12.11.2015 | Top-Thema Megatrend in der Immobilienbranche: Neue Arbeitswelten

Onlinetools und Datenmanagement

Kapitel
Datenverwaltung und Prozesskoordination: Wissensmanagementsysteme fungieren als zentraler Knotenpunkt.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Mit der Digitalisierung von Kommunikationsformen und Arbeitsprozessen verändern sich auch die Abläufe in der Immobilienwirtschaft: Selfservice-Tools revolutionieren die Verwaltungsarbeit und Mobile-Apps ermöglichen standortunabhängiges Arbeiten. So unterschiedlich die jeweiligen Anwendungen auch sein mögen, sie alle produzieren Daten, die kanalisiert und organisiert werden müssen - bei dieser zentralen Aufgabe helfen Wissensmanagementsysteme.

Um im schnelllebigen Informationszeitalter noch einen Service mit angemessenen Reaktionszeiten zu gewährleisten, müssen die Prozesse effizienter gestaltet und teilweise automatisiert werden. Zukünftig können die Mieter den Unternehmen dabei sogar Arbeiten abnehmen: Über Selfservice-Portale können Mieter ihre persönlichen Daten aktualisieren, Rechnungen papierlos abrufen, ihre Verbrauchsdaten einsehen, Dokumente und Bescheinigungen ausdrucken oder Schadensmeldungen aufgeben. Ein Ticket-System, wie es im Unternehmenskontext schon in vielen Bereichen üblich ist, zeigt dem Mieter, wie es um sein Anliegen steht und wann die Anfrage abgearbeitet sein wird.

Handwerkerkopplung in digitaler Form

Auch für die betreibenden Unternehmen bringen solche Servicetools einen deutlichen Mehrwert: Der Selfservice entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben. Das geschieht auch durch die Onlineanbindung externer Dienstleister. Ein Beispiel für so einen durchgehenden Prozess ist die Handwerkerkopplung. Anstatt Aufträge persönlich oder per Fax zu vergeben, läuft von der Ausschreibung bis zur Rechnungsstellung alles digital ab. Hausverwalter oder sogar die Mieter selbst geben Schäden vor Ort ins System ein und senden den Auftrag an ausgewählte Handwerksunternehmen. Diese loggen sich über das Internet in das Portal ein. Nach der Prüfung erfolgt die Freigabe für die Arbeit. Wenn diese ausgeführt und abgenommen ist, kommt die Abrechnung ebenfalls online. Das entlastet und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich und kann mehr Freiraum für die Mieterkommunikation schaffen.

Unbegrenzte Mobilität

Die durchgängige Verbreitung von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets mit immer größeren Displays ermöglicht es Arbeitnehmern, ortsunabhängig zu arbeiten, um somit Beruf und Privatleben besser zu verbinden. Das beginnt damit, dass Mitarbeiter nicht nur außerhalb der Arbeitszeiten berufliche Dinge erledigen, sondern im Gegenteil auch Privates am Arbeitsplatz. Für viele Unternehmen ist es nach wie vor ein Problem, wenn Mitarbeiter in der Firma private E-Mails lesen oder soziale Netzwerke nutzen. Die zunehmende Nutzung von privaten Geräte in der Unternehmensumgebung ("bring your own device") stellt zudem die IT vor Herausforderungen, da sie dafür sorgen muss, dass die Sicherheit der Firmendaten nicht gefährdet wird.

Immer häufiger greifen die Arbeitnehmer außerdem von unterwegs und mit verschiedenen Endgeräten auf die Unternehmensdaten zu. Das Arbeiten in der Cloud wird zum Normalfall. Ein Beispiel ist die mobile Wohnungsübergabe, bei der die Trennung zwischen Außeneinsatz und Büroarbeit bereits aufgehoben ist. Per Smartphone oder Tablet lässt sich die Übergabe heute schon lückenlos organisieren. Anstatt die Daten umständlich und fehleranfällig am Schreibtisch vom Papier ins ERP-System zu übertragen, werden diese vor Ort erfasst und direkt ins System geladen. Auch bei der internen Kommunikation greifen die Mitarbeiter verstärkt auf Whatsapp oder Facebook zurück, um Informationen schneller und direkter miteinander auszutauschen.

Effektive Datenverarbeitung als Wettbewerbsvorteil

Die Herausforderung der Zukunft wird es sein, diese Informationen, die letztlich das Wissen des Unternehmens bedeuten, zu sammeln und gezielt zu nutzen. Wer das Wissen im Unternehmen künftig am besten managen kann, wird einen Wettbewerbsvorteil haben. Fast die Hälfte aller Angestellten verwenden täglich mehr als eine Stunde darauf, Informationen zu suchen. Insbesondere die Recherche von externen Fachinformationen ist oft sehr aufwendig. Hinzu kommt: Viele Informationen sind nur auf Papier vorhanden – in Handbüchern, Loseblattsammlungen und Ordnern. Oder nur als E-Mails, die in einem kleinen Kreis von Beteiligten ausgetauscht werden. Oft mangelt es jedoch an technisch ausgereiften Möglichkeiten, diese Informationen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, die sie benötigen. Um bestehende Informationsdefizite auszugleichen, bietet sich daher der Einsatz sogenannter Wissensmanagementsysteme an, die - etwa mit der Möglichkeit gemeinsamer Dokumentbearbeitung sowie zentralen Ablagesystemen für Kunden- und  Unternehmensdaten - bei der Strukturierung von Kommunikationsvorgängen und letztlich einer Optimierung der Arbeitsabläufe helfen können. Denn ein Charakteristikum der Arbeitswelt von morgen ist schon heute absehbar: die Schnelllebigkeit. Wohnungsunternehmen werden sich auf diese neue Welt einstellen müssen, um Mieter und Mitarbeiter zu finden und zu halten, aber auch um in Zukunft effizienter zu arbeiten.

Dieses Top-Thema ist der zweite Teil unserer vierteiligen Serie zu den großen Entwicklungen in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft. Im nächsten Teil beleuchten und bewerten wir die Neuerungen in Folge der Digitalisierung.

Weitere Serienteile:

Megatrend Demografischer Wandel

Schlagworte zum Thema:  Wissensmanagement, Digitalisierung, Wohnungswirtschaft, New Work, Planung, Wohnungsbau

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