19.07.2013 | Top-Thema DW-Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft 2013

Auszeichnung für die Wohnbau GmbH Bonn: Effizientes Vermietungsmanagement im Zeitalter von Web 2.0

Kapitel
GdW Präsident Axel Gedaschko bei der Preisübergabe an Matthias Schweizer und Thomas zur Oven von der Wohnbau GmbH Bonn
Bild: Jens Braune del angel

Die Wohnbau GmbH Bonn zählt mit ihrem Wettbewerbsbeitrag „Verliebt beim ersten Touch – Prozesse beim Mieterwechsel im iPad-Zeitalter“ zu den diesjährigen Preisträgern des DW-Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft.

Das Portfolio der Wohnbau GmbH Bonn umfasst 17.000 Wohnungen an 37 Standorten. Über 50 Objektbetreuer kümmern sich deutschlandweit u. a. darum, jedes Jahr durchschnittlich 1.600 Mieterwechsel bei einem Aus- bzw. Einzug zügig durchzuführen. Dabei wurden alle erforderlichen Arbeitsschritte lange Zeit auf traditionelle Weise erledigt: 1.600 Mal wurden die Daten zunächst vor Ort auf den entsprechenden Formblättern erfasst. Im Anschluss daran erfolgte im Büro sodann das Einscannen der Vor-, Endabnahme- bzw. Übergabeprotokolle per Hand und schließlich das Ablegen der selbigen im elektronischen Archiv. Rund 60 Minuten dauerte dieser Prozess im Schnitt. Mal mehr, mal weniger. Alles in allem aus Sicht der Wohnbau GmbH Bonn jedoch viel zu lang, umständlich und optimierungsfähig.
Inzwischen ist alles ganz anders. Ermöglicht wird dies durch das digitale Zeitalter, wodurch sich für die Wohnbau GmbH Bonn neue Lösungswege aufgetan haben, die vermietungsspezifischen Prozesse deutlich zu vereinfachen. So setzen die Objektbetreuer bei den Mieterwechseln und Objektbegehungen inzwischen iPads, also mobile Endgeräte mit einem Touchscreen, ein. Die passende Software dazu hat die Wohnbau GmbH Bonn selbst entwickelt. Die Notwendigkeit, eigene App-Lösungen zu entwickeln, ergab sich aus einer einfachen Tatsache heraus: Am Markt fanden sich keine adäquaten Produkte, die den Anforderungen an den komplexen Vorgang eines Mieterwechsels im vollen Umfang Rechnung getragen hätten. Die erklärten Ziele der Wohnbau GmbH Bonn bei der Neuentwicklung lauteten daher: Ein geschlossenes System zu entwickeln, bei dem mehrfache Medienbrüche zwischen Papier und EDV-Systemen vermieden und Daten nicht mehr doppelt erfasst werden müssen. Gewünscht war zudem, dass der gesamte Workflow im Rahmen eines Mieterwechsels bestmöglich optimiert wird. Die Aufmaße der Wohnungen, die Verwaltung der Wohnungen und auch das ins ERP integrierte Archivsystem sollten immer auf einen einheitlichen Datenbestand zurückgreifen. Nicht zuletzt sollte die Lösung zu der dezentralen Aufstellung des Unternehmens passen und dazu beitragen, die Prozesse innerhalb der Wohnbau GmbH Bonn zu harmonisieren.
Gleichzeitig galt es, mehrere Herausforderungen zu bewerkstelligen. Zum einen muss die Softwarelösung in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können. Zum anderen muss sie jederzeit den hohen Ansprüchen an den Datenschutz und die Datensicherheit gerecht werden. Hinzu kamen die Anforderungen an die Anwendungen selbst: einfach und leicht sollte sie zu bedienen sein und die Durchlaufzeiten im Vergleich zum etablierten papiergeschützten Prozess verkürzen.

