannend“, erzählt Ehrler, der bei der GAG sämtliche EDV-Anwendungen betreut. Besonders hilfreich sei der Besuch dessen Entwicklungsteams in Ludwigshafen gewesen. „Ein persönlicher Kontakt ist für eine derart enge Zusammenarbeit sehr hilfreich. So konnten wir unsere Anforderungen vor Ort besprechen und mussten nicht jeden Entwicklungsschritt telefonisch oder anhand von Screenshots abstimmen“, zeigt er sich zufrieden. Nach einer ausführlichen Schulung von rund 200 Mitarbeitern der angeschlossenen Handwerksbetriebe sowie des eigenen Personals wurde die Implementierung des Kopplungsmoduls pünktlich zum Jahresbeginn vollzogen.
Die wichtigste Grundlage für die Etablierung des Portals ist neben den technischen Voraussetzungen die Bereitschaft der Handwerker, sich auf das neue System einzulassen – denn in der Tat gab es zunächst einige skeptische Reaktionen. „Wenn eine solch tiefgreifende Veränderung ansteht, ist es umso wichtiger, sich für die Bedenken unserer Partner Zeit zu nehmen und sie aktiv in die Entwicklung einzubeziehen“, erklärt GAG-Prokurist Mike Gehring. So hätten die Handwerker die Möglichkeit gehabt, ihre Änderungswünsche und Ideen an das Entwicklerteam weiterzugeben. Dadurch, so Gehring weiter, sei die Skepsis schnell gewichen und Beschwerden bislang gänzlich ausgeblieben – ganz im Gegenteil, die Unterstützung von Seiten der Handwerker sei sogar sehr groß.

Positive Resonanz von Handwerkern und Immobilienunternehmen
Im Rahmen des Customizing kann die standardisierte Variante des Handwerkerportals durch zusätzliche Tools auf die individuellen Anforderungen von Immobilienunternehmen abgestimmt werden. Dazu gehören im Falle der GAG ein Versicherungsmodul, ein präzises Recherchetool sowie die Möglichkeit, Handwerker und ihre Leistungen zu bewerten. Außerdem können ausgeführte Aufträge vor Ort überprüft und direkt in das Portal eingepflegt werden. Dafür dokumentiert ein GAG-Mitarbeiter auf einem standardisierten Fragebogen, wie zufriedenstellend eine handwerkliche Arbeit durchgeführt wurde. Das ausgefüllte Formular enthält einen Barcode. Sobald der Versand per Fax stattfindet, wird der zugehörige Auftrag identifiziert und die Qualitätsprüfung im Portal entsprechend zugeordnet.

ERP-unabhängiger Einsatz des Handwerkermoduls
Alle Zusatzmodule wurden zwar speziell für die GAG entwickelt, sind aber auch in die ERP-Systeme anderer Immobilien- und Wohnungsunternehmen implementierbar. Dabei muss der Bestand nicht zwingend über WoWi c/s bewirtschaftet werden: Handwerker- und Zusatzmodule lassen sich über eine Schnittstelle problemlos in ERP-Systeme anderer Softwareanbieter integrieren.
Dass sich die Umstellung auf das neue Handwerkerportal bereits nach einem knappen Jahr rentiert hat, ist laut Klaus Schäffner, technischer Prokurist der GAG, nicht nur am positiven Feedback der Handwerker erkennbar. U.a. sei auch die Zahl der Anrufe, die täglich in der Hotline eingehen, deutlich gesunken.
Um die Prozessoptimierung kontinuierlich voranzutreiben, tausche man sich außerdem mit anderen Immobilienunternehmen über Probleme und Lösungsansätze aus und ernte dabei eine durchweg positive Resonanz.

Timm Leibfried, Immobilienjournalist, München

Schlagworte zum Thema:  Software, Digitalisierung

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