ERP-Umstellung: Mehr als nur ein IT-Projekt

ERP-Umstellungen müssen Unternehmen nicht ins Wanken bringen. Wenn sie richtig geplant und konsequent umgesetzt werden, sind sie eine große Bereicherung und können ganz neue Energien und Ideen freisetzen. Wie das evangelische Wohnungsunternehmen Hilfswerk-Siedlung GmbH (HWS) in Berlin vorgegangen ist, wird hier vorgestellt.

Die Umstellung auf ERP (Enterprise-Resource-Planning) ist ein besonderes Unternehmensprojekt. Es gilt, sich mit verschiedenen Themen und Fragestellungen zu beschäftigen:

  • Wie soll unsere künftige Arbeit aussehen?
  • Welche Kriterien haben eine hohe Priorität und sind zukunftsweisend?
  • Wie werden sich daraus die Abläufe verändern?
  • Wie kann die Umstellung unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden gelingen?
  • Wie kommen sie mit dem neuen System zurecht?

Prozessberater an Bord

Die Hilfswerk-Siedlung GmbH (HWS) in Berlin stand ebenfalls vor dieser Herausforderung. Das alte ERP-System war überholt. Dass ein neues und zukunftsweisendes System eingeführt werden musste, stand außer Frage. Die HWS entschied sich für ein SAP-System und die Promos Consult als Dienstleister.

Aus strategischer Sicht war klar, dass die ERP-Umstellung kein reines IT-Projekt ist. Auch die Prozesse müssen hinterfragt und angepasst werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Mitarbeiter "mitzunehmen" und bei der künftigen Gestaltung von Prozessen einzubeziehen. Die HWS holte die Firma Analyse & Konzepte als Prozessberatung mit ins Boot.

Dauer der ERP-Umstellung

Insgesamt dauerte die Umstellung zirka ein Jahr: Im März 2017 fand eine zweitägige Mitarbeiterveranstaltung im Kloster Lehnin in Brandenburg statt. Dabei wurden das Unternehmensprojekt und alle Beteiligten – auch die externen Projektpartner – vorgestellt.

Während dier gemeinsamen Arbeit konnten die Mitarbeiter ihre Vorstellungen und Wünsche einbringen. An verschiedenen Stationen arbeiteten sie gemeinsam an den Themen Digitalisierung, Prozessoptimierung, Führung und Leitbild. Im Zentrum der Diskussion standen folgende Fragen:

  • Was erwarten wir von der ERP-Umstellung?
  • Welche Rolle spielen dabei die Führungskräfte?
  • Wie können wir von der Umstellung profitieren?

82 Prozent der Mitarbeiter empfanden es rückblickend als hilfreich oder sehr hilfreich, an der Kick-off-Veranstaltung und den Workshops teilgenommen zu haben, wie eine Blitzumfrage unter den Mitarbeitern ein Jahr später zeigte.

Phasen der Implementierung

In den drei Monaten nach der Kick-off-Veranstaltung arbeitete Promos an der Konzeption des Projekts weiter. Die erste Phase der Implementierung der neuen IT fand bis Ende Dezember 2017 statt und wurde von Anwenderschulungen begleitet.

Parallel dazu überprüfte Analyse & Konzepte ausgewählte Prozesse und entwickelte Optimierungen – abgestimmt auf die neue Software. Seit dem Produktivstart am 1.1.2018 arbeitet die HWS nun mit dem neuen System. Bei einer Mitarbeiterveranstaltung im März 2018 stellten die Mitarbeiter gemeinsam mit Promos Consult und Analyse & Konzepte zentrale neue Prozesse vor.

Hier lernten die Teilnehmer auch außerhalb ihrer Arbeitsbereiche an ausgewählten Beispielen die modernen Prozessabläufe mit mobilem Arbeiten, verschiedenen IT-Workflows, der Funktionalität des Ticketsystems sowie den Schnittstellen in der Bearbeitung kennen. Ein besseres Prozessverständnis innerhalb und außerhalb der Software erleichtert nun die Zusammenarbeit.

Die ERP-Umstellung funktionierte auf diese Weise sehr gut und die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist groß.

Rückhalt in der Unternehmensleitung und hohe Identifikation

Welche Faktoren haben zum positiven Ergebnis beigetragen? Die HWS-Leitung stand zu 100 Prozent hinter dem Projekt und räumte diesem als "dem Unternehmensprojekt" die nötige Priorität ein. Das Projekt bekam einen eigenen Namen und war im Alltag sehr präsent. So wurden zum Beispiel Tassen mit dem Aufdruck "HWS 4.0" hergestellt.

