07.08.2014 | Top-Thema Digital Real Estate: Mobil, Cloud und Datensicherheit

Innovative Wege im Portfoliomanagement

Kapitel
Zum Bestand der LWB gehören auch Plattenbauten wie dieser
Bild: LWB

Die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft hat ein Immobilien-Portfoliomanagementsystem entwickelt und es schrittweise in die ERP-Systemlandschaft integriert.

Nach einer gezielten Portfoliobereinigung verfügt die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH (LWB) heute über etwa 35.500 Wohneinheiten. Dies entspricht einem knappen Drittel ihres ursprünglichen Wohnungsbestandes von 1990, dem Zeitpunkt der Unternehmensgründung.
Um die Bewirtschaftung des Gebäudebestandes nach den gravierenden Veränderungen der Vergangenheit qualifiziert und betriebswirtschaftlich nachhaltig anzugehen, bedarf es einer systemisch gestützten, integrierten Portfolioanalyse und Portfolioplanung.

Zielsetzung und Erwartung

Grundlegende Funktionen wie Übersichten über Mengengerüste, kaufmännische Basisdaten und Immobilienwerte bzw. Immobilienwertentwicklungen wurden als Anforderung an das System vorausgesetzt.
Bei der Suche nach einem Portfoliomanagementinstrument wurde besonderer Wert darauf gelegt, dass das einzusetzende System auch an unternehmensspezifische Gegebenheiten und wechselnde Datenanforderungen des Unternehmens flexibel anpassbar ist. Es bestand weiter die Notwendigkeit, Einschätzungen zur Immobilienentwicklung weitgehend zu objektivieren und damit das sog. Bauchgefühl bei Investitionsentscheidungen durch eine valide Datengrundlage zu ersetzen. Mittels relationaler Vergleiche zwischen den Immobilien war die Ableitung grundlegender Normstrategien auf Objektebene zu ermöglichen.

Auch die Veränderungen der Immobilien selbst innerhalb ihres Lebenszyklus sollten über den Betrachtungszeitraum hinweg, weitgehend frei von subjektiven Wertungen, abgebildet werden. Durch die frühzeitige Anzeige notwendiger Instandhaltungsmaßnahmen, die sich aus dem Lebenszyklus jeder einzelnen Immobilie ergeben, sollte das System in der Lage sein, über eine Bündelung aller Immobilien eine breite Datenbasis für zu treffende langfristige unternehmerische Entscheidungen zu liefern.

Projektumsetzung in Phasen
Die LWB entschied sich für das Immobilien-Portfoliomanagementsystem (IPMS) der Firma Promos Rec, das auf dem existierenden SAP-Business Data Warehouse aufsetzt. Das IPMS ist modular gestaltet und zeigt sich hinsichtlich der unternehmensspezifischen Erwartungen und Ziele der LWB und möglicher Veränderungen in der Zukunft als flexibel. Die Einführung des IPMS erfolgt in vier Phasen, wie die nebenstehende Abbildung zeigt.

Portfoliomodell & Scoring

Bei der Wahl eines geeigneten Portfoliomodells entschied sich die LWB für das dreidimensionale Portfoliomodell von Sydow und Kook. In dem Modell werden für jedes Objekt Merkmale der drei Perspektiven Standort, Objektqualität und Wirtschaftlichkeit bewertet (Scoring) und damit eine Vergleichbarkeit der Objekte untereinander geschaffen.
Für die Standortbewertung nutzt die LWB unter anderem die statistischen Daten und weitere Lageinformationen des Leipzig-Informationssystems LIS. Die Daten sind dort durch kommunale Gebietsschlüssel der Stadt Leipzig bis auf die Straßenabschnittsebene strukturiert und lassen sich damit unkompliziert in das Portfoliomodell integrieren. Dies betrifft z. B. Daten zu Infrastruktur, Lageimage, Einwohnerstruktur und Bodenrichtwert. Die Objektqualität wird über Merkmale bewertet, die sich in ihren Ausprägungen sowohl auf das Vorhandensein (z. B. Aufzüge), also den Standard, als auch auf den Zustand einzelner Bauteile oder der Bauwerke als Ganzes beziehen. Die Wirtschaftlichkeit definiert sich über Merkmale, welche die Auslastung, Erlöse und Kosten sowie daraus abgeleitete Erfolgskennzahlen beschreiben.

