21.06.2016 | Top-Thema Marktreport: ERP-Systeme in der Wohnungswirtschaft

Die Pflege bestehender wohnungswirtschaftlicher ERP-Systeme

Kapitel
Das Berechtigungssystem sollte regelmäßig überprüft werden (Symbolfoto)
Bild: Corbis

Eine alte Erkenntnis ist: Ein einmal mit viel Mühe installiertes ERP-System neigt dazu, mit der Zeit zu "verwildern". Datenstrukturen und Parameter passen dann nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen und die organisatorische Integration der Systeme leidet darunter. Im Folgenden werden drei Arbeitsgebiete aufgeführt, die bei Unternehmen der Wohnungswirtschaft – und nicht nur dort – gerne stiefmütterlich behandelt werden, obwohl die Unternehmen sich dies eigentlich nicht leisten können. Hier ergeben sich bei bestehenden Systemen lohnenswerte Handlungsfelder.

Das Berechtigungssystem

Zu Produktivstart zeigt sich das Berechtigungssystem eines ERP-Systems meist von seiner akkurat gepflegten Seite, auch weil die das Einführungsprojekt begleitenden Wirtschaftsprüfer es sehr genau im Auge halten. Im weiteren Verlauf seines Daseins erlebt das ERP-System aber oft einen schleichenden Verfall eben dieser akkuraten Pflege. Zusätzliche Berechtigungen werden wesentlich leichter an die Anwender vergeben, als dass ihnen Berechtigungen entzogen werden. Das klassische Beispiel dafür ist der Auszubildende, der nach Durchlaufen der verschiedenen Abteilungen ziemlich umfassende Berechtigungen im System hat, weil er in jeder neuen Abteilung die notwendigen neuen Fähigkeiten zugeteilt bekommt, seine nicht mehr benötigten Berechtigungen aber nach einem Abteilungswechsel nicht wieder entzogen werden.

Hier sollten in regelmäßigen Abständen Systemüberprüfungen stattfinden, die nicht nur in alleiniger Verantwortung der IT-Abteilung des Unternehmens durchgeführt werden. Die Berechtigungen sollten laufend gepflegt werden und die jeweiligen Vorgesetzten der Mitarbeiter sind gehalten, in festen Rhythmen die zugeteilten Berechtigungen der Mitarbeiter inhaltlich überprüfen und gegebenenfalls durch die zentrale IT anpassen lassen.

Einbringen von zusätzlichen Programmfunktionen neuer Softwareversionen

Es sollte Anliegen jedes Anwenderunternehmens sein, seine IT-Landschaft möglichst aktuell zu halten. Leider ist zu beobachten, dass die vom Hersteller eines ERP-Systems bei einem Release-Wechsel neu eingebrachten zusätzlichen Funktionen oft nicht ausreichend auf ihre Eignung für das jeweilige Anwenderunternehmen geprüft und daher nicht genutzt werden. Das ERP-System bleibt dann quasi auf dem Stand stehen, den es bei seiner Einführung hatte, und nur unumgängliche Neuerungen werden umgesetzt, z. B. weil gesetzliche Vorgaben es erfordern.

Dieses Verhalten ist zwar verständlich, weil das Unternehmen über ein lauffähiges ERP-System verfügt und jede Änderung an diesem System und seiner organisatorischen Einbettung zuerst einmal zusätzlichen Aufwand bedeutet. Langfristig verliert das Anwenderunternehmen aber den Anschluss an den aktuellen technischen Standard. Der IT-Systembetrieb sollte ständig auf Optimierungspotenzial geprüft und das ERP-System durch permanente Pflege weiterentwickelt werden.

Es ist durchaus möglich, dass Wohnungsunternehmen eine IT-technische Problemstellung haben und gar nicht wissen, dass ihr ERP-System bereits in seiner aktuell installierten Version in der Lage wäre, dieses Problem zu lösen. Rhythmische Besprechungen (z. B. einmal im Jahr) mit dem Hersteller oder der Besuch von Update-Informationsveranstaltungen zum aktuellen Leistungsgrad des ERP-Systems sind Mittel, permanent gut über die installierte Software informiert zu sein.

Der Datenschutz

Die Unternehmen der Wohnungswirtschaft verwalten sensible Daten ihrer Mieter. Ihnen ist bekannt, wenn Mietern Miete oder Kaution von staatlichen Stellen bezahlt wird und generell, welches Zahlungsverhalten ein Mieter hat. Oft finden sich auch weitere besonders schützenswerte Daten etwa aus dem Mieter-Bewerbungsverfahren im ERP-System und begleitenden Anwendungen.

Die Vorgaben zum Datenschutz in Deutschland sind streng und mit der beschlossenen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt ab Mitte 2018 ein deutlich erhöhter Bußgeldrahmen. Es lohnt sich also, die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz einzuhalten.
In der Praxis zeigt sich, dass nach wie vor viele Unternehmen hier Defizite aufweisen. Mit der bloßen Ernennung eines Datenschutzbeauftragten allein ist es bei Weitem nicht getan. Vielmehr muss der gesamte Prozess vom Bewerbungsverfahren über das laufende Mietverhältnis bis zur Löschung von Mieterdaten datenschutzkonform ausgestaltet sein. Es gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, wenn sie für den ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigt werden.

Beim Einsatz externer Dienstleister für den Betrieb, die Wartung und die Pflege von ERP-Systemen ist regelmäßig eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abzuschließen und die Einhaltung der vom Anbieter zu treffenden Schutzmaßnahmen für die Daten ist auch zu prüfen. Dies gilt auch für RZ-Verträge, wenn ein Zugriff des Anbieters auf die Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Daneben besteht die Pflicht zur umfangreichen Dokumentation aller Datenverarbeitungen, die laufend gepflegt werden muss. Hier kann es gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen sinnvoll sein, auf die Unterstützung eines externen Datenschutzbeauftragten oder -beraters zurückzugreifen. In diesem Fall steht den Unternehmen das erprobte Wissen eines Spezialisten zur Verfügung, der ihnen auch zur Seite steht, wenn es einmal zum Konfliktfall mit Mietern oder Aufsichtsbehörden in der Datenschutz-Thematik kommt.
Der Text der DSGVO ist verbindlich beschlossen, so dass die Anforderungen des neuen Rechts bereits heute bei der Abbildung von IT-Prozessen und in Verträgen berücksichtigt werden können.

Fazit

Software im Allgemeinen und somit auch ERP-Systeme bedürfen nach ihrer Einführung der permanenten Pflege und Weiterentwicklung sowie der Integration in das Unternehmen. Die vorstehend aufgeführten Themen werden gerne vernachlässigt, obwohl sie teilweise gesetzliche Regelungen umfassend erfüllen müssen. Vor allem den durch die Arbeitsgebiete Berechtigungssystem und Datenschutz gegebenen Aufgabenstellungen ist auch durch das Unternehmensmanagement Aufmerksamkeit zu zollen, da hier Defizite weitreichende Folgen haben können.

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