Meilensteine wurden gemeinsam gefeiert: Nach der Erstellung des Fachkonzepts gab es im Juni 2017 eine gemeinsame Grillparty mit allen Mitarbeitenden der Hilfswerk-Siedlung GmbH und allen Projektbeteiligten.

Bereitstellung zusätzlicher personeller Ressourcen

Die HWS stellte für das Projekt "HWS 4.0" eigens neues Personal ein. Denn klar ist: Eine ERP-Umstellung ist ein Stresstest für das Unternehmen. Die Beteiligten, insbesondere die Key User, verbringen viel Zeit in Workshops. Das Tagesgeschäft wird fortwährend unterbrochen. Hierüber müssen sich Führungskräfte und die Unternehmensleitung im Klaren sein und entsprechende Ressourcen bereitstellen.

Im Fall der HWS wurden drei zusätzliche Kräfte für die Dauer von zwei Jahren eingestellt, um vorhersehbare Arbeitsüberhänge ausgleichen zu können.

Einbeziehen der Mitarbeiter

Bei der ERP-Umstellung der HWS wurden alle Mitarbeiter von Anfang an und sehr stark einbezogen. So waren sie etwa an der Auswahl des ERP-Systems beteiligt.

2017 und 2018 bildete das ERP-Projekt als Unternehmensprojekt den Mittelpunkt aller Workshops in der jährlichen Mitarbeiterveranstaltung im Kloster Lehnin. Das, was die Mitarbeiter hier erarbeiteten, fand Ausdruck in der Realisierung des Projekts. Auch bei der Gestaltung der Tagungen wirkten die Mitarbeitenden der HWS aktiv mit.

Verzahnung von IT- und Prozessberatung

Die Prozessberatung war von Anfang an in das Projekt involviert und nahm zum Beispiel auch an Integrationstests der neuen Software teil. Die Berater erstellten Prozessdokumentationen und -optimierungen, die über den reinen IT-Workflow hinausgehen.

So wurde für alle Beteiligten schnell deutlich: Digitalisierung ist mehr als eine neue IT. Sie umfasst das Unternehmen als Ganzes und hat einen starken Einfluss auf die gesamten Arbeitsabläufe.

Fokussierung im Projektmanagement

Die HWS war sich darüber im Klaren, dass die Einführung eines neuen ERP-Systems auch Auswirkungen auf die Kultur in einem Unternehmen hat. Nicht nur die Bedeutung der Beteiligung der Mitarbeitenden, die Definition der Teilprojekte und deren inhaltliche und zeitliche Umsetzung wurden vereinbart, sondern auch mit der Prozessberatung verzahnt.

Wenn einzelne Elemente einer Prozessoptimierung in einer Phase aus technischen Gründen noch nicht umgesetzt werden konnten, wurden sie sinnvoll verschoben, ohne dass das Gesamtprojekt darunter litt.

Mitarbeiterbefragung belegt hohe Akzeptanz

Bereits vor der Mitarbeiterveranstaltung 2018 im Kloster Lehnin wurden die Mitarbeiter online zu dem Projekt befragt.

Das Ergebnis: Die Beschäftigten der HWS fühlten sich rechtzeitig über den Projektverlauf informiert und von den Führungskräften gut unterstützt. Die Ansprechpartner bei den externen Beratungsfirmen wurden als zuverlässig und kompetent erlebt. Die Mehrheit der Befragten bestätigte außerdem, dass ihnen die Mitarbeit an der Prozessoptimierung bei der ERP-Umstellung geholfen habe.

Sowohl die Mitwirkung an dem IT-Projekt als auch die Mitwirkung an der darüber hinausgehenden Prozessoptimierung wurden als Bereicherung empfunden. 90 Prozent der Befragten stimmten der Aussage zu, dass das neue ERP-Produkt eine wichtige und wesentliche Rolle bei der Zukunftsfähigkeit und der Attraktivität der HWS spiele.

Fazit

Wichtig ist es, eine strategische Zielsetzung mit entsprechenden Maßnahmen und einem Zeitplan zu erarbeiten. Die Unternehmensführung muss das Projekt der ERP-Umstellung als Unternehmensprojekt mit angemessenen Ressourcen ausstatten – finanziell, zeitlich und personell.

Die Identifikation der Mitarbeitenden gelingt, wenn eine transparente Kommunikation sichergestellt ist und sie selbst mitgestalten können.

Die Beteiligung einer Prozessberatung führt zu einem besseren Ergebnis, das den Arbeitsalltag erleichtert und das Unternehmen zukunftsfähig macht.


Dieser Artikel erschien zuerst im Magazin "DW Die Wohnungswirtschaft", Ausgabe 09/2018.


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