Die Herausforderung für die LWB bestand darin, eine überschaubare Anzahl wesentlicher Merkmale für das Portfoliomodell zu definieren. Die komplexe Realität sollte sich als vereinfachtes Abbild weitgehend objektiv im Modell widerspiegeln. Die Suche nach geeigneten Kennzahlen erfolgte mehrstufig unter der Berücksichtigung der Relevanz der Information für die Portfoliosteuerung und der grundsätzlichen Messbarkeit der Daten. "Scheingenauigkeiten", welche Kernaussagen nur noch peripher beeinflussen, zugleich aber die Aufwendungen für die Informationsbeschaffung unnötig in die Höhe treiben, sollten vermieden werden. Damit das Modul "Portfoliomodell & Scoring" in vollem Umfang nutzbar ist, sollte die komplette Datenhaltung und Pflege der Merkmale des Modells mit dem führenden ERP-System sichergestellt werden.

Reporting & Analyse

Zur Analyse der Ergebnisse des Scoring werden die Bewertungsergebnisse der jeweiligen Perspektive auf drei Bereiche verteilt. In Kombination ergeben sich damit im dreidimensionalen Modell insgesamt 27 Segmente (Cluster). Die Darstellung in der dreidimensionalen Ansicht ermöglicht es neben der Vergleichbarkeit von Objekten untereinander, die Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken eines jeden Objektes zu erkennen. Die LWB hat den 27 Clustern in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen mögliche Handlungsoptionen zugeordnet. Dazu wurden Normstrategien mit unterschiedlichen Prioritäten definiert. Das System ermittelt so – wie die unten stehenden Abbildung verdeutlicht – für jedes Objekt eine normative Strategieempfehlung, wie zum Beispiel: "kurzfristiger Investitionsbedarf zur Substanzerhaltung und Steigerung der Wirtschaftlichkeit" oder "langfristig kein Investitionsbedarf". Selbstverständlich ist diese normative Strategieempfehlung vor konkreten Umsetzungsentscheidungen zu plausibilisieren.

Instandhaltungsplanung und Investitions­rechnung

Die LWB plant, ihren heutigen Kernbestand dauerhaft zu bewirtschaften. Diesem Anspruch folgend stellen klassische Desinvestitionsstrategien nur noch im Sonderfall den Lösungsweg für den Umgang mit einzelnen Immobilien dar. Um bereits mit geringem zeitlichem Aufwand Berechnungen und Prognosen für den gesamten Immobilienbestand durchführen zu können, hat die LWB ein auf ihren Gebäudebestand und ihre Informationsbedürfnisse zugeschnittenes Lebenszyklusmodell entwickelt. Dabei wird zunächst - wie allgemein üblich - unterstellt, dass jede Immobilie in Abhängigkeit insbesondere ihrer Objektqualität mehrere Lebensphasen durchläuft, welche sich wiederum im Bewirtschaftungsergebnis widerspiegeln.
Im Lebenszyklusmodell der LWB werden auf diesem Ansatz aufbauend für die unterschiedlichen, systematisierten Gebäudetypen die wesentlichen Bauwerksteile mit ihrer jeweils konkreten Restnutzungsdauer und daraus abgeleitet dem Zeitpunkt und den Kosten für deren Erneuerung zur Analyse und Prognoserechnung genutzt. Die Restnutzungsdauer der maßgeblichen Bauwerksteile beruht auf der Einschätzung durchschnittlicher normativer Nutzungsdauern und dem Datum der Errichtung bzw. jüngsten Erneuerung.
Die Werte für Lebensdauern und Kosten basieren sowohl auf technischen Normen als auch auf Erfahrungswerten der LWB. Auf der Grundlage der Zustandsmerkmale aus dem "Portfoliomodell & Scoring" lassen sich periodisch wiederkehrende Instandhaltungskosten je Bauteil über den gesamten Betrachtungszeitraum prognostizieren. Solange manuell keine objektspezifischen Anpassungen vorgenommen werden, gelten die mit diesem Lebenszyklusmodell berechneten Instandhaltungskosten.
Neben der Planung der Erneuerung von Bauwerks­teilen liefert das Lebenszyklusmodell der LWB ebenso Rückschlüsse auf mögliche Auswirkungen des technischen und moralischen Verschleißes von Bauwerksteilen auf das Bewirtschaftungsergebnis. Dieses ist im Rahmen der ins Portfoliomodell integrierten Bewirtschaftungsprognosen für jedes einzelne Gebäude abrufbar. Dabei wird im Modell unterstellt, dass jedes maßgebliche Bauwerksteil genau bis zum Ende der Lebensdauer betrieben und anschließend vollständig erneuert wird. Im Hinblick auf ein einzelnes Gebäude bedeutet dies: Mit der fortschreitenden Alterung maßgeblicher Bauwerksteile sinkt das Objektscoring für das konkrete Bauwerksteil im Portfoliomodell in mehreren Stufen bis auf den Minimalwert. Nach Erneuerung des Bauwerksteils wird sofort der maximale Score unterstellt. Da die Bauwerksteile in der Regel unterschiedlich lange normative Nutzungsdauern besitzen und zudem in der Vergangenheit unter Umständen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erneuert wurden, überlagern sich die technischen Zyklen und führen zu einem Gesamt­score der Objektqualität.

