Innovativ gestaltete Meetingräume in luftiger Höhe, um den Kopf frei zu bekommen für zukunftsweisende Ideen: Mit ihrem Projekt "Freiraum – Kreativräume Vivawest" hat die Vivawest GmbH die Jury überzeugt. Zweiter Teil der dreiteiligen Serie über die Gewinner des DW-Zukunftspreises 2019.

Nicht allzu viele Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen dürften einen Arbeitsplatz haben wie ihre Kollegen bei der Vivawest Wohnen GmbH. Denn die Zentrale des Wohnungskonzerns, die sich auf dem ehemaligen Areal der Zeche Nordstern in Gelsenkirchen befindet, hat nichts mit einem gesichtslosen Zweckbau zu tun, sondern strahlt historische Patina aus. Besonders spektakulär ist der ehemalige Förderturm mit seinen 17 Geschossen. Und genau dort – genauer: in der 16. und 17. Etage – befindet sich der "Freiraum", der nach Einschätzung der Jury des DW-Zukunftspreises auf "eine erfolgreiche digitale Transformation des Unternehmens" abzielt.

"Hervorgegangen ist die Idee zum 'Freiraum' aus internen Workshops, die wir im Rahmen der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie durchgeführt haben." Projektleiterin Sabine Thöne

Von Kaminzimmer bis Heimkino

Entstanden sind zwei Geschosse, die sich deutlich von üblichen Besprechungsetagen unterscheiden: Es gibt ein Kaminzimmer, eine Projektküche, eine Bibliothek, eine Terrasse und sogar ein Heimkino – alles sehr individuell und unkonventionell gestaltet. Die räumliche Anordnung orientiert sich an einer Wohnung, wie Dr. Rainer Fuchs, Bereichsleiter Strategie bei Vivawest, erläutert: "Dabei führt die Auswahl an Möbeln und Stoffen zu einem besonderen haptischen Erlebnis", sagt er. "Die Sitzgelegenheiten beispielsweise sind nicht für langes Sitzen geeignet, da die Workshop-Teilnehmer ja in Bewegung kommen sollen – physisch und im Kopf."

DW-Zukunftspreis 2019 Vivawest
Preisverleihung in Garmisch-Partenkirchen mit Jurypräsident Prof. Franz Josef Radermacher, von der Vivawest Claudia Goldenbeld und Sabine Thöne, sowie GdW-Präsident Axel Gedaschko (v.l.)

Agiles und kreatives Arbeiten

Die Aussage unterstreicht, dass im "Freiraum" keine langweiligen Meetings stattfinden, sondern Workshops, die von Kreativitätstechniken wie Design Thinking und Scenario Thinking geprägt sind. Raum bieten die beiden Etagen für kreative Workshops, teambildende Maßnahmen, für persönliche Gespräche und individuelle Coaching-Maßnahmen. Großen Wert legen die Verantwortlichen dabei darauf, dass interdisziplinär und hierarchieübergreifend gearbeitet wird. "Alle Mitarbeiter, die etwas bewegen wollen, können die Räumlichkeiten im 'Freiraum' buchen", erläutert Projektleiterin Thöne. Nach ihren Worten werden die erst im Februar 2019 fertiggestellten Flächen bereits jetzt gut angenommen.

"Solche Räume tragen dazu bei, frei zu denken – man kommt einfach auf ganz andere Ideen als in der üblichen Büroumgebung." Projektleiterin Sabine Thöne

Insofern ist der "Freiraum" laut Thöne auch ein Mittel, um junge Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Die innovativ gestalteten Räumlichkeiten stehen allerdings nicht für sich alleine, sondern sind eingebettet in ein umfassendes Digitalisierungskonzept.

"Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens im Rahmen der digitalen Transformation ist für uns eine wichtige Aufgabe." Claudia Goldenbeld, Sprecherin der Vivawest-Geschäftsführung

Umfassende Digitalisierungsstrategie

Auf den Weg gebracht wurde die Digitalisierungsstrategie im Jahr 2016. Sie verfolgt drei wesentliche Ziele: erstens die Ausrichtung auf die veränderten Kundenbedürfnisse, zweitens die Digitalisierung der internen Prozesse und drittens die Sicherstellung der erfolgreichen digitalen Transformation. Teil dieses dritten Bereichs ist der "Freiraum".

"Dazu gehört, dass wir die Mitarbeiter auf dem Weg der Digitalisierung mitnehmen und sie dazu motivieren, vernetzt, offen und partizipativ – also agil – zu handeln." Dr. Rainer Fuchs, Bereichsleiter Strategie bei Vivawest

Dieser partizipative Ansatz wurde auch bei der Entwicklung des "Freiraums" deutlich. Um den passenden Namen zu finden, führten die Verantwortlichen einen Wettbewerb durch, bei dem 60 Vorschläge eingingen. Für die Gestaltung der Räumlichkeiten formulierten die Mitarbeiter in einem Workshop Anforderungen, die von den Innenarchitekten bei der Planung berücksichtigt wurden.

Die Beteiligung der Mitarbeiter geht aber weit darüber hinaus. Eine wichtige Rolle spielt etwa die Beteiligungsbörse im Intranet, auf der diejenigen Themen präsentiert werden, die im Rahmen der digitalen Transformation bearbeitet werden sollen. "Jeder Mitarbeiter kann sich mit seinen Ideen bewerben", erklärt Fuchs. Die Verantwortlichen der einzelnen Themenbereiche wählen unter diesen Bewerbern die geeignetsten Mitarbeiter für eine Kooperation aus. Dieses Vorgehen hat laut Fuchs den Vorteil, "dass sich wirklich alle Beschäftigten in die Themen der Digitalisierung einbringen können –  auch die Mitarbeiter unserer acht Kundencenter in der Fläche, die dazu früher weniger die Möglichkeit hatten".

Konkrete Projekte mit PropTechs

Ein weiterer Baustein der Digitalisierungsstrategie ist die Zusammenarbeit mit PropTechs.

"Wir haben ein eigenes PropTech-Screening. Alle drei Monate sichten wir den Markt und laden vielversprechende Start-ups ein." Dr. Rainer Fuchs, Bereichsleiter Strategie bei Vivawest

Daraus können dann unter Umständen gemeinsame Pilotprojekte entstehen. Dass es nicht bei der Theorie bleibt, unterstreichen konkrete Projekte, die Vivawest im Rahmen der Digitalisierungsstrategie entwickelt hat. "So bieten wir bei der Vermarktung von Neubauwohnungen bereits eine virtuelle 360-Grad-Begehung an", nennt Fuchs ein Beispiel. "Und seit Mai dieses Jahres haben wir in einem ersten Kundencenter den digitalen Mietvertrag eingeführt."

Wenn dieser Test erfolgreich verläuft, will das Unternehmen den digitalen Mietvertrag noch 2019 auf seinen Gesamtbestand ausweiten. Am Ende ist der Weg damit noch nicht. "Ich wünsche mir, dass alle unsere Mitarbeiter kreativ und engagiert an den Zukunftsthemen von Vivawest arbeiten, sei es strategischer oder operativer Natur", sagt Goldenbeld. Genau dafür soll der "Freiraum" den passenden analogen Rahmen, ausgestattet mit digitalen Werkzeugen, bieten – und damit auch ein Zeichen setzen: „Mit dem 'Freiraum'", sagt Fuchs, "geben wir gegenüber den Mitarbeitern ein sichtbares Statement ab, dass wir uns auf dem Weg der Digitalisierung befinden."

Dieser Artikel erschien im Magazin "DW Die Wohnungswirtschaft", Ausgabe 08/2019.


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