25.11.2013 | Top-Thema Kommunikation und Marketing in der Wohnungswirtschaft

Besprechungen „verschlanken“: In der Cloud wird Reisezeit zu Arbeitszeit

Kapitel
Die Kölner D.ING-Gruppe renoviert ungenutzte Immobilien in Nordrhein-Westfalen
Bild: DREISECHSNULL/Deutsche Telekom

Wettbewerbs- und Kostendruck in der Wohnungswirtschaft nehmen stetig zu. Mit Software aus der Cloud reduzieren Firmen ihre IT-Ausgaben und arbeiten flexibler. Meetings etwa können genauso gut in der Cloud statt vor Ort stattfinden. So verwandeln Unternehmen Reisezeit in Arbeitszeit. Das Beispiel einer Baufirma zeigt, wie die Datenwolke beim Sparen hilft.

Steigende Nachfrage nach Wohnraum, höherer Bedarf an altersgerechten Wohnungen, energetische Sanierungen – Wohnungsunternehmen in Deutschland haben viel zu tun, gleichzeitig nimmt der Wettbewerb zu. Um sich zu behaupten, müssen Firmen kosteneffizient arbeiten und Arbeitszeit sinnvoll nutzen. Dabei kann Software helfen – z. B. um Projekte besser zu managen, einfacher zusammenzuarbeiten oder die Buchhaltung schneller zu erledigen.
Doch Software kostet Geld, für jeden Arbeitsplatz werden Lizenzgebühren und regelmäßige Updates fällig. Damit die Ausgaben nicht gleich das Jahresbudget sprengen, können Firmen auf Software aus der Cloud zurückgreifen.
Das Prinzip der Datenwolke: Firmen mieten Anwendungen nach aktuellem Bedarf von einem IT-Dienstleister zum Festpreis. Der Anbieter stellt sie über das Internet bereit. Die Daten selbst liegen in sicheren Rechenzentren – und nicht mehr auf dem Firmenserver oder der Festplatte des Mitarbeiters. Investitionen in Soft- und Hardware können sich Unternehmen so sparen. Um die Wartung kümmert sich der Dienstleister. Er spielt Updates auf und sorgt dafür, dass die Services rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Und zwar nicht nur auf dem Rechner im Büro, sondern die Nutzer greifen von überall und mit jedem internetfähigen Gerät darauf zu. Sind die Mitarbeiter etwa auf der Baustelle unterwegs, können sie mobil Daten abfragen – das spart Zeit und den Kunden freut es, wenn seine Anfrage schneller bearbeitet wird.

Besprechungen in der Cloud
Besonders aufwendig sind i.d.R. Besprechungen. Zum einen sind viele Personen beteiligt, also Mitarbeiter, Partner und Kunden. Sie verteilen sich zum anderen häufig auch über mehrere Standorte. Doch wer hat schon die Zeit und das Geld, regelmäßig vor Ort zu fahren, um Entscheidungen mit allen Beteiligten zu besprechen und sich einen Eindruck vom Baufortschritt zu machen. Warum nicht stattdessen mit Kollegen und Kunden in der Cloud treffen? Z. B. im Online-Meetingraum iMeet. Hier können sich bis zu 15 Personen in Audio- und Videokonferenzen austauschen – egal, wo sie gerade sind.
Das heißt, wenn sich beispielsweise der Leiter eines Sanierungsprojekts persönlich ein Bild von der Situation vor Ort machen möchte, muss er nicht erst zur Baustelle fahren und einen Stau in Kauf nehmen. Er wählt sich stattdessen an seinem PC im Büro über den Webbrowser direkt in seinen persönlichen Besprechungsraum ein und sieht Livebilder von der Baustelle. Die kommen beispielsweise von seinem Kollegen, der vor Ort mit der Smartphone-Kamera filmt. Die iMeet-Konferenz spart eine Fahrt zur Baustelle und der Bauleiter hat Zeit, andere Termine wahrzunehmen oder dringende Anfragen zu erledigen.

Dokumente im virtuellen Besprechungsraum abstimmen
Personen werden per E-Mail eingeladen und gelangen über einen Link direkt in ihren virtuellen Konferenzraum – ohne die Software selbst gebucht haben zu müssen. Alle Teilnehmer sind übersichtlich in eigenen Fenstern auf dem Bildschirm oder Display zu sehen. Außerdem haben die Nutzer die Gesprächspartner im Blick, die per Telefon zugeschaltet oder noch nicht anwesend sind. Wer spricht, wird farblich hervorgehoben. Für eine Videoverbindung reicht eine Webcam aus, wie sie in vielen PCs, Tablets und Smartphones bereits integriert ist. Wenn es nach einer Videovorführung noch Fragen gibt, lassen sich auch weitere Kollegen oder externe Experten zum Meeting hinzuschalten. Diese können Informationen wie Dokumente oder Präsentationen dann auch direkt hochladen und über einen Download zur Verfügung stellen. So können die Teilnehmer Unterlagen gemeinsam online diskutieren. Und der Gesprächsmoderator, der zur Onlinekonferenz eingeladen hat, bestimmt selbst, welche Dateien im virtuellen Meetingraum veröffentlich werden.

Zeitersparnis im Praxiseinsatz
Einer der ersten Anwender aus der Baubranche ist die Kölner D.ING-Gruppe. Sie vereint vier eigenständige Firmen unter einem Dach und ist darauf spezialisiert, ungenutzte Immobilien zu finden und aufzuwerten. Rund 300 Wohnungen baut die Firma jedes Jahr in ganz Nordrhein-Westfalen um. Die Ingenieure und Architekten sanieren etwa Hochhäuser, renovieren denkmalgeschützte Gründerzeithäuser und konzipieren moderne Appartements. Bei dieser Menge an Projekten sind permanent Besprechungen und Baustellenbesuche notwendig. Mindestens einmal pro Woche findet daher eine Baubesprechung mit mehreren Teilnehmern statt. „Natürlich lassen sich Situationen besser einschätzen, wenn man sie mit eigenen Augen sieht“, sagt Till Mundorf, Geschäftsführer der D.ING-Gruppe. „Da zwischen den Baustellen aber bis zu 90 km liegen, schaffen wir es gar nicht, an jeder Besprechung persönlich teilzunehmen“, so Mundorf. Der Online-Besprechungsraum hat den Geschäftsführer vor allem wegen der einfachen und flexiblen Handhabung überzeugt. „Über die intuitiv nutzbare Oberfläche können meine Mitarbeiter jederzeit adhoc Videomeetings durchführen“, sagt Till Mundorf. So sind sie bei Bauabnahmen und -besprechungen immer virtuell vor Ort – und gewinnen damit viel Arbeitszeit. „Bei jeder virtuellen Konferenz, an der ich vom Büro aus teilnehme, spare ich allein für die Fahrten und bis wir alle zusammen am Tisch sitzen um mit dem Meeting beginnen rund zwei Stunden. Bei bis zu 15 Besprechungen im Monat summiert sich das ganz schön“, rechnet Till Mundorf vor. Die nächsten Sanierungsprojekte können also ruhig kommen – der Chef ist überall in der Cloud dabei.

Riccarda Dreier, freie IT-Journalistin, Köln

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Kommunikation, Marketing

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