Diese Einschätzung wiederum liefert aus Erfahrungswerten den Input für Szenarien der künftigen Bewirtschaftung, insbesondere für jährliche Leerstandsentwicklungen, Mietsteigerungsraten und Aufwendungen zur laufenden Instandhaltung. Das Modell ermöglicht es schließlich, aus diesen Annahmen heraus Bewirtschaftungsprognosen für einzelne Gebäude in einem Zielpfad zwischen best case und worst case zu erstellen und diese bis zur Aggregationsstufe Gesamtportfolio zusammenzufassen.

Aufbauend auf die Bewirtschaftungsprognose erfolgt die Konkretisierung: Die Planung von größeren Instandsetzungsmaßnahmen, sogenannten Einzelmaßnahmen und auch von Investitionen zur Objektverbesserung erfolgt im Rahmen einer Einzelbetrachtung. In deren Ergebnis werden Erfolgskennzahlen ermittelt, die maßgeblich dafür sind, Entscheidungen für oder gegen die Umsetzung von Sanierungs- und Modernisierungs- oder auch größeren Instandsetzungsmaßnahmen zu treffen.

Die Informationen über den Zustand der Objekte und deren Bauwerksteile und zur Prognose der Mietentwicklung aus dem Modul "Portfoliomodell & Scoring" fließen als Vergleichsrechnung in die Investitionsrechnung ein. Dabei wird unterstellt, dass zur weiteren Bewirtschaftung unter der Annahme der alleinigen Sicherstellung der technischen Gebrauchsfähigkeit und Verkehrssicherheit der Objekte die maßgeblichen Bauwerks­teile jeweils nach Ablauf der Restnutzungsdauer erneuert werden.

Den von der prognostizierten Objektqualität abhängigen Mieteinnahmen stehen dabei die Kosten für Verwaltung und Betrieb der Immobilien sowie Kosten für Kapitaldienste und Instandhaltung gegenüber. Die Instandhaltung ist einer der wesentlichen Kostentreiber, der sich auch nach Sanierung aperiodisch in Abhängigkeit von der Nutzungsdauer einzelner Bauteile auf die Finanzströme auswirkt. Unter Instandhaltung werden jene Maßnahmen verstanden, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes getätigt werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinflüsse entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Die Instandhaltung beinhaltet keine Investitionen zur Verbesserung des Objektstandards, sondern dient ausschließlich der Sicherstellung der technischen Gebrauchsfähigkeit und Verkehrssicherheit sowie zur Verbesserung der Vermietbarkeit der Objekte.

