Innovation für die Immobilienbranche: Buchungsroboter

Die LEG Immobilien AG hat einen "Buchungsroboter" entwickelt, der Mietzahlungseingänge kontrolliert und offene Forderungen managt. Den Mitarbeitern entstehen durch die Softwarelösung neue Freiräume.

Hier soll der Name buchstäblich halten, was er verspricht: "Easy" heißt der sogenannte Buchungsroboter der LEG, eine Softwarelösung, die in dem Wohnungskonzern das Forderungsmanagement übernommen hat.

Unabhängig von den Mitarbeitern öffnet der "Roboter" Kontoauszüge im Mieterkonto, gleicht die Stände und Zahlungseingänge mit den Forderungen ab und interpretiert dabei den Verwendungszweck. Alle Zahlungseingänge mit eindeutigem oder ohne Verwendungszweck werden erkannt.

Wo sich Fragen stellen, werden die zuständigen Mitarbeiter informiert. Etwa 85 Prozent aller eingehenden Daueraufträge und Überweisungen würden so verarbeitet, erklärt die zuständige Projektleiterin bei der LEG, Katja Stiefenhöfer. "Die Fehlerquote liegt nahe Null."

Idee für die Software kommt aus der Abteilung selbst

Die Idee zu dem Automatisierungsprojekt sei aus der betroffenen Abteilung selbst gekommen, sagt Stiefenhöfer. Gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen für Digitalisierungsfragen habe man die Softwarelösung so entwickelt, dass sie speziell auf die Bedürfnisse des Wohnungsunternehmens zugeschnitten ist. Fünf Monate lang testeten die Mitarbeiter "Easy", was Stiefenhöfer zufolge nicht nur der technischen Optimierung diente: Die Zeit sei auch sinnvoll gewesen, um die Akzeptanz des neuen Werkzeugs im Team zu erhöhen.

"Easy" habe keinen Beschäftigten überflüssig gemacht, bekräftigt die Projektleiterin. Eher sei das Gegenteil der Fall: Zum einen sind die Mitarbeiter nach wie vor damit beschäftigt, den Buchungsroboter weiterzuentwickeln, Fehler auszumerzen und Verbesserungspotenziale auszuloten – beispielsweise kann die Software inzwischen nachträgliche Mietanpassungen verarbeiten. Die Anwendung arbeitet nicht auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI), Änderungen müssen "Easy" also "mitgeteilt" werden.

"Der Roboter entwickelt sich so mehr und mehr zum 'Coboter', einem wichtigen Co-Worker in unserem Team." Katja Stiefenhöfer, Projektleiterin bei der LEG

Zum anderen könnten sich die Beschäftigten komplexeren und häufig interessanteren Aufgaben widmen, wie persönlichem Kundenservice und Hilfestellungen im Einzelfall, wenn die Miete nicht gezahlt wurde, so Stiefenhöfer. Insgesamt setzt "Easy" den Angaben zufolge vier Vollzeitstellen für andere Aufgaben frei.

Katja Stiefenhöfer
Katja Stiefenhöfer, Projektleiterin bei der LEG

Weniger Fehler, transparentere Darstellung: Blaupause für andere Unternehmen

Die LEG selbst profitiert von der geringeren Fehlerquote und der schnelleren Bearbeitung im Forderungsmanagement. "Wenn früher noch für monotone Buchungen vier Tage gebraucht wurden, kann dieselbe Arbeit heute in ein paar Stunden erledigt werden", sagt Stiefenhöfer. Kunden wiederum könnten Kontoauszüge durch die automatisierte Darstellung leichter verstehen.

Das mehrfach ausgezeichnete Projekt diene inzwischen anderen Branchenunternehmen als Blaupause. Innerhalb der LEG haben sich weitere Abteilungen mit ähnlichen Anwendungen angefreundet, etwa im Rechnungswesen. Projektleiterin Stiefenhöfer ist davon überzeugt, dass "Easy" noch weit darüber hinaus Schule machen wird. Die Wohnungswirtschaft eigne sich aufgrund einer Vielzahl an gleichartigen Vorgängen, die regelbasiert sind, ideal für Automatisierungen, glaubt sie: "Insofern sind den Möglichkeiten fast keine Grenzen gesetzt".


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Haufe Online Redaktion
Schlagworte zum Thema:  Wohnungswirtschaft, Innovation, Buchung