20.09.2013 | Top-Thema Jubiläum: 65 Jahre DW Die Wohnungswirtschaft

Software und IT verändern die Wohnungswirtschaft: Digitalisierung einer Branche

Kapitel
Mobile Anwendungen zur Schadensverwaltung, Verkehrssicherung oder Wohnungsübergabe erleichtern heute die Arbeit, verändern Abläufe und Geschäftsprozesse
Bild: GESOBAU, Thomas Manss & Company

Smartphones, iPads und andere elektronische Geräte begeistern nicht nur die Jüngeren. Wir nehmen täglich wahr, wie sehr diese Informationstechnik Lebensgewohnheiten und Sitten verändert. Auch die Arbeitswelt mit ihren Aufgaben und Prozessen hat sich innerhalb der letzten 65 Jahre stark gewandelt. Das Jubiläum der DW nimmt der Autor zum Anlass, die Evolution der IT – manche sagen Revolution – zu vergegenwärtigen, und zieht daraus Schlüsse für unsere heutige Situation.

Mit der Währungsreform 1948 fing das Leben in Deutschland neu an und die meisten Unternehmen – und Menschen – besaßen fast nichts. Das Standardgerät im Büro war eine mechanische Schreibmaschine. Zwar hatte Konrad Zuse schon Anfang der 1940er Jahre in Deutschland einen ersten programmierbaren Digitalrechner hergestellt, aber es sollte noch bis in die 1960er Jahre dauern, bis die ersten kommerziell verfügbaren Rechner von IBM auf den Markt kamen. Nur noch die Älteren erinnern sich an die Lochkarten, die man zur Eingabe benötigte. Die Rechner verfügten über wenig Speicher und waren sehr teuer. Um die Kosten erträglich zu gestalten, gelang es Ende der 1960er Jahre, mehrere Nutzer im „Timesharing“ an einen zentralen „Großrechner“ anzuschließen. In der Wohnungswirtschaft wurde das bald aufgegriffen, woraus sich das heute noch vielfach benutzte System GES entwickelte.
In den 1970er Jahren setzte das ungeheure Entwicklungstempo ein, das für die IT-Branche heute so selbstverständlich ist. Damals war man noch skeptisch, als Gordon Moore als Gesetzmäßigkeit postulierte, dass sich die Komplexität integrierter Schaltkreise alle etwa 18 Monate verdoppelt. Dies ist eine maßgebliche Kenngröße für die Leistungsfähigkeit der Rechner. Und diese Entwicklung lässt sich bis heute bestätigen. Mit den integrierten Schaltkreisen entstehen die ersten Mikroprozessoren und dank der Entwicklung von Bildschirmen wird der Ein-/Ausgabeengpass gelöst. So kommen Anfang der 1980er Jahre die ersten PCs auf den Markt. Nachdem sich zuerst die Bastler und Freaks auf die neue Technik gestürzt hatten, erobert IBM schnell die geschäftliche Welt, indem sie für Hardware und Software Standards setzt (zuerst mit dem Betriebssystem DOS und später Windows). Jetzt ist es möglich, relativ kostengünstig Programme zu erstellen, die in Unternehmen einsetzbar sind. Dies ist die Zeit, in der sich einige Selbständige oder kleine Teams anschicken, PC-taugliche Software für die Wohnungswirtschaft zu entwickeln. Aus dieser Zeit sind heute zwar nur noch wenige Familienbetriebe im Rennen (wie z. B. die GAP Group), aber mehrere Softwareprodukte existieren in mehrfach überarbeiteten Versionen auch heute noch. Fortan konnte sich jedes, auch noch so kleine Wohnungsunternehmen leisten, die „elektronische Datenverarbeitung“, wie man sie damals üblicherweise nannte, zu nutzen.