Im Rahmen der Investitionsrechnung werden die Finanzströme der Immobilien über einen Zeitraum von 20 Jahren betrachtet. Als Ergebnis der systemischen Planung und der Einzelbetrachtung werden vollständige Finanzpläne auf Cashflow-Basis über einen Zeitraum von 20 Jahren mit der Spitzenkennzahl VOFI-Rendite generiert.

Status quo und Ausblick
Die Phase 3 ist mit der Eingliederung der Investitionsrechnung aus reinen Excel-Lösungen in das integrierte Datensystem nahezu abgeschlossen. Die LWB verfügt damit über ein dynamisches Portfolioanalyseinstrument für einen Betrachtungszeitraum von 20 Jahren. Die Chancen und Risiken der einzelnen LWB-Immobilien und auch der Vergleich untereinander werden objektiv abgebildet. Durch eine kumulierte Darstellung lassen sich die Auswirkungen der Chancen und Risiken auf Teilportfolios und auch auf die LWB als Ganzes wesentlich besser verstehen.
Die Handlungsbedarfe und Gründe für später zu treffende Entscheidungen und deren Eintrittswahrscheinlichkeiten lassen sich detailliert bis auf Objektebene heruntergebrochen analysieren. Es ist möglich, neben der kurzfristigen Sicht auch die langfristigen Entwicklungstendenzen im Immobilienbestand zu erkennen. Durch die jährliche Fortschreibung des Dateninput wird die Ist-Analyse des IPMS um jeweils ein weiteres Jahr ergänzt. Diese Datenfortschreibung ermöglicht Trendaussagen aus der Ist-Entwicklung heraus in die Zukunft.
Über den parallelen Abgleich mit Planansätzen aus dem Lebenszyklusmodell lassen sich insbesondere für Instandhaltungs- und Investitionsvorhaben frühzeitig Rückschlüsse auf deren Erfolgsaussichten beziehungsweise Schritte zur Sicherstellung der geplanten Ergebnisse ableiten. Damit wird eine Entwicklung des Immobilienportfolios möglich, die objektzustandsabhängige Notwendigkeiten und zugleich auch lagebedingte Chancen bei der Entscheidungsfindung für oder gegen die Durchführung investiver Maßnahmen angemessen berücksichtigt.

Fazit

Die LWB stellt hohe Anforderungen an ein maßgeschneidertes, effizientes und integriertes Immobilien-Portfoliomanagementsystem auf Basis ihres ERP-Systems. Das Projekt ist bei der LWB weit fortgeschritten. Aufbau und Einführung erfolgen in mehreren Schritten. Der größte Teil der Bausteine des IPMS wurde in die LWB-Systemlandschaft implementiert. Mit dem neuen System ist die LWB nun in der Lage, nicht nur die zurückliegende Performance der Immobilien und des Unternehmens zu bestimmen. Vielmehr erlaubt es einen langfristigen Blick auf die wahrscheinliche Entwicklung der Immobilien. Diese Möglichkeiten zur systematischen Analyse der Bestandsentwicklung über einen langen Zeitraum unterstützen die künftige Entscheidungsfindung sowohl in Bezug auf einzelne Investitionen als auch im Hinblick auf die Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie. Eine Aussteuerung der Prämissen erfolgt transparent und auf Basis immobilienwirtschaftlichen Know-hows. Einheitliche Kennzahlensysteme, Werttreiberbäume und Sensitivitätsanalysen bilden die Grundlage dafür, bestehende Bestandsstrategien weiterzuentwickeln und die Steigerung des Vermögenswertes Immobilienportfolio der Gesellschaft aktiv zu steuern.

Autoren: Thomas Dohrmann, Leiter Portfoliosteuerung LWB und Markus Grube, Geschäftsführer Promos Rec real estate

Schlagworte zum Thema:  Wohnungswirtschaft, Immobilien-Software, Software, ERP-Software, Software-Anbieter, Immobilienwirtschaft

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