Innovation für die Immobilienbranche: SmartInvoice

Büroarbeit und Buchhaltung rauben Beschäftigten einen Großteil ihrer Arbeitszeit. Eine auf Künstlicher Intelligenz (KI) beruhende Software des Datenunternehmens Eucon verspricht Erleichterung.

Häufig beginnt das Chaos schon beim ersten Blick auf die eingegangene Rechnung. Stimmt die ausgewiesene Mehrwertsteuer, ist die Adresse korrekt angegeben?

Das manuelle und persönliche Prüfen dieser Angaben vor der eigentlichen Zahlungsleistung bindet in der Immobilienwirtschaft immense Arbeitskraft – mehr noch als in anderen Branchen, da wegen des Endkundengeschäfts mit bisweilen hunderten Geschäftsbeziehungen und tausenden betreuten Objekten ein erheblicher Rechnungsdurchlauf anfällt. Hier setzt das auf Daten spezialisierte Unternehmen Eucon mit einer eigens für die Immobilienwirtschaft entwickelten Softwarelösung an: Auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht "SmartInvoice" ein vollautomatisiertes Rechnungsverfahren.

Sechsmal schnellere Prozessabwicklung

"Das System versteht unmittelbar, ob die Rechnung korrekt ausgestellt ist und bietet Vorschläge für eine Kontierung an", beschreibt Heike Gündling, Managing Director Real Estate der Eucon Digital GmbH, die Vorteile der Software.

Die einzelnen Positionsdaten werden aus dem Dokument ausgelesen und durchlaufen automatisch einen vorgegebenen Prozess. Dank der KI-Grundlage fließen im Verlauf historische Daten ein, etwa von einzelnen Objekten oder Dienstleistern. "Die Maschine wird mit jedem Durchlauf klüger", beschreibt es Gündling. Die Stammdaten würden zudem ständig aktualisiert. Als finalen Schritt gehe die Rechnung an die zuständige Stelle im Haus und werde nach nochmaliger Prüfung freigegeben. Der Prozess vom Upload bis zur Archivierung könne so bisweilen innerhalb weniger Stunden abgewickelt werden. "Im Durchschnitt beschleunigen wir Prozesse damit um das Sechsfache", sagt Gündling.

Das System ist so flexibel gehalten, dass Mitarbeitern beispielsweise verschiedene Rollen zugewiesen werden können. Die Integration in bestehende ERP-Systeme ist dank individueller Schnittstellen möglich.

Heike Gündling
Heike Gündling, Managing Director Real Estate der Eucon Digital GmbH

Automatisierte Datenerfassung bringt Zeit- und Kostenersparnis

Der Vorteil für die Immobilienunternehmen liegt in der Zeit- und Kostenersparnis: "SmartInvoice" ist schnell und korrekt. Während Rechnungen bei analoger Prüfung buchstäblich unter den Tisch fallen können, starten Prozesse hier automatisch. Zahlreiche Fehlerquellen versiegen außerdem – schon allein deswegen, weil Rechnungen nicht mehr durch verschiedene Hände wandern. Freilich müssen per Post eintreffende Dokumente nach wie vor eingescannt und eingelesen werden, hier braucht es genauso Menschen wie zum Überwachen des Systems.

Wie viel Geld oder Beschäftigte im Vergleich eingespart werden können, lässt sich Gündling zufolge schwer genau beziffern; außerdem gibt es die Software nicht umsonst, die Preise hängen von Umfang des bestellten Paketes und der Größe des zu bearbeitenden Datenvolumens ab. Grundsätzlich erhebt Eucon eine Bereitstellungsgebühr, es handelt sich nicht um ein Lizenzmodell. Gündling verweist zudem auf nachgelagerte Kosten, die eingespart werden können: Weil sich der Durchlauf beschleunigt und jedes Dokument erfasst wird, bleibt nichts lange liegen. "Die Mahngebühren sinken signifikant", so Gündling.

Automatisierte Kontrollmöglichkeiten

Eucon mit Sitz in Münster hat sich als Digitalisierungsexperte für Daten- und Prozessintelligenz einen Namen gemacht; zunächst war das Unternehmen im Versicherungswesen und der Automobilwirtschaft aktiv, die Sparte Immobilienwirtschaft kam vor wenigen Jahren hinzu.

Den ursprünglich für das KI-Rechnungswesensystem verwendeten Namen "ImmoInvoice" hat sich mittlerweile die Union Investment GmbH gesichert; mit ihr hat Eucon das System maßgeblich entwickelt. Bislang haben Gündling und ihr Team eigenen Angaben zufolge etwa 50 Kunden für "SmartInvoice" gewonnen; das bearbeitete Rechnungsvolumen liegt bei 7,6 Milliarden Euro.

Eucon denkt nun über Weiterentwicklungen nach – denkbar sei etwa, in Auftrag gegebene Leistungen mit den Rechnungen abzugleichen. "Dann erkennt die Maschine mit einem Blick, ob der Gärtner wie vertraglich vereinbart tatsächlich vier Mal den Rasen gemäht hat oder nur zwei Mal", veranschaulicht Gündling die automatisierten Kontrollmöglichkeiten.


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