Datennetze
Bis dahin hatte man in Deutschland noch nicht allgemein zur Kenntnis genommen, dass sich eine besondere Veränderung anbahnte, die in den USA seit den 1970er Jahren immer mehr Verbreitung fand. Es wurden große Datennetze aufgebaut, die schließlich in das Internet einmündeten. Ursprünglich waren sie vorgesehen zur Verbindung großer Rechner für die Wissenschaft und für die Militärs. Aber schnell machten sich die Anwender die Netze zunutze, um Mitteilungen untereinander auszutauschen. Bereits in den 1970er Jahren entstanden deswegen die ersten E-Mail-Systeme. Als dann auch noch 1989 das World Wide Web (WWW) erfunden wurde und in Deutschland die Liberalisierung der Telekommunikation voranschritt, entstand in den 1990er Jahren ein wahrer Boom an Datenkommunikation, zuerst in Unternehmen und schließlich auch im privaten Bereich. Die Netze für die mobile Kommunikation potenzierten den Boom noch zusätzlich. Diese Entwicklung hält heute noch an und verstärkt die Nutzung der IT auf jegliche Art. Besaßen in den 1990er Jahren erst wenige private Haushalte einen Zugang zum Internet, so sind heute diejenigen in der Minderheit, die keinen Zugang haben. Immer mehr wird die Briefpost abgelöst durch E-Mails und ihre Anhänge.
Ein weiterer, aktueller Trend wird noch erheblichen Einfluss auf alle Unternehmen haben. Dank der schnellen und kostengünstigen Datennetze lassen sich die betrieblichen Daten an einem beliebigen Ort speichern. Man spricht von einer Rezentralisierung (also weg vom Speichern am Arbeitsplatz oder in der Niederlassung), weil die zentrale Verarbeitung und Verwaltung kostengünstiger und sicherer ist und weil sie obendrein eine bessere Auskunftsfähigkeit ermöglicht. Die Frage, wo die Daten tatsächlich liegen, ist ein technisch-ökonomisches Optimierungsproblem. Ein technisches Problem besteht beispielsweise in der Gewährleistung der Datensicherheit. Der aktuelle Trend geht hin zu riesigen Rechenzentren, in denen man sich einmieten kann und die irgendwo auf der Welt stehen. Weil das so nebulös erscheint, nennt man dieses Prinzip auch die „Cloud“.
Wandel der Arbeitsabläufe
Was hat diese stürmische Entwicklung der IT für die Wohnungswirtschaft gebracht? Könnte man sich heute vorstellen, die Miete noch per Hand einzuziehen und dann mit Durchschreibe-Buchhaltung zu buchen? Die Verarbeitung großer Datenbestände ist heute zur Selbstverständlichkeit geworden. Wir könnten die Vielzahl an Arbeitskräften, die wir sonst benötigten, nicht bezahlen, zumindest nicht bei unserem heutigen Lebensstandard. Wir erwarten, an jedem Arbeitsplatz per Bildschirm und mit wenigen Tastendrücken einen Zugang zu allen Informationen und Prozessen haben zu können. Noch vor 30 Jahren gab es heftige Debatten darüber, ob die IT Arbeitsplätze vernichtet oder zumindest abwertet. Dabei hatte man die Datentypistin oder Schreibbüro-Mitarbeiterin vor Augen, die in stupider Routine Daten und Texte in die Tastatur hackt. Diese Tätigkeit aus der Anfangszeit der EDV war lange Zeit Symbol für deren Nutzung. Die Entwicklung ist ganz anders verlaufen: Die Arbeitsplätze wurden aufgewertet, so werden z. B. in einer Rundumsachbearbeitung von einer Person heute viele Arbeitsschritte beherrscht und bearbeitet, was eine höhere Qualifikation am IT-Arbeitsplatz voraussetzt als früher.
Diese Entwicklung, die einen direkten Zugriff auf z. T. große Datenbestände erfordert, war nur möglich, weil die Speichertechnologie immense Fortschritte gemacht hat. Wir alle benutzen auf den Bildschirmen den Button „Speichern”, der mit einem kleinen Icon eine Diskette symbolisiert. Viele wissen gar nicht mehr, was eine Diskette ist: Ein tragbare Speicherplatte, die vor 30 Jahren aufkam und bei einer Größe von 3½ Zoll rund 800 kB an Daten speicherte. Hiervon würde man vier bis fünf Stück brauchen, um ein einziges Foto zu speichern, das man heute mit einem Smartphone ohne großes Nachdenken aufnimmt. Die Diskette verschwand, als in den 1990er Jahren die CD aufkam, die nun heute immer mehr ersetzt wird durch Flash-Speicher (z. B. USB-Sticks) oder den direkten Onlinezugriff auf zentrale Speichersysteme. Die heutigen Speichermedien fassen ein so gewaltig viel größeres Datenvolumen zu so geringen Kosten, dass wir bedenkenlos Bilder, Texte und Daten elektronisch aufheben. Seit einigen Jahren ist das Speichern von Dokumenten in elektronischen Systemen billiger als auf Papier mit anschließender Aufbewahrung in Aktenordnern, die in einem Archiv verwaltet werden.

Wandel der Geschäftsprozesse
Wenn die Dokumente und Daten obendrein an jedem beliebigen Ort zu lesen sind, weil schnelle Datennetze ebenfalls kostengünstig sind, dann hat das alles zur Folge, dass Geschäftsprozesse ganz anders gestaltet werden können als früher. Die direkte Sachbearbeitung in einem Call-Center ist heute ebenso Realität wie die Selbstbedienung eines Kunden in einem Onlineshop oder in Buchungssystemen. In der Wohnungswirtschaft können Interessenten die aktuellen Mietangebote einsehen und als Exposé herunterladen. Mieter bringen ihre Stammdaten selbst auf den neuesten Stand oder melden Mängel direkt an Handwerker und Hausverwalter. Immer mehr entstehen Echtzeit-Dienstleistungen, und sei es nur für die Buchung und Terminvereinbarung. Der Phantasie für neue Dienstleistungen sind kaum Grenzen gesetzt. Neue Anwendungen (zu neudeutsch „App“), die wie Pilze aus dem Boden schießen, regen ihrerseits zu neuen Geschäftsideen an. Erst kürzlich begeisterte mich, wie ich in einer Taxi-App sehen konnte, wie weit das gerufene Taxi noch von mir entfernt war und wie viele Sitzplätze es hatte. Wie oft hatte ich schon wissen wollen, wann der angemeldete Handwerker tatsächlich kommen würde! Die Inspiration für neue Geschäftsideen wird laufend angeregt. Sie ist eine neue Managementherausforderung.
Führungskräfte der Wohnungswirtschaft benötigen aktuelle Informationen über das laufende Geschäft und über vielfältige Aspekte des Marktes. Noch nie war es so einfach, die großen Datenbestände, die im Geschäftsgeschehen anfallen, auszuwerten und transparent zu machen. Heutige wohnungswirtschaftliche Anwendungssysteme basieren alle auf Datenbank-Managementsystemen, die Auswertungswerkzeuge besitzen oder mit ihnen verbunden sind.

Das Beständige ist der Wandel
Am Ende eines solchen Rückblicks steht die Frage an, was wir heute aus dieser stürmischen Entwicklung für die Zukunft lernen können. Natürlich ist die Entwicklung nicht nur einfach und problemlos gelaufen. Die Umstellung auf immer wieder neue IT-Systeme und -Verfahren hat Arbeit und Geld, aber auch viele Emotionen und Nerven gekostet. Gelohnt hat sich die Mühe meistens dann, wenn neue Dienstleistungen und Produkte entstanden sind oder wenn die Arbeitsproduktivität – und damit letztlich der Wohlstand – gehoben werden konnte.
Gerade unter Vertretern der IT ist häufig eine Euphorie zu beobachten, die durch die enorme Veränderungsgeschwindigkeit dieser Technologie und durch die damit einhergehenden neuen Produkte und Absatzchancen verursacht werden. Für die Wohnungswirtschaft bedeutet das aber, das richtige Maß an Euphorie und Skepsis zu finden. Es gilt zu erkennen, was wirklich nützt und wirtschaftlich einsetzbar ist. Dies ist zumeist nicht leicht. Denn was man nicht kennt oder was sich der Vorstellungskraft entzieht, kann man schwerlich beurteilen. Die Beurteilung basiert auf Erfahrungen aus der Vergangenheit, die es in irgendeiner Weise zu verändern gilt. Hier können Experimente und Pilotprojekte nützen. Ob man sich aber die Rolle eines Vorreiters zutraut, ist nur individuell zu beantworten. Sehr wahrscheinlich ist, dass die technologischen Möglichkeiten weiterhin rasant zunehmen und sich daraus immer wieder neue geschäftliche Möglichkeiten ergeben, auch für die Wohnungswirtschaft. Sie werden in Zukunft nicht so sehr die innerbetrieblichen Geschäftsprozesse betreffen, als vielmehr die menschlichen Lebens- und Kommunikationsgewohnheiten. Bereits jetzt verändert die mobile und jederzeitige Verfügbarkeit von Telefon und Internet (Facebook, WhatsApp etc.) die Kommunikation im täglichen Leben. Das Zusammenkommen der Menschen und vielleicht auch das Zusammenleben und Wohnen nehmen neue Formen an, manche eher, manche weniger wünschenswert. Die Mobilität wird durch Car-Sharing, gemietete Fahrräder und möglicherweise noch weitere zukünftige Systeme vielfältiger und leichter. Für alte Menschen sind neue und verbesserte Dienstleistungen denkbar. Diese nur wenigen Beispiele haben Einfluss auf das Wohnen in der Zukunft. Deswegen ist auch die Wohnungswirtschaft aufgerufen, an der gesellschaftlichen Weiterentwicklung mit Hilfe der IT mitzuwirken.

Dr. Klaus Höring, Höring Management Consulting Gießen

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