20.02.2013 | Top-Thema Instandhaltung und Instandsetzung: Technik, Kosten, Konzepte

Kostensenkung bei Instandsetzung und laufender Instandhaltung: Maßnahmensteuerung

Kapitel
Die kommunale gewobau ist eine der Visitenkarten Rüsselsheims: Gut instand gehaltene und modernisierte Bestände sind da wichtig, wie in der Feuerbachstraße im Stadtteil Haßloch-Nord
Bild: gewobau Rüsselsheim

Um Einsparungen in der laufenden Instandhaltung realisieren zu können, ohne die Qualität reduzieren zu müssen, ließ die gewobau Rüsselsheim Abläufe analysieren, Maßnahmenkataloge und standardisierte Leistungsverzeichnisse neu erstellen. Eine auf die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten abgestimmte Instandhaltungsplanung dient nun als Basis für aussagekräftige Preisspiegel und zielorientierte Bietergespräche. Über alle Gewerke hinweg wurde eine Kostensenkung von ca. 20 % erzielt. Ein Erfahrungsbericht.

Die kommunale gewobau Gesellschaft für Wohnen und Bauen Rüsselsheim mbH investiert als führender Wohnungs-Dienstleister in Rüsselsheim und der Region jährlich durchschnittlich rund 7 bis 8 Mio. € für Instandhaltung. Um die Instandhaltungsarbeiten im Zusammenhang mit den damit verbundenen Jahresrahmenverträgen möglichst wirtschaftlich zu gestalten, hat das Rüsselsheimer Wohnungsunternehmen neue Wege beschritten, um Bauleistungen in der laufenden Instandhaltung günstig einzukaufen. Wichtig war dabei, die Ausführungsqualität im Interesse des Wohnungsbestandes und der Mieterschaft beizubehalten. Torsten Regenstein, Geschäftsführer der gewobau, meint dazu: „Sparen muss nicht nur heißen, weniger auszugeben, sondern kann auch vielmehr bedeuten, mehr Leistungen für das gleiche Geld zu bekommen.”

Analyse und Leistungsverzeichnisse
Aus diesem Grunde wurde ein externes Ingenieurbüro beauftragt, verschiedene Gewerke zu analysieren und einen Vergleich von Ist-Kosten zu den marktüblichen Preisen zu erstellen. Diese Analyse zeigte, dass Kostensenkungen möglich waren. Anhand von vielen hundert Rechnungen der Vorjahre je Gewerk berechnete der externe Dienstleister eine prozentuale Kostensenkung und präsentierte einen Maßnahmenkatalog. Außerdem wurden neue standardisierte Leistungsverzeichnisse erarbeitet, die stärker auf die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten der gegenwärtigen Instandhaltungsplanungen des Unternehmens hin abgestimmt wurden. Hiermit war die Basis geschaffen, nun konnten Leistungsverzeichnisse für die Ausschreibungen erstellt werden.
Nach dem Motto „Jahresrahmen-LVs dürfen nicht zu kurz, aber auch nicht zu lang sein“ ermöglichte die neue Art der Ausschreibungen günstigere Preise. Ziel war es, die Ausschreibungen an viele Firmen pro Gewerk zu versenden. Die angeschriebenen Handwerker haben ihren Sitz in Rüsselsheim und der näheren Umgebung. Im Sinne einer nachhaltigen und parnerschaftlichen Geschäftspolitik wurden auch alle bisherigen Vertragsfirmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben.

Kostenermittlung und Einheitspreise
Um eine richtige Einschätzung der neuen Einheitspreise zu bekommen, wurden verschiedene Analysen durchgeführt, die wiederum mit den vorhandenen Einheitspreisen verglichen wurden.
Zur verbesserten Auswertung berücksichtigte der beauftragte externe Dienstleister besonders die Positionen, die in den einzelnen Gewerken am häufigsten beauftragt wurden. Die Summe aller Einheitspreise wurde „nur“ als zweite Entscheidungsgröße herangezogen. Z. B. wurden u. a. einzelne wichtige Positionen zu Gesamtleistungen addiert. Diese wurden zwischen den Bietern untereinander und mit den bis dahin vergebenen Einheitspreisen verglichen. Weiterhin galt es, zusätzlich die Rangfolgen der Bieter in den einzelnen Titeln zu untersuchen.
Nach Auswertung aller Angebote einschließlich aller Anmerkungen zu den Angeboten und Erstellen eines aussagekräftigen Preisspiegels konnten zielorientierte Bietergespräche mit den Firmen geführt werden. Schließlich erhielten die ersten vier oder fünf günstig bietenden Firmen eine Einladung zu einem Bietergespräch. Für das Unternehmen war es zudem wichtig, zusätzlich auch alle Vertragsfirmen einzuladen, auch wenn diese preislich nicht unter den ersten vier bis fünf Firmen lagen.

Bietergespräche und Vergabe
Bei den Bietergesprächen kam jede Leistungsposition und jeder Einheitspreis zur Sprache. Anschließend wertete der externe Dienstleister die Verhandlungsgespräche und die erzielten neuen Einheitspreise aus. In einem weiteren Schritt wurden die Ergebnisse zusammengefasst und die daraus erstellten aussagekräftigen Vergabevorschläge präsentiert. Diese Vergabevorschläge für die einzelnen Handwerksfirmen erhielten wichtige, übersichtliche und tabellarisch dargestellte Informationen – z. B.: mögliche Einsparungen, Rangfolgen nach verschiedenen Bewertungsmodi, Vergabegründe, Liquiditätsnachweise und Referenzen der Firmen etc.
Mit den preislich attraktivsten Handwerkern schloss die gewobau Rüsselsheim jeweils einen Jahresrahmenvertrag, der gewerkespezifisch standardisierte und mit festen Einheitspreisen versehene Leistungsverzeichnisse einschließt. Auf diese Weise wurden bisher 13 Gewerke – vom Bodenbelag über Heizung und Sanitär, Elektroinstallation und Aufzug, Fenster und Rollläden, Betonsanierung, Schlosserarbeiten bis hin zur Kaminsanierung – vollständig vergeben.

Fazit
Die Erfahrung der gewobau zeigt, dass der vor rund 1½ Jahren begonnene Prozess der Maßnahmensteuerung so erfolgreich war, dass durch Auswertungen, Ausschreibungen und neue Vergabevorschläge mit Bietern aus mittlerweile 13 Gewerken neue Leistungsverzeichnisse vereinbart werden konnten. Über alle 13 Gewerke hinweg konnte dadurch eine Kostensenkung von durchschnittlich rund 20 % in der laufenden Instandhaltung erzielt werden. Eine konkrete externe Auswertung in absoluten Zahlen wäre noch verfrüht. Eine prozentuale Einschätzung erscheint vorerst angemessen, da die Instandhaltungsmaßnahmen anders als Modernisierungen in wesentlich geringerem Umfang vorplanbar sind. Aufgrund unterschiedlicher Unternehmensgrößen in der Wohnungswirtschaft und regionaler Unterschiede im Handwerk wäre ein Vergleich absoluter Zahlen nur bedingt hilfreich.
Der Blick von außen auf Leistungsverzeichnisse, Jahresrahmenverträge und Vergabeprozesse war dabei für die erfolgreichen Kostensenkungen hilfreich. Im Sinne eines Kostenmonitorings wird eine unterjährige Auftragssteuerung mit Hilfe von Budgetauswertungen im Rahmen des monatlichen Berichtswesens vorgenommen.

Petra Löhr

Leiterin Unternehmenskommunikation

gewobau Rüsselsheim

Schlagworte zum Thema:  Instandhaltung, Instandsetzung

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