Frühzeitige Einbindung
Gut 1,5 Jahre Zeit hat der gesamte Prozess von der Analyse über die Entscheidungsfindung bis zur kreativen Entwicklungsphase und der schrittweisen Fertigstellung aller Apps in Anspruch genommen. Damit am Ende auch genau das herauskommt, was den zuvor definierten Kriterienkatalog im vollen Umfang erfüllt, war die Projektgruppe von Anfang an interdisziplinär, d.h. bereichsübergreifend besetzt. Objektbetreuer, kaufmännische wie technische Sachbearbeiter waren an dem Entwicklungsprozess ebenso beteiligt wie Mitarbeiter der EDV-Abteilung. Nebst den Softwareentwicklern gehörte auch ein Jurist zum Team. Damit die Apps von Beginn an auf eine große Akzeptanz bei den Objektbetreuern stießen, wurden die Betaversionen, nachdem sie eine gründliche Qualitätssicherung durchlaufen hatten, unter realen Bedingungen getestet. Die Rückmeldungen der Objektbetreuer mündeten unmittelbar in die Anpassung und Verbesserung der Apps, was das Vertrauen in die Praxistauglichkeit der neuen Technik maßgeblich positiv beeinflusst hat. Und das kann die neue Software:
• Bestandspflege im Wodis TeBe Modul
• Protokollerstellung bei der Wohnungsübergabe
• Protokollerstellung bei der Wohnungsvor- und Endabnahme
• Digitale Versendung und Archivierung der Protokolle im PDF-Format
• Überprüfung der vorhandenen Grundrisse

Für die Wohnbau Bonn GmbH bringt die neu entwickelte digitale Lösung gleich mehrere Vorteile mit sich: Die Pflege der Bestandsdaten wird vereinfacht und gleichzeitig die Qualität der Daten verbessert. Was früher auf Papier erfasst wurde, wird heute digital erledigt. Informationsverlust bzw. Fehler durch die Übertragung von Daten werden damit signifikant reduziert. Bei einer Kontrolle des Grundrisses und der Ausstattungsmerkmale einer Bestandswohnung fordert der Objektbetreuer via iPad die bereits vorliegenden Daten an, die ihm sodann zusammen mit dem Grundriss auf das iPad geschickt und sogleich von ihm aktualisiert werden können. Bereits kurze Augenblicke, nachdem der Objektbetreuer die Ausstattungsmerkmale der Wohnung überprüft und gegebenenfalls ergänzt hat, stehen die Informationen den Sachbearbeitern im Büro zur Verfügung. Diese sind damit in der Lage, bei Bedarf zeitnah nächste Schritte einzuleiten – wie z. B. Reparaturen, Reinigungen oder Instandsetzungsarbeiten.
Auch die Wohnungsübergabe bei Aus- oder Einzug hat sich für die Objektbetreuer stark vereinfacht. Alle Formulare, die der Objektbetreuer via iPad für den jeweiligen Vorgang abruft, enthalten bereits sämtliche Angaben, die von ihm nur noch kontrolliert und gegebenenfalls ergänzt werden müssen. Im Anschluss bestätigen Mieter und Objektbetreuer mit ihrer Unterschrift die erfassten Daten, die an die Unternehmenszentrale zurückgeschickt werden. Dort wird automatisch in ein PDF-Dokument erzeugt, dass zeitgleich per E-Mail an den Mieter und die Wohnbau GmbH Bonn versandt wird. Für den Fall, dass der Mieter entweder über keinen eigenen E-Mail-Account verfügt oder grundsätzlich lieber einen Ausdruck des Protokolls hätte, wird dies in der App entsprechend vermerkt und der Sachbearbeiter in der Verwaltung weiß, was zu tun ist. Doch die bislang gemachten Erfahrungen zeigen, dass der papierlose Weg längst State-of-the-art geworden ist. Mithin trägt der abnehmende Papierbedarf ganz nebenbei auch noch dazu bei, Ressourcen zu schonen. Denn ein Wohnungsvor- oder Endabnahmeprotokoll kann schnell mal fünf Seiten umfassen – die Durchschläge für die unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens nicht mit eingerechnet.

Produktivität gesteigert
Die Entwicklung und erfolgreiche Einführung des digitalen Verfahrens hat unternehmensintern jedoch auch noch einen ganz anderen Effekt ausgelöst: Die Begeisterung der Mitarbeiter über die neue Technik ist derart groß, dass immer mehr Ideen und Bedürfnisse für weitere Apps entstehen. Sukzessive werden immer mehr Tätigkeiten vor Ort durch den Einsatz des iPads unterstützt und verbessert. Über die mobile Technik lassen sich von unterwegs Termine und Kontakte verwalten, E-Mails bearbeiten und Fotos versenden. Fahrzeiten in die Unternehmenszentrale werden reduziert, was sich auf die Produktivität positiv auswirkt und nicht zuletzt Kosten reduziert.

Alexandra May, freie Immobilienjournalistin, Wiesbaden